Que sont les outils SIRH ?
La digitalisation des outils dans les ressources humaines a favorisé l’émergence des SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) au sein des entreprises. Ces systèmes facilitent la gestion pour recruter plus efficacement et permettent de surmonter diverses contraintes. Pour rappel, un SIRH est un ensemble d’outils technologiques dédiés à la gestion des ressources humaines, telles que la gestion des collaborateurs, de la formation, des congés ou encore des compétences. Il peut s’agir d’un système unique ou de plusieurs solutions adaptées aux différents besoins RH.
L’objectif principal d’un SIRH est d’aider la direction des Ressources Humaines à automatiser certaines tâches afin d’améliorer l’efficacité globale du processus. Ces outils ont des usages multiples : ils peuvent être utilisés pour la gestion de la paie, des notes de frais, du recrutement (ATS), mais aussi pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ou encore pour la gestion des temps et des activités (GTA).
Dans cet article, nous nous pencherons plus particulièrement sur l’aspect de gestion du recrutement/ATS afin de vous aider à recruter plus efficacement !
Vous souhaitez mettre en place votre propre outil ? Remplissez ce formulaire !
À quoi servent les outils SIRH dédiés à la gestion du recrutement/ATS ?
Qui sont les principaux utilisateurs ?
Ils servent principalement aux recruteurs pour s’occuper de la gestion des candidatures. Ils disposent en général de ces fonctionnalités :
- L’automatisation de publications, d’offres d’emplois, mais encore de missions freelances notamment sur différents jobboards (sites spécialisés dans les offres d’emplois tels que Indeed, Welcome to the Jungle, etc)
- La réception des CV des candidats
- Le rassemblement des candidats à fort potentiel dans votre vivier de talents
- La communication automatique avec les candidats
- Gérer les entretiens
- Suivre et analyser les différentes étapes du processus de recrutement
Les outils SIRH permettent d’alléger grandement la charge de travail (recherche, gestion des candidatures, classification, etc.) des RH avant et pendant les recrutements des futurs collaborateurs. Ces outils SIRH permettent également d’avoir un accompagnement pour les recruteurs tout au long du processus de recrutement.
De plus, cette réduction de charge accordée par la digitalisation des RH permet aux recruteurs de se concentrer sur d’autres sujets. Ce gain de temps représente une économie non négligeable, d’autant plus que le recrutement d’un employé coûte entre 3 000 et 10 000 euros à une entreprise, ce qui peut être une somme conséquente, essentiellement pour de petites structures (TPE, PME).
Quels sont les avantages des outils SIRH lors d’un recrutement ?
Comme vous l’aurez compris, l’objectif des outils SIRH est de vous faire gagner du temps pour toutes les étapes de votre recrutement. Cela simplifiera votre travail et vous permettra d’investir ce temps sur d’autres tâches ou de vous attarder sur des étapes que vous jugez cruciales. Vous pourrez par exemple approfondir l’étude des CV et des lettres de motivation des candidats ou encore améliorer votre sourcing. Par conséquent, la probabilité que vous trouviez le profil idéal pour votre offre de recrutement est considérablement meilleure. Vous réduirez alors les risques d’un mauvais recrutement. On se rend très vite compte qu’un recrutement raté peut coûter très cher à votre entreprise, et pas seulement financièrement. Les SIRH permettent ainsi de maximiser vos chances de succès lors du choix des candidats.
Mise en place des outils SIRH : quelles conditions ?
La mise en place d’outils SIRH implique l’introduction de nouvelles technologies au sein de l’entreprise, ce qui peut avoir un impact sur son fonctionnement global. Lorsque ces outils affectent de manière significative le quotidien des salariés, il devient impératif de consulter les Instances Représentatives du Personnel (IRP). Cependant, cette consultation n’est pas requise pour tous les outils ; seuls ceux qui influencent directement la sécurité, la santé ou les conditions de travail d’une part importante des employés doivent être soumis à cet avis.
Par exemple, un outil de gestion des absences n’exige pas de consultation. Contrairement à un système de suivi du temps de travail, en raison de son influence directe sur l’organisation et les conditions de travail, nécessite cette démarche. Cette consultation permet de s’assurer que l’introduction de ces technologies se fait dans le respect des droits des employés et du dialogue social.
Quel est le rôle du RGPD dans l’utilisation de ces outils ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) joue un rôle essentiel dans la gestion des outils SIRH, car ces systèmes traitent souvent des données personnelles et sensibles des employés. Le RGPD impose un cadre strict pour garantir la protection de la vie privée des individus en Europe. Toute entreprise qui collecte, traite ou stocke des données personnelles doit s’y conformer.
Dans le cadre des SIRH, cela signifie que des mesures spécifiques doivent être prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations des employés. Parmi ces données, voici celles qui doivent être protégées :
- Le nom
- L’adresse
- Le numéro de Sécurité sociale
- Les données salariales (salaires, ancienneté, fiches de paies, etc)
- Les informations médicales
Le responsable SIRH, chargé de la gestion et de la mise en place des systèmes, a donc la responsabilité de s’assurer que toutes les règles du RGPD soient respectées. En matière de collecte des données (limitation aux informations strictement nécessaires), de transparence (informer les employés de l’usage qui sera fait de leurs données), de sécurité (adopter des mesures de protection adéquates) ou encore de droits des individus (droit à l’effacement, à la rectification ou à l’accès des données).
Pour garantir une conformité durable, il est indispensable d’intégrer les exigences du RGPD dès la phase de conception du projet SIRH, en les intégrant au cahier des charges. Cela permet d’éviter des failles ou des négligences qui pourraient exposer l’entreprise à des sanctions importantes. Un suivi régulier et une mise à jour continue des pratiques en matière de protection des données sont également nécessaires pour s’adapter aux évolutions législatives ou technologiques.
Les différents types d’ATS
Les logiciels SIRH sont disponibles sous différents formats, selon les choix technologiques de chaque entreprise :
Les logiciels SIRH en mode SaaS
C’est l’une des tendances qui monte en puissance sur le marché des logiciels SIRH. Cela signifie que moyennant un abonnement mensuel, vous avez accès au logiciel 24h sur 24 et 7 jours sur 7, hébergé sur les serveurs du revendeur par cloud computing. Ce mode de fonctionnement réduit grandement le temps de mise en place de la solution par votre équipe SI. Cette solution fonctionne par abonnement. Les mises à jour se font automatiquement par le prestataire.
Les logiciels SIRH sur site/on-premise
Ce sont les logiciels que vous achetez et exécutez au sein de votre organisation. Au contraire des SaaS, vous n’avez pas besoin de cloud computing comme vos données ne sont pas stockées sur un serveur. Cette solution peut s’avérer plus chère, mais elle vous assurera une meilleure protection de données. Le haut niveau de personnalisation ainsi que la possibilité d’utiliser ces logiciels sans disposer nécessairement d’une connexion internet.
La solution hybride
Elle vous permettra de profiter des avantages des logiciels SIRH en mode SaaS et sur site pour un maximum de flexibilité et vous assistez dans votre processus de recrutement.
Optez pour Kicklox comme plateforme de staffing
Kicklox est une plateforme de digital staffing vous permettant d’améliorer le staffing de tous vos besoins en recrutement grâce à un puissant algorithme de matching.
Grâce à Kicklox, vous pouvez déployer votre propre plateforme ATS en marque blanche vous permettant de :
- Référencer des talents ainsi que leurs compétences
- Gérez vos candidatures avec une interface de type Kanban
- Faire matcher vos offres avec les compétences de vos talents
- Accéder à un moteur de recherche de compétences avec de nombreux filtres
- Et bien plus à découvrir sur Kicklox Platform
Pour plus d’informations sur nos services, contactez-nous via notre formulaire en ligne.
