La Gestion des Temps et Activités, souvent raccourcie en GTA RH, offre aux entreprises un système de paie optimisé et une gestion efficiente des ressources humaines. Elle permet une gestion précise et structurée des activités des employés, allant de l’enregistrement des heures travaillées à la gestion des congés, en passant par la gestion des compétences et la communication interne. La GTA RH s’appuie sur des politiques RH solides et des outils technologiques avancés pour garantir une optimisation des processus et une amélioration des performances.
Dans cet article, nous vous dévoilerons tous les aspects essentiels de la Gestion des Temps et Activités en cette année 2023. Nous explorerons en détail la gestion du personnel, la formation continue, la rémunération, les avantages sociaux, les relations de travail, les conflits au travail et bien d’autres sujets liés au champ lexical de la GTA. Vous découvrirez les meilleures pratiques, les tendances actuelles et les défis auxquels font face les professionnels des ressources humaines dans l’implémentation de la GTA dans leurs organisations.
Les outils des gestion des temps ont plusieurs objectifs pour les différentes équipes au sein d’une entreprise :
- Pour le département des Ressources Humaines, mettre à jour automatiquement les fiches de paie grâce aux données récupérées depuis ces outils (heures supplémentaires, absences…).
- Créer automatiquement des plannings de gestion/rotation du personnel (souvent utilisés dans le domaine de la restauration ou de la vente).
- Permettre à vos équipes RH de mieux respecter le droit du travail ainsi que les différents accords liés à votre convention collective.
- Aider les les managers opérationnels à trouver les meilleurs ressources pour chacun de leur projet.
- Permettre à chaque collabrateur d’avoir une vue d’ensemble de son temps de travail réalisé ou bien du temps restant sur un projet.
Restez avec nous pour obtenir un aperçu complet et à jour sur la Gestion des Temps et Activités (GTA) et son impact sur les pratiques RH en 2023 !
✅ Comment choisir un outil de gestion des temps et activités pour son entreprise ?
Avant toute chose, il est important de bien connaitre le droit du travail ainsi que les différents avantages et inconvénients liés au temps de travail de vos collaborateurs dans votre convention collective. Sans cette connaissance, vous pourriez passer à côté de certaines fonctionnalités importantes des outils GTA.
Quelle est votre activité ?
Comme vous pouvez le comprendre, le choix de votre outil de gestion des temps va dans un premier temps dépendre de votre activité.
En effet, certains outils de GTA RH sont destinés aux professionnels de la restauration (Skello), d’autres sont plutôt destinés aux sociétés de conseil avec leur mode de fonctionnement très spécifique, et d’autres peuvent simplement cibler les grands groupes.
En fonction de votre activité, certaines fonctionnalités vous seront peut-être inutiles. Prenons l’exemple d’une badgeuse connecté à cet outil ayant pour but de mesurer le temps de travail. Si vos collaborateurs sont principalement en contrat cadre, cette fonctionnalité n’aura que peu d’intérêt pour vous.
L’outil propose-t-il un accès à l’ensemble de vos collaborateurs ?
L’un des critères les plus importants à prendre en compte est l’accès à l’ensemble de vos collaborateurs. En effet, si l’outil est uniquement accessible aux managers, aux RH et aux décideurs, il risque de ne pas répondre à tous vos enjeux de GTA. Pour une gestion optimale, un bon outil GTA doit également offrir un accès dédié à chacun de vos collaborateurs.
Grâce à cet accès dédié, vos collaborateurs pourront consulter un récapitulatif de leur temps de travail, de leurs projets en cours et à venir, ainsi que gérer leurs absences ou leurs périodes d’intercontrats, le cas échéant. Cela leur permettra d’avoir une vision claire de leurs activités et de mieux organiser leur emploi du temps.
Enfin, intégrer un outil de GTA à votre entreprise peut vous aider à optimiser la gestion des temps et des activités de vos collaborateurs. Puis, cela vous permettra de gagner en efficacité, d’automatiser certaines tâches et de centraliser les informations essentielles pour une meilleure prise de décision !
L’outil fonctionne-t-il en mode SaaS ?
Les outils SaaS (Software as a Service) sont de plus en plus populaires de nos jours pour de nombreuses raisons :
- Vous recevez des mises à jours régulières afin d’améliorer votre outil.
- L’outil est accessible à partir de n’importe quel appareil (tablette, smartphone, ou ordinateur).
- Un support souvent 24/7 fait partie du package avec les outils SaaS. Oubliez donc les heures perdues à rester bloquer sur une incompréhension de l’interface utilisateur.
Réalisez un benchamark des outils existants
Le benchmark interne constitue la première étape importante dans votre recherche de l’outil GTA idéal. Vous pouvez commencer par rassembler les informations sur les différents prestataires disponibles, en mettant l’accent sur ceux qui se spécialisent dans la gestion des ressources humaines et la GTA.
Une fois que vous avez identifié une liste d’outils potentiels, vous pouvez procéder à une évaluation approfondie en vous basant sur plusieurs critères. Tout d’abord, examinez les fonctionnalités offertes par chaque outil. Assurez-vous qu’elles répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion des temps et activités. Ensuite, prenez en compte la convivialité de l’interface utilisateur et la facilité d’utilisation pour vos collaborateurs.
En outre, évaluez la compatibilité avec votre environnement technologique existant, notamment avec les systèmes ERP ou les logiciels de gestion des ressources humaines que vous utilisez déjà. Une intégration fluide entre l’outil GTA et vos autres systèmes est essentielle pour garantir une gestion efficace des temps et activités.
Enfin, n’oubliez pas de considérer également la réputation et l’expérience des prestataires potentiels. En effet, renseignez-vous sur les références clients, les retours d’expérience et les témoignages d’autres entreprises qui ont utilisé ces outils. Cela vous donnera une idée plus précise de la qualité du service et de la satisfaction client.
📝 Quelles sont les fonctionnalités basiques d’un outil de GTA RH ?
Comme nous venons de le voir, chaque outil de gestion des temps et activités peut bénéficier de fonctionnalités spécifiques liées à un secteur d’activité. Cependant, de nombreuses fonctionnalités communes se trouvent chez tous les outils GTA :
- Gestion des heures travaillés avec possibilité d’indquer les heures supplémentaires
- Gestion des absences avec demande de congé possible pour le collaborateur
- Suivi du temps passé par tâche ou projet pour chacune de vos ressources
- Création de planning de travail distribué automatiquement aux ressources concernées
- Graphiques et analyses sur l’ensemble de vos ressources
👨🏻💻 Les outils de gestion des temps pour les sociétés de conseil
Les sociétés de conseil ou ESN ont des besoins très spécifiques en matière de gestion des temps et activités. Voici pourquoi nous leurs consacrons un paragraphe spécifique.
Pour rappel, une société de conseil gère des consultants (généralement salariés en CDI chez l’entreprise de conseil) et cherche à placer ses consultants sur les besoins/projets de ses entreprises clientes.
Les enjeux de gestion des temps sont donc cruciaux pour toutes les sociétés de conseils. Une société de conseil sans stratégie GTA peut rapidement faire face aux problèmes suivants :
- Trop de consultants en intercontrats : des salaires à payer pour des consultants qui génèrent 0 € de CA.
- Perte de temps lors de l’affectation des consultants aux projets suite à un manque de visibilité sur la charge de chaque ressource.
- Surcharge de travail chez certains consultants pouvant entrainer un burnout ou une démission dans les cas les plus extremes.
Kicklox propose une solution de gestion des temps et activités spécialement conçue pour les entreprises de conseil. > Découvrez plus d’informations sur Kicklox Platform.
