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Avant de rentrer dans les détails du terme “digital staffing”, commençons par définir le terme staffing. Cet anglicisme désigne toutes les méthodes mises en œuvre par des sociétés de conseil pour affecter des consultants à des projets clients. Cela implique donc de nombreux critères stratégiques à prendre en compte avant de faire le bon choix :
- Quels consultants sont disponibles ?
- Quels consultants possèdent les bonnes compétences pour mener à bien ce projet ?
- Combien de consultants seront nécessaires pour réussir ce projet ?
Toutes ces questions ont souvent été traitées de manière manuelle ou bien via des tableurs tels que Excel ou Google Sheets. Cependant, avec la montée en puissance du digital et des intelligences artificielles, le staffing est en train de rentrer dans une nouvelle ère : l’ère du digital staffing. Cela signifie que la prise de décision lors du staffing d’un projet devient de plus en plus simple grâce à de nombreuses technologies digitales aidant à la prise de décision.
Par quels types d'organisations le staffing est-il principalement utilisé ?
Pour rappel, le staffing est un procédé principalement utilisé par les entreprises de conseil telles que les ESN (Entreprise de Services du Numérique, ex SSII), Société de conseil en ingénierie, ou bien toute entreprise mettant en relation des consultants avec des entreprises ayant besoin d’un service.
Certains grands groupes peuvent aussi avoir recours au digital staffing dans le cadre du développement de projets nécessitant de rechercher des compétences en interne.
Pourquoi optimiser votre staffing ?
Dans le monde digital d’aujourd’hui, il n’y a plus d’excuses pour ne pas optimiser votre staffing. Les nombreux outils disponibles permettent presque de mettre votre processus de staffing en pilote automatique, ce qui peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre management entreprise.
Pour limiter les risques
Les risques d’un staffing mal optimisé sont nombreux et peuvent avoir des conséquences désastreuses. L’un des risques les plus importants est que l’un de vos consultants se retrouve sans mission. Cela peut entraîner la démobilisation de votre consultant et même lui donner envie de chercher des opportunités ailleurs. De plus, cela peut causer une perte d’argent pour votre entreprise, car vous devrez continuer à rémunérer des ressources qui ne génèrent aucune source de revenu. C’est pourquoi, en optimisant votre staffing, vous pouvez mieux gérer vos ressources.
Pour vous aider à piloter la conduite du changement de votre activité
Enfin, il existe des expertises nécessaires pour vous accompagner dans la gestion de vos ressources et de vos problématiques, qu’il s’agisse de devenir consultant ou de gérer des projets de transformation. Les consultants managers peuvent vous aider à piloter la conduite du changement, à mettre en place des projets opérationnels et à travailler avec agilité. Ainsi, ils peuvent vous accompagner dans la transformation digitale de votre entreprise en proposant des solutions d’externalisation et de conseil en management.
Les directions des entreprises ont souvent recours à des consultants en stratégie et en organisation pour les aider à concevoir les leviers permettant de digitaliser leurs activités et d’exploiter les données à grande échelle. La digitalisation et l’essor du Big Data ont également changé la donne en matière de staffing. Les entreprises doivent désormais faire preuve d’agilité et de flexibilité pour répondre aux besoins de leurs clients et aux exigences du marché.
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Comment optimiser son staffing ?
Comme vous l’avez compris, grâce au digital, optimiser son staffing est facile et peut vous éviter de nombreux problèmes. Voici donc nos quelques conseils afin d’améliorer votre “digital staffing” :
Utilisez des outils de matching
Afin de gagner un temps précieux dans la pré-selection de vos consultants et établir une première shortlist, utilisez un algorithme de matching.
Aujourd’hui peu de solutions de matching sont disponibles sur le marché. Bien que certains ERP pour ESN proposent des fonctionnalités de matching, nous vous conseillons tout de même d’utiliser un outil 100% dédié au matching entre projets & consultants. Une plateforme comme Kicklox vous permet de développer un tel outil et de le déployer en marque blanche en profitant de la technologie utilisée par Kicklox.
Évidemment, les algorithmes de matching ne sont pas magiques et ne vont pas vous dire avec une assurance à 100% quel consultant choisir pour un projet donné. Cependant, ils peuvent grandement vous mâcher le travail afin de vous faire gagner un temps précieux et prendre la meilleure décision.
Développez une plateforme dédié au staffing de projet
Un simple outil de staffing n’est pas toujours suffisant. Pourquoi ne pas développer votre propre plateforme de staffing intégrant tous vos autres outils IT et permettant de suivre les plans de charge de chacune de vos ressources ? Ce type de solution semble utopique mais est pourtant parfaitement réalisable et c’est un véritable déploiement stratégique !
La meilleure solution est de développer une plateforme sur-mesure adaptée à vos besoins. Afin de réaliser cette plateforme, commencez par réaliser votre cahier des charges puis à benchmarker les prestataires qui pourraient réaliser votre plateforme.
Les bonnes pratiques à adopter en matière de staffing
Le staffing, ou la gestion du personnel, est un aspect crucial de la réussite d’une entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :
Compréhension des besoins :
Avant de recruter, il est important de comprendre les besoins de l’entreprise. Cela inclut la compréhension des rôles et des responsabilités du poste à pourvoir, ainsi que des compétences et des qualifications requises.
Planification stratégique :
La planification des effectifs devrait être alignée sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela peut inclure la planification à long terme pour les postes clés et la succession, ainsi que la planification à court terme pour les besoins immédiats.
Recrutement et sélection efficaces :
Utilisez des méthodes de recrutement et de sélection efficaces pour attirer et retenir les meilleurs candidats. Cela peut inclure des entretiens structurés, des tests de compétences et des vérifications des antécédents.
Intégration et formation :
Une fois les employés recrutés, il est important de les intégrer correctement et de leur fournir la formation nécessaire pour réussir dans leur rôle. Cela peut aider à améliorer la rétention des employés et à accroître leur productivité.
Évaluation et feedback réguliers :
Les évaluations régulières des performances peuvent aider à identifier les domaines où les employés excellent et ceux où ils ont besoin d’amélioration. Fournir un feedback régulier peut également aider les employés à comprendre ce qu’on attend d’eux et comment ils peuvent s’améliorer.
Développement et progression de carrière :
Offrir des opportunités de développement professionnel et de progression de carrière peut aider à motiver les employés et à les retenir dans l’entreprise.
