La digitalisation des outils dans les ressources humaines a permis l’essor des outils SIRH en entreprise qui permettent de recruter efficacement et de s’affranchir de nombreuses contraintes. Pour rappel “SIRH” est l’acronyme de Système d’Information des Ressources Humaines. Le logiciel SIRH est donc un logiciel ou une suite de logiciels répondant à différents besoins RH. On pourrait donc simplement dire que le but premier d’un logiciel SIRH est d’aider la direction des Ressources Humaines à automatiser certaines tâches afin de gagner en efficacité.
Les outils SIRH ont des usages très variés. En effet, ils peuvent être utilisés pour votre gestion de la paie et notes de frais ou bien votre gestion du recrutement / ATS. Ils peuvent également intéressants pour votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ou la gestion des temps et activités (GTA)
Dans cette article, nous nous pencherons uniquement sur l’aspect de gestion du recrutement / ATS afin de vous aider à recruter efficacement
Consultez également notre article sur les meilleurs logiciels SIRH par catégorie en 2020.
Les outils SIRH gestion de recrutement / ATS : à quoi ça sert ?
Ils sont destinés aux recruteurs afin de s’occuper de la gestion des candidatures. Ils disposent en général de ces fonctionnalités :
- L’automatisation des publications des offres d’emplois ou des missions freelances sur différents jobboards
- La réception des CV des candidats
- Le rassemblement des candidats à fort potentiel dans votre vivier de talents
- La communication automatique avec les candidats
- Gérer les entretiens
- Suivre et analyser les différentes étapes du processus de recrutement
En somme, les outils SIRH permettent d’alléger grandement la charge de travail (recherche, gestion des candidatures, classification, etc.) des RH avant et pendant le recrutement des futurs employés. Ces outils SIRH permettent également d’avoir un accompagnement pour les recruteurs lors de la phase de recrutement. De plus, cette réduction de charge accordée par la digitalisation des RH permet aux recruteurs de se concentrer sur d’autres sujets. Ce gain de temps représente une économie non négligeable, d’autant plus que le recrutement d’un employé coûte entre 3 000 et 10 000 euros à une entreprise, ce qui peut être une somme conséquente pour de petites structures.
Les avantages
Comme vous l’aurez compris, l’objectif des outils SIRH est de vous faire gagner du temps pour toutes les étapes de votre recrutement. Cela simplifiera votre travail et vous permettra d’investir ce temps sur d’autres tâches ou de vous attarder sur des étapes que vous jugez cruciales. Vous pourrez par exemple approfondir l’étude des CV et des lettres de motivation des candidats ou améliorer votre sourcing. Par conséquent, la probabilité que vous trouviez le profil idéal pour votre offre de recrutement est drastiquement meilleure. Vous réduirez alors les risques d’un mauvais recrutement. On se rend très vite compte qu’un recrutement raté peut coûter très cher à votre entreprise, et pas seulement financièrement.
Mettre en place des outils SIRH est soumis à certaines consultations
Le fait de mettre en place des outils SIRH, c’est mettre en place de nouvelles technologies au sein de l’entreprise. Si ces outils affectent le fonctionnement général de l’entreprise, il est obligatoire de consulter les Instances Représentatives du Personnel (IRP). Tous les outils mis en place ne sont pas soumis à cette consultation, seuls les outils qui affectent la sécurité, la santé ou les conditions de travail d’une grande partie des employés le sont. Par exemple, un outil de gestion des absences n’est pas soumis à cette consultation, mais un outil qui contrôle le temps de travail des employés l’est, puisqu’il influe directement sur leurs conditions de travail.
Attention à la RGPD
Certains outils SIRH ont besoin des informations personnelles des employés, et qui dit informations personnelles dit informations sensibles. C’est le responsable SIRH chargé de la gestion, de la mise en place et du contrôle du projet SIRH qui devra s’assurer du respect du cadre réglementaire fixé par le RGPD. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises et pour s’assurer que ce respect du RGPD soit respecté sur le long terme, ce suivi doit s’inscrire dans le cahier des charges SIRH.
Les différents types d’ATS
- les logiciels SIRH en mode SaaS : C’est l’une des tendances qui monte en puissance sur le marché des logiciels SIRH. Cela signifie que moyennant un abonnement mensuel, vous avez accès au logiciel 24h sur 24 et 7 jours sur 7, hébergé sur les serveurs du revendeur par cloud computing. Ce mode de fonctionnement réduit grandement le temps de mise en place de la solution par votre équipe SI. C’est une solution par abonnement. Les mises à jour se font automatiquement par le prestataire.
- Les logiciels SIRH sur site / on premise. Ce sont les logiciels que vous achetez et exécutez au sein de votre organisation. Au contraire des SaaS, vous n’avez pas besoin de cloud computing comme vos données ne sont pas stockées sur un serveur. Cette solution peut s’avérer plus chère mais vous assurera une meilleure protection de données, un haut niveau de personnalisation ainsi que la possibilité d’utiliser ces logiciels sans disposer nécessairement d’une connexion internet.
- La solution hybride : Elle vous permettra de profiter des avantages des logiciels SIRH en mode SaaS et sur site pour un maximum de flexibilité et vous assister dans votre processus de recrutement.
Pour qui les outils SIRH sont-ils destinés ?
Chaque outil/logiciel SIRH est adapté à un type d’entreprise ainsi qu’à un cas d’usage très particulier. Par exemple, si vous êtes une PME, vos besoins en recrutement sont probablement très différents de ceux d’un grand groupe.
Pour les PME, l’utilité des outils SIRH est d’améliorer leur organisation et leur gestion des salariés et du recrutement, ce qui a pour conséquence d’augmenter leur croissance sur le long terme.
Pour les grandes entreprises ayant déjà suivi un processus de croissance, ces outils SIRH permettent d’homogénéiser les processus de gestion des employés et de recrutement au sein de toutes les branches de l’entreprise. Ils contribuent également à améliorer l’accompagnement et la productivité des RH, qui sont confrontés à des processus de recrutement et de gestion de grande ampleur.
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Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir un exemple concret d’une platforme ATS.
Tout d’abord, dans la colonne “Intéressés validés”, vous pouvez apercevoir les candidats ayant postulés à votre offre qui remontent automatiquement. Ensuite, vous pouvez positionner votre candidat en fonction de l’avancé du recrutement, que ce soit pour un entretien ou bien une proposition d’embauche. Chaque déplacement d’une colonne à l’autre entraînera le déclenchement d’un envoi de mail automatique, etc… Les différentes colonnes présentes dans cette capture d’écran sont bien évidemment personnalisables en fonction de votre processus de recrutement.
