Qu'est-ce qu'un livret d'accueil ?
L’onboarding d’un nouveau collaborateur d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle qui demande du temps et des ressources pour garantir son intégration et sa fidélisation. Parmi les pratiques couramment utilisées, le livret d’accueil joue un rôle clé.
Vous vous demandez s’il est vraiment utile ? En quoi consiste-t-il et que doit-il contenir ? Découvrez toutes les réponses dans cet article !
Livret d'accueil : définition
Le livret d’accueil est un document qui a pour but de favoriser l’intégration d’un nouveau salarié. Son objectif est de faire la présentation de l’entreprise en y décrivant son organisation ainsi que son fonctionnement. Il est surtout très utile pour les nouveaux arrivants puisqu’il va leur permettre d’en apprendre plus sur leur nouveau lieu de travail et de privilégier une prise de poste rapide. Le livret d’accueil a aussi pour but, côté employeur, d’établir les politiques de l’entreprise, et permettre aux équipes de s’y référer en cas d’incertitudes ou de questions.
Concernant la forme, celui-ci peut être en version papier ou numérique et fait généralement entre 20 et 40 pages.
Pourquoi faire un livret d'accueil ?
Comme nous l’avons vu, le contenu du livret d’accueil a pour objectif d’informer les nouveaux collaborateurs à son arrivée dans l’entreprise sur les différents aspects de celle-ci. Il a une grande utilité car il permet aux nouveaux employés de mieux comprendre la culture d’entreprise, les valeurs, les règles ainsi que les attentes.
Le livret d’accueil peut également être utilisé pour présenter les différents départements de la société, les contacts à joindre pour les questions spécifiques, les représentants du personnel, etc. Il est donc un outil précieux pour faciliter l’intégration des nouveaux employés dans la société.
Cependant, en plus de permettre de donner d’importantes informations, de répondre aux premiers questionnements et de faciliter la prise de marque des nouvelles recrues, cet outil permet :
- De décharger les RH en transmettant les données les plus importantes et les plus courantes de façon claire et facile d’accès.
- De représenter et d’améliorer l’image de l’entreprise grâce à la personnalisation du livret (design, charte graphique, logo, etc).
Finalement, que ce soit pour l’entreprise ou l’employé, le livret d’accueil est un outil important dans la vie de l’entreprise. Prenez exemple sur notre livret d’accueil afin de gagner du temps dans la conception du vôtre.
Créer un livret d’accueil complet : les éléments essentiels
Un livret d’accueil est un document essentiel pour intégrer un nouvel employé dans une entreprise ou un nouvel adhérent dans une organisation. Il doit être clair, concis et informatif. Voici les éléments typiques à inclure :
1. Présentation de l’entreprise
- Histoire, valeurs et mission
- Organigramme et principaux responsables
- Chiffres clés et domaines d’activité
2. Informations administratives
- Horaires de travail et pauses
- Procédures d’embauche et documents à fournir
- Modalités de rémunération et avantages sociaux
3. Règles de vie et politique interne
- Règlement intérieur et code de conduite
- Politique de télétravail et de déplacements
- Sécurité et prévention des risques
4. Outils et ressources à disposition
- Matériel fourni (ordinateur, badge, téléphone…)
- Logiciels et accès aux systèmes informatiques
- Formation et accompagnement
5. Vie au sein de l’entreprise
- Espaces de travail et équipements
- Restauration et cafétéria
- Événements internes et activités sociales
6. Contacts utiles
- Ressources humaines
- Services informatiques
- Référent d’intégration ou tuteur
Exemple de livret d'accueil et modèle Word à télécharger
Chez Kicklox, nous accordons une attention particulière au bien-être de nos collaborateurs et la mise en place d’un livret d’accueil permet de faciliter leur intégration dans l’entreprise. Nous avons donc pensé à vous proposer un modèle de livret d’accueil au format Word à télécharger pour vous faciliter le travail.
Cet exemple de livret d’accueil peut être modifié en fonction de vos attentes et de vos besoins, des spécificités de votre entreprise, etc. Cela vous donne une base pour commencer sa rédaction et pour ne pas oublier les parties indispensables.
Téléchargez notre modèle de livret d’accueil entreprise gratuit et 100 % personnalisable (au format Word) !
Comment rédiger un bon livret d'accueil ?
Avant toute chose, bien qu’il soit très pratique, le livret d’accueil n’est pas obligatoire (hormis pour les établissements de santé). Cependant, il peut être une étape importante pour accueillir et intégrer de nouveaux employés. Cela permet de fournir toutes les informations importantes sur l’entreprise et son fonctionnement, ainsi que de présenter les valeurs, la culture et les politiques de l’entreprise. Alors, si l’entreprise décide de s’en procurer un, ce dernier se doit de contenir certaines données essentielles (conformément à un accord national de 2013).
Entreprise
Il s’agit ici d’expliquer l’histoire de l’entreprise et décrire la façon dont celle-ci fonctionne. Son organisation, son statut juridique, la nature de ses activités, ainsi que les informations de contact et les fonctions des principaux interlocuteurs administratifs et du médecin du travail.
Vous pouvez également inclure des informations telles que l’historique de l’entreprise, sa mission et sa vision, son positionnement sur le marché, les produits ou services proposés, etc. Il est important de donner une vision globale de l’entreprise au nouveau salarié afin qu’il puisse différencier les autres entreprises similaires dans son secteur.
Cadre de travail
Il faut premièrement renseigner les données concernant les différents locaux de l’entreprise : quelles sont les différentes adresses, quelles sont les fonctions des différents bâtiments ? Les informations quant aux horaires de travail, la prise de congés, les possibles avantages de restauration ou aides au transport/ logement se doivent d’être renseignées.
Il est important de donner une vision claire du cadre de travail pour que les nouveaux employés puissent se familiariser rapidement avec les attentes de l’entreprise.
Logiciels de l'entreprise
Il est essentiel d’indiquer les logiciels utilisés dans l’entreprise, qu’il s’agisse de ceux destinés à la communication interne, des outils de gestion de la paie, ou des logiciels spécifiques à chaque service. Ces informations permettent non seulement de mieux comprendre le fonctionnement des équipes, mais aussi d’optimiser l’efficacité et la collaboration au sein de l’organisation. Les outils comme les logiciels de communication collaborative (ex : Slack, Microsoft Teams), les solutions de gestion de la paie (ex : Sage, PayFit) et les logiciels métiers (ex : CRM pour les équipes commerciales, ERP pour la gestion des ressources) jouent un rôle important dans la productivité globale. En identifiant et en utilisant les bons logiciels adaptés à chaque besoin, les entreprises améliorent leur performance et facilitent la fluidité des processus de travail.
Aspect financier
Dans cette partie, vous allez présenter les aspects financiers de l’entreprise. Les informations concernant la procédure de paie ainsi que les différents dispositifs tels que l’épargne salariale ou la participation au capital se doivent d’être renseignés au sein du livret.
Il est important de donner une vision claire des éléments financiers pour que les nouveaux employés sachent à quoi s’attendre et puissent mieux planifier leur vie professionnelle.
Politique et environnement
Il faut y indiquer les consignes concernant la sécurité et l’environnement au sein de l’entreprise, les informations sur la complémentaire santé, la prévoyance, etc. ; c’est aussi ici que vous pouvez insérer votre règlement intérieur (car attention le livret d’accueil et le règlement intérieur sont deux choses distinctes).
Vous pouvez également inclure des indications sur les politiques de l’entreprise en matière de diversité et d’inclusion, d’environnement, de développement durable, etc.
Contact et représentant du personnel
Il est judicieux de faire apparaitre la liste des représentants du personnel ainsi que leurs coordonnées afin que ces derniers soient joignables en cas de problème, ainsi que les autres informations de contact de l’entreprise. Vous pouvez inclure des informations sur les différents départements de l’entreprise,
Il est important de donner une vision claire de la structure de l’entreprise pour que les nouveaux employés puissent facilement s’intégrer et trouver les informations dont ils ont besoin.
Vous pouvez organiser ces différents éléments dans le plan et les parties que vous désirez, mais votre livret d’accueil se doit d’être correctement organisé afin d’être clair et lisible.
Les meilleurs conseils pour mettre en forme le livret d'accueil ?
Si l’aspect visuel d’un livret d’accueil est essentiel, son contenu l’est tout autant. C’est pourquoi sa mise en forme doit être soigneusement pensée en amont afin de se démarquer des modèles classiques.
Conseil n°1 : Identifier les Besoins des Nouveaux Collaborateurs
Les attentes des nouveaux collaborateurs peuvent différer de votre perception. Prenez le temps d’identifier leurs besoins spécifiques.
Organisez des ateliers collaboratifs pour définir les contenus essentiels. Intégrez des salariés récemment recrutés pour recueillir leur expérience récente.
Ces retours vous aideront à concevoir un livret pertinent, qui répond aux véritables attentes des nouveaux entrants.
Conseil n°2 : Collecter et Organiser les Informations
Une fois les rubriques définies, rassemblez toutes les informations utiles. Assurez-vous qu’aucun détail important ne soit oublié.
Impliquez chaque service concerné pour collecter des données précises et fiables. Une information erronée pourrait nuire à votre crédibilité.
Prenez le temps de vérifier l’exactitude des informations avant de finaliser votre contenu.
Conseil n°3 : Choisir le Format Adéquat
Le format du livret doit refléter vos valeurs et s’adapter à vos collaborateurs. Papier ou numérique, choisissez judicieusement. Un livret papier est simple et accessible, mais un format numérique est plus interactif et facile à mettre à jour.
Pour le numérique, combinez textes, vidéos et graphiques interactifs pour un contenu engageant et moderne.
Enfin, adaptez le ton : professionnel, humoristique ou décontracté selon l’image que vous souhaitez véhiculer.
Conseil n°4 : Assurer une Mise à Jour Régulière
Le livret d’accueil doit rester pertinent dans le temps. Planifiez des révisions périodiques pour actualiser les informations obsolètes.
Vérifiez régulièrement les contacts, les processus internes ou les politiques d’entreprise qui pourraient évoluer avec le temps.
Un contenu à jour renforcera la confiance des nouveaux collaborateurs envers votre organisation.
Conseil n°5 : Améliorer avec les Retours Utilisateurs
Demandez aux nouveaux collaborateurs de partager leur avis après avoir consulté le livret d’accueil. Leurs retours sont précieux.
Identifiez les points faibles ou manquants grâce à leurs commentaires et apportez les modifications nécessaires rapidement.
Un livret en constante amélioration montre l’engagement de l’entreprise envers ses employés dès leur arrivée.
Avec ces conseils, vous pourrez créer un livret d’accueil clair, utile et aligné sur vos objectifs d’intégration !
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