Définition : Que signifie GEPP ?
GEPP est un acronyme signifiant Gestion des Emplois et Parcours Professionnels. Ce terme est principalement utilisé au sein du département Ressources Humaines des grandes entreprises. L’objectif de la GEPP est de cartographier les ressources humaines d’une entreprises afin d’anticiper les futurs besoins en compétences. Cela permet de prévoir notamment des formations ou des recrutements.
La GEPP est d’autant plus importante dans le contexte actuel de transformation numérique de tous les métiers. De nouvelles compétences doivent être apprises et de nouveaux métiers émergent ces dernières années, notamment liés à l’intelligence artificielle.
💡 Le terme GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) est l’ancien terme faisant référence à la GEPP. Les ordonnances Macron de 2017 ont fait évoluer la GPEC en GEPP. Les parcours professionnels sont beaucoup plus pris en compte dorénavant.
Pour aller plus loin, découvrez aussi notre article sur la GPEC.
👉 Mettre en place une stratégie GEPP est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Un plan de GEPP efficace permet d’anticiper et accompagner le changement de façon dynamique avec les bons process RH :
- Anticiper les évolution des métiers et des compétences
- Développer la compétitivité de l’entreprise
- Fidéliser ses collaborateurs
Un plan de GEPP efficace se fait en mettant en place les bons process RH pour accompagner les changements dynamiquement. En somme, la GEPP est un outil précieux pour les entreprises pour anticiper et s’adapter aux changements du marché et de l’environnement concurrentiel.
Comment mettre en place sa stratégie GEPP ?
Même si la mise en place d’une stratégie GEPP est obligatoire uniquement pour les entreprises comptant plus de 300 collaborateurs, elle est vivement recommandée pour les entreprises. Les bénéfices sur le long terme seront nombreux pour les entreprises ayant amorcé précocement ce processus 🚀
Découvrez sans plus attendre les 5 étapes clés à réaliser pour mettre en place une stratégie de gestion des emplois et parcours professionnels :
Réalisez une cartographie des métiers de votre entreprise avec un organigramme
La cartographie des métiers de l’entreprise, ou bien organigramme, permet d’avoir une vue d’ensemble des ressources humaines de votre entreprise. C’est souvent la première étape de tout projet GEPP.
🔗 Découvrez notre article dédié sur la cartographie des métiers.
Réaliser une cartographie des métiers de votre entreprise en créant un organigramme. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des ressources humaines de votre entreprise et de comprendre les différents postes et les compétences requises pour chacun d’entre eux. Cela facilite la planification des formations et des recrutements futurs en fonction des besoins identifiés.
Réaliser une analyse des compétences et des performances des employés existants. Cette étape permet de mieux comprendre les compétences actuelles de vos employés, leurs lacunes et leurs capacités potentielles. Cela peut également aider à identifier les employés à fort potentiel pour des postes clés à l’avenir.
Evaluer les besoins futurs en compétences et en ressources humaines de l’entreprise. Cela implique de comprendre les tendances du marché, les innovations technologiques et les changements dans le secteur de l’entreprise. Cette étape permet de prévoir les compétences requises pour les nouveaux emplois et les nouveaux projets.
Mise en place un plan d’action pour combler les lacunes en compétences identifiées et pour développer les parcours professionnels des employés existants. Cela peut inclure des programmes de formation et de développement professionnel, ainsi que des mesures d’incitation pour encourager les employés à se perfectionner et à acquérir de nouvelles compétences.
Définissez de manière claire et précise chaque fiche de poste
Cette cartographie des métiers devra vous servir de base pour définir des fiches de postes type. Ces fiches devront lister toutes les missions de chaque poste ainsi que l’ensemble des compétences attendues, aussi bien les compétences techniques que les compétences comportementales.
Elaborer une description détaillée de chaque poste, avec toutes les missions, tâches et responsabilités qui y sont rattachées. Il est également intéressant de lister l’ensemble des compétences attendues pour chaque poste, aussi bien les compétences techniques que les compétences comportementales.
Ces fiches de poste permettront notamment d’identifier les écarts entre les compétences actuelles des collaborateurs et celles requises pour les postes à pourvoir ou à venir. Elles serviront également de base pour élaborer des plans de formation et de développement des compétences adaptés aux besoins identifiés.
Il est donc crucial de prendre le temps de définir des fiches de poste précises et complètes pour pouvoir anticiper au mieux les évolutions de l’entreprise et des métiers, et accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle.
Réalisez une cartographie des compétences (hard skills & soft skills) de l'ensemble de vos ressources
La cartographie des compétences permet d’identifier facilement quelle ressource possède quelle compétence. Ce type de cartographie se met principalement en place à l’aide d’outil en ligne dédié à cette finalité.
Avoir une vue d’ensemble sur les compétences présentes au sein de votre entreprise. Cela vous permettra d’identifier les points forts et les faiblesses de votre équipe et de déterminer les compétences manquantes. Cela vous permettra également d’anticiper les futurs besoins en compétences et de mettre en place des plans de formation adaptés.
Mettre à jour régulièrement ces données. En effet, les compétences de vos collaborateurs peuvent évoluer avec le temps, que ce soit grâce à des formations, des expériences professionnelles ou encore des changements de poste. La mise à jour régulière de la cartographie des compétences permettra donc d’avoir une vision toujours à jour des compétences présentes au sein de votre entreprise.
🔗 Découvrez notre article dédié sur la cartographie des compétences (10 outils pour la mettre en place).
Définissez une pyramide des âges afin d'anticiper les départs en retraite et ainsi prévoir le transfert de compétences
La pyramide des âges est un tableau statistique sous forme de pyramide. Elle permet de facilement visualiser l’âge de vos collaborateurs en fonction de leur poste.
Mesurer la répartition des âges de vos collaborateurs en fonction de leur poste, de leur niveau de responsabilité et de leur ancienneté. En effet, la pyramide des âges vous permet de repérer les postes clés et les métiers en tension, afin de définir une stratégie de recrutement adaptée à votre entreprise.
Cela vous permettra donc d’anticiper sur de futurs recrutements tout en assurant le transfert des compétences des ressources en instance de départ en retraite 🧓🏻
Comment s'assurer de la mise en place et du suivi opérationnel de sa stratégie GEPP ?
Une fois que toutes les étapes ci-dessus sont mises en place et opérationnelles, il ne vous reste plus qu’à assurer le suivi opérationnel de votre plan GEPP. Le casse-tête peut commencer à ce moment là pour de nombreuses entreprises 🤯
Ce qui va faire la différence dans la majorité des cas, c’est l’utilisation d’un bon outil de suivi, facilement accessible et simple d’utilisation (UX friendly).
Voici nos quelques astuces pour améliorer le suivi au quotidien de votre plan GEPP :
Mettez en place des entretiens annuels
Même si la réalisation d’un entretien annuel est déjà obligatoire. La trame de ces entretiens peut être orientée de manière à identifier les besoins en compétences de vos collaborateurs. Profitez de ce temps d’échange pour largement évoquer son parcours professionnel ainsi que ses ambitions d’évolutions à court, moyen ou long terme.
Ils permettent de faire un point sur les compétences et les performances des collaborateurs, mais aussi de définir leurs besoins de formation et d’évolution professionnelle. Ainsi, la trame de ces entretiens doit être définie en amont et comporter des indicateurs précis permettant d’évaluer la performance et les compétences des collaborateurs. De plus, il est important de suivre les objectifs et les plans d’actions définis lors de ces entretiens annuels tout au long de l’année, afin de s’assurer de la mise en place et du suivi opérationnel de la stratégie GEPP. Enfin, pour maximiser l’efficacité de ces entretiens, il peut être pertinent de mettre en place un système d’auto-évaluation, permettant aux collaborateurs de prendre conscience de leurs compétences et de leur évolution professionnelle.
Un bilan de compétences peut être réalisé au préalable de cet entretien afin de gagner du temps 💪
Proposez des formations pertinentes à vos collaborateurs
La mise en place du CPF (Compte Personnel de Formation) par le gouvernement ne fait pas tout. Vos collaborateurs sont livrés à eux-même pour identifier les formations pertinentes et pour se former.
En tant qu’employeur, aidez-les à optimiser leur temps de travail en intégrant le suivi d’une formation. Cela facilitera grandement l’adoption de nouvelles formations chez vos ressources. Prévoyez par exemple 20% du temps de travail hebdomadaire qui peut-être consacré à des formations. Ce sera bénéfique à votre entreprise 🚀
Les formations permettent à vos collaborateurs d’acquérir de nouvelles compétences et de les mettre en pratique dans leur travail quotidien, ce qui peut avoir un impact positif sur la performance de votre entreprise.
Prendre en compte les besoins de chaque collaborateur lors de la proposition de formations. Vous pouvez ainsi leur offrir la possibilité de suivre des formations en lien avec leurs compétences actuelles ou futures, en fonction de leur plan de développement professionnel. Par exemple, si vous avez identifié un besoin en compétences numériques au sein de votre entreprise, vous pouvez proposer des formations en informatique ou en développement web à vos collaborateurs.
Digitalisez votre Gestion des Emplois et Parcours Professionnels avec un outil de gestion des ressources digitalisé
Le dernier conseil mais probablement celui qui va le plus conditionner la réussite de votre stratégie GEPP : mettre en place un outil digital afin de cartographier ses ressources et ainsi facilement identifier les futurs besoins en compétences.
En utilisant un tel outil, vous pouvez également offrir à vos collaborateurs une expérience de gestion des carrières plus personnalisée et plus engageante, tout en améliorant la transparence et la communication au sein de votre entreprise.
C’est par exemple le cas de Kicklox Platform. Kicklox vous aide à déployer votre propre outil interne (en mode SaaS et en marque blanche), afin d’en faciliter l’adoption auprès de l’ensemble de vos collaborateurs.
