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Quels sont les enjeux du staffing ?

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Qu’est-ce que le staffing ?

Avant tout le staffing est lié à la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise. Son but est de mettre à disposition les meilleurs consultants pour un projet donné.

Le staffing se trouve au coeur des cabinets de conseil. Il est de plus en plus complexe et il est à lui seul une fonction sensible au sein des cabinets de conseil.

Le staffing demande énormément d’énergie et de temps au sein de ces cabinets. Il est devenu indispensable de gérer les disponibilités ainsi que les compétences des candidats pour optimiser la disponibilité des consultants.

Le staffing c’est la clé dans tous les cabinets de conseil car il est le moteur de la rentabilité.

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Comment staffer des projets efficacement ?

Afin de réussir au mieux un staffing, il faut prendre en compte les leviers suivants : 

  • Connaître la disponibilité des consultants
  • Connaître les compétences ainsi que les missions requises
  • Connaître les envies des consultants concernant la gestion de leur carrière
  • Veiller à l’élaboration d’un “pipe” et de la charge de travail

L’enjeu principal consiste à concilier les besoins des clients avec les compétences nécessaires des consultants et leur disponibilité à un moment donné.

Il est important de connaître leurs besoins en terme de développement professionnel, leurs aspirations à cette mission. Il faut aussi connaître la seule et unique contrainte qui est économique et qui constitue pour un cabinet de conseil le taux d’occupation des équipes.

Le processus pourra ensuite être mis en place.

Les cabinets de conseil peuvent utiliser 2 types de processus de staffing.

Décentralisé

C’est le/la directeur/trice ainsi que 2 associés qui prennent la décision des affectations.

Centralisé :

Tous les associés et managers d’un cabinet peuvent staffer quelqu’un sur une mission. 

Si un consultant est disponible alors il sera possible de le staffer directement sans validation. Cependant il y a un risque puisque le staffing est plus rapide et les consultants peuvent revenir sur leur décision. Par exemple, si un autre manager a un besoin plus important alors le staffing centralisé pourra paraître précipité.

Dans certains cabinets, les consultants eux-mêmes ont la main sur leur staffing. Cette responsabilisation n’exclut pas le contrôle, que les associés peuvent faire en permanence en consultant les données de l’ERP (Enterprise Resource Planning).

L’ERP est un système d’information qui permet aux entreprises de gérer et de suivre quotidiennement l’ensemble de leurs informations et de leurs services opérationnels.

Les cabinets de conseil ont besoin des outils suivants pour que le processus soit effectif : 

  • Réunion de staffing

Dans la plupart des cabinets de conseil sont organisées des réunions (hebdomadaires ou bimensuelles) pour échanger en face-à-face sur le staffing. 

Ces réunions commencent bien souvent par un récapitulatif du pipe et des propositions gagnées, et ont une durée entre une et deux heures en fonction des arbitrages à réaliser.

Ces réunions sont primordiales afin que l’équipe puisse continuer son staffing dans les meilleures conditions possibles mais aussi afin de veiller à ce que l’équipe soit sur la même longueur d’ondes.

  • Fiches de besoin

Dans le processus centralisé, il est possible de rédiger des fiches de besoin. Elles sont créées au lancement d’une mission, ou lorsqu’il faut effectuer une modification.

Sur ces fiches besoin on peut y retrouver toutes les informations basiques à la demande telles que la séniorité, les profils, les dates, les compétences spécifiques…

Ces fiches sont ensuite comparées aux profils des consultants pour coordonner les besoins et les disponibilités afin de trouver la meilleure combinaison.

  • L’apport d’un logiciel

De plus en plus de cabinets de conseil font appel à des logiciels afin de centraliser toutes leurs données pour éviter quelconques problèmes de coordination entre les membres d’une équipe de staffing ou encore pour éviter les doublons.

En effet, le but d’un logiciel permet d’accélérer les projets de staffing en automatisant le plus possible la mise en relation entre consultant et projet.

Grâce au logiciel, les données peuvent être modifiées 24h/24 et 7j/7, et chacun peut modifier les données qu’on lui aura donné le droit de modifier.

Pour appronfondir le sujet, découvrez notre série d’article sur le sujet du Future of Work : Chief Freelancers Officer et entreprise étendue.

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