Le terme Procure-to-Pay représente un processus utilisé par le département achats de nombreuses entreprises. Ce concept est largement répandu mondialement.
Afin d’évoquer ce processus, le terme de Purchase-to-Pay ou bien P2P peuvent aussi être utilisés. Ils ont la même signification que Procure-to-Pay. Attention cependant à ne pas le confondre avec le terme Source-to-Pay, que nous évoquerons plus tard dans cet article.
Définition : Qu'est-ce que le Procure-to-Pay ?
Comme évoqué lors de l’introduction, Procure-to-Pay désigne un processus achats qui intègre toutes les étapes qui vont de la demande d’achat (procurement) jusqu’au paiement final du prestataire. Cela englobe généralement 4 grandes étapes (création du bon de commande, l’approvisionnement, la facturation puis le paiement) que nous allons détaillés ci-dessous 👇
Les 4 étapes du processus Procure-to-Pay
- La demande d’achat : La création du bon de commande s’effectue à partir d’une liste réduite de fournisseurs avec qui les négociations tarifaires sont terminées.
- L’approvisionnement : Cette étape représente la réception de la marchandises ou bien la fin de la prestation (dans le cadre d’une prestation de service). C’est le moment de s’assurer que les biens ou le service reçu correspondent à vos attentes.
- La facturation : Votre fournisseur ou freelance émet une facture. Cette étape consiste donc à bien vérifier que les informations présentes sur votre facture correspondent avec celles du bon de commande initialement créé.
- Le paiement : Si toutes les informations de facturation sont en règles, vous pouvez procéder au paiement du fournisseur lors de cette étape.
Toutes les étapes listées ci-dessus représentent les étapes clés du processus Procure-to-Pay.
Afin de mettre en application ces étapes de manière concrète, il convient d’utiliser une solution digitale. De cette manière, toutes vos informations sont centralisées au sein d’un seul et même outil. La prise de décision est donc simplifiée.
Quelles sont les avantages du Procure-to-Pay ?
Les avantages des solutions de Procure-to-Pay sont multiples. Lorsqu’elles sont utilisées en complément d’une solution de Source-to-Pay, les outils de Procure-to-Pay offrent plusieurs bénéfices significatifs :
- Automatisation des processus d’achats : Ces outils, souvent des solutions digitales tout-en-un, centralisent et automatisent la gestion des commandes. Vous recevez des notifications à chaque progression d’étape, éliminant ainsi le besoin de suivre manuellement vos bons de commande. Tout est centralisé dans une interface unique pour une gestion simplifiée.
- Gain de temps : Ces solutions digitales libèrent du temps pour les responsables achats, qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Meilleure visibilité et contrôle sur les fournisseurs : Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble complète de vos fournisseurs avec un accès à un historique des transactions. Cela facilite le tri et la sélection des fournisseurs selon des critères spécifiques.
- Prévisions améliorées : Les solutions digitales de Procure-to-Pay intègrent souvent des outils statistiques et des tableaux de bord qui permettent de suivre les étapes de chaque commande sans difficulté. Fini le temps perdu à exporter et croiser des données dans Excel.
- Amélioration de la collaboration entre équipes : Ces outils fournissent à tous les membres de l’équipe le même niveau d’information sur chaque commande, ce qui réduit le besoin de communication interpersonnelle pour obtenir des données. La collaboration est ainsi fluidifiée au sein du département achats.
- Uniformisation des contrats : La standardisation des contrats avec les fournisseurs devient essentielle, surtout dans un grand groupe. Les solutions de Procure-to-Pay permettent de générer automatiquement des contrats selon des critères prédéfinis, ce qui simplifie la gestion légale et la résolution de litiges.
Pourquoi automatiser son processus de Procure-to-Pay ?
Accroissement de l'efficacité
L’automatisation du processus Procure-to-Pay entraîne une augmentation notable de l’efficacité opérationnelle. La substitution des tâches manuelles par des processus automatisés réduit considérablement le temps nécessaire pour traiter les commandes et les factures. Cela permet aux employés de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques et accélère l’ensemble du cycle d’achat à paiement, ce qui réduit les délais entre la commande et le paiement.
Enfin, une telle optimisation améliore aussi considérablement la fluidité des opérations quotidiennes.
Réduction des coûts opérationnels
Automatiser le processus de Procure-to-Pay peut engendrer des économies substantielles. Les entreprises observent une diminution des coûts liés au traitement des factures et à d’autres tâches administratives grâce à l’automatisation. De plus, l’automatisation permet d’éviter les pénalités de retard et de maximiser les remises obtenues lors des paiements anticipés.
Amélioration de la visibilité et du contrôle
L’intégration d’un système automatisé de Procure-to-Pay offre une visibilité accrue sur les dépenses et les processus d’achat. Cette transparence permet un suivi en temps réel des commandes et des paiements, et offre aux décideurs les informations nécessaires pour optimiser les dépenses et améliorer la gestion budgétaire. Une meilleure visibilité facilite également la conformité aux politiques internes et externes, et minimise les risques associés à la fraude et aux erreurs.
Renforcement des relations fournisseurs
Un système P2P automatisé peut transformer les relations avec les fournisseurs grâce à des processus de commande et de paiement plus rapides et plus transparents. Les fournisseurs bénéficient d’une meilleure visibilité sur le statut de leurs factures et paiements, ce qui renforce la confiance et peut mener à de meilleures conditions de négociation. Une gestion efficace des relations fournisseurs est essentielle pour maintenir la qualité et la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, et l’automatisation du P2P joue un rôle clé dans cette dynamique.
Quelles sont les différences entre Procure-to-Pay et Source-to-Pay ?
La distinction entre les Solutions Source-to-Pay et Procure-to-Pay est souvent subtile, mais elle peut être résumée simplement : le processus Source-to-Pay intègre quelques étapes supplémentaires, telles que la recherche de prestataires, la formulation d’un appel d’offres (RFQ) et l’évaluation et la prise de décision qui concerne les fournisseurs à référencer. Ces trois étapes sont les premières dans le processus d’achats de prestations au sein d’une entreprise, suivies des étapes du processus P2P.
Les solutions Source-to-Pay peuvent être considérées, d’une certaine manière, comme plus complètes, car elles intègrent l’intégralité des étapes du parcours d’achats d’une entreprise. En revanche, les solutions Procure-to-Pay se limitent uniquement à certaines étapes mentionnées précédemment.
En ce qui concerne le déploiement, les solutions offrent une approche flexible adaptée aux besoins de chaque client. Les entreprises travaillent en étroite collaboration avec leurs clients pour comprendre leurs exigences spécifiques en matière de gestion de la relation client, de facturation, de comptabilité et de système d’information. Grâce à une solution basée sur le cloud et une expertise en e-commerce, elles aident les entreprises à optimiser leur chaîne d’approvisionnement, à intégrer les éditeurs et les PME, et à tirer parti des avantages du mode SaaS.
Enfin, les solutions incluent également la gestion de projet, la digitalisation des processus et la consultation pour aider les clients à piloter leur transformation digitale. En tant qu’intégrateurs de progiciels, elles fournissent des logiciels de gestion et des CRM pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, quelle que soit sa taille (TPE, PME, etc.) ou son secteur d’activité.
