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Qu’est-ce qu’une plateforme Source-to-Pay ?

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Sommaire de l'article

DĂ©finition

Le Source-to-Pay est une solution dĂ©signant toutes les Ă©tapes allant de la recherche d’un fournisseur ou prestataire, jusqu’à la facturation et le paiement final, tout en prenant en compte toutes les Ă©tapes intermĂ©diaires.

Ces derniÚres années, avec le fort développement des plateformes dans le Cloud, aussi appelées SaaS (Software as a Service), de nombreuses plateformes Source-to-Pay ont émergé sur le marché du logiciel.

Quelles sont les différentes étapes gérées avec une solution Source-to-Pay ?

Le sourcing de fournisseurs

Cette premiÚre étape consiste à découvrir et choisir de nouveaux fournisseurs. Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : moteurs de recherche, systÚme de filtre et tri, création de liste, messagerie, etc.

La gestion des fournisseurs et de leurs contrats

Lorsque vous commencez Ă  avoir plusieurs fournisseurs, il faut pouvoir garder un Ɠil sur tous les contrats de ces derniers ainsi que sur leurs compĂ©tences et savoir-faire. Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : vue Gantt, messagerie, etc.

Le traitement des factures

Lorsque les factures s’accumulent, il faut savoir s’y retrouver rapidement. Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : gĂ©nĂ©ration de factures au format PDF, envoi des factures automatiquement au dĂ©partement Finances de votre entreprise, stockage des factures, etc.

Le paiement automatique du fournisseur

Lorsqu’un contrat est terminĂ©, la facture associĂ©e doit ĂȘtre payĂ©e. Quoi de plus simple qu’un systĂšme de paiement en ligne directement intĂ©grĂ© ? Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : Paiement en ligne par CB, Paypal, virement bancaire, etc.

Les outils de reporting et data visualisation

Une fois que toutes ces Ă©tapes sont terminĂ©es, les diffĂ©rents graphiques et outils de data visualisation vous permettent d’y voir plus clair sur les types de fournisseurs que vous sollicitez le plus, les prix moyens de vos fournisseurs, etc. Toutes ces prĂ©cieuses informations vous permettront d’y voir plus clair et ainsi d’optimiser votre stratĂ©gie d’achats.

Quels sont les cas d'usage d’une plateforme Source-to-Pay ?

Aujourd’hui le dĂ©veloppement d’un outil de Source-to-Pay est principalement gĂ©rĂ© par le dĂ©partement Achats d’une entreprise. En effet, cela semble logique puisque ce dĂ©partement est responsable de la rationalisation de la stratĂ©gie d’Achats au sein de l’entreprise.
Cependant, les outils Source-to-Pay peuvent avoir différentes finalités. Voici quelques exemples :

Vendor Management System (VMS) :

Le VMS est l’outil que tous les responsables Achats de grands groupes possĂšdent au 21Ăš siĂšcle. Chaque Ă©tape de la relation avec vos fournisseurs peut ĂȘtre gĂ©rĂ©e avec un outil spĂ©cifique. Par exemple, un outil pour le sourcing, un autre pour la gestion des contrats, un autre pour le paiement, etc.

Cependant, ce grand nombre d’outils apporte une complexitĂ© dans l’équation. Ces outils ne communiquent quasiment pas entre eux, encore moins automatiquement. Cela rajoute donc des tĂąches Ă  effectuer, en plus d’essayer de faire en sorte d’éviter d’avoir des doublons entre vos diffĂ©rents outils.

Le VMS ou solution de e-procurement permet donc de centraliser et unifier toutes ces Ă©tapes au sein d’une mĂȘme interface, ergonomique et fonctionnelle.

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Freelancers Management System (FMS) :

La plateforme de gestion de freelances fait partie de la grande famille des plateformes “Source-to-Pay”. En effet, celle-ci permet d’identifier des freelances avec qui travailler (Sourcing), puis de gĂ©rer leurs contrats et finalement de les payer suite Ă  la rĂ©ussite de leur mission / projet.

Le besoin pour ce type de plateforme est de plus en plus grandissant avec la montée en puissance du freelancing partout dans le monde.
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Les responsables Achats des grands groupes doivent apprendre Ă  gĂ©rer ces nouveaux fournisseurs. Les FMS permettent de centraliser au sein d’une mĂȘme plateforme tous ces travailleurs indĂ©pendants, et ainsi faciliter le la collaboration avec les Ă©quipes projets au sein de l’entreprise.

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