Le e-procurement est un terme anglophone, largement utilisĂ© de nos jours dans les entreprises françaises. Ce terme est une contraction des mots “electronic” et “procurement”.
LittĂ©ralement, nous pourrions le traduire par “approvisionnement Ă©lectronique”. Cependant, nous parlons plus souvent de systĂšme d’approvisionnement digital.
Ce terme est principalement utilisé au sein du départements Achats des entreprises ayant une activité B2B (Business to Business).
E-procurement : définition et explications
Qu’est-ce que l’e-procurement ? Pour faire simple, cela consiste en une simplification des processus d’achat d’une entreprise grĂące aux outils du numĂ©rique.
Une entreprise ayant mis en place le e-procurement, va souvent procĂ©der de la maniĂšre suivante :Â
- Elle passe commande sur une plateforme en ligne auprĂšs d’une sĂ©lection rĂ©duite de fournisseurs. Les tarifs avec ces prestataires ont dĂ©jĂ Ă©tĂ© nĂ©gociĂ© dans le cadre d’un prĂ©cĂ©dent appel d’offres. Cette Ă©tape d’accĂšs Ă un catalogue de fournisseurs/prestataires est trĂšs importante car elle permet de rationaliser ses achats tout en impliquant des managers mĂ©tiers dans le processus de sĂ©lection.
- La commande est envoyée / La prestation de service débute à la date convenue.
- Une facture est automatiquement gĂ©nĂ©rĂ©e suite Ă cet achat. Le service Finances/ComptabilitĂ© de l’entreprise y a directement accĂšs grĂące Ă une interface commune.
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Plusieurs outils permettent aujourd’hui de rĂ©pondre aux enjeux de chacune de ces Ă©tapes. Certains outils, plus complets, tels que les solutions Source-to-Pay ou bien Procure-to-Pay permettent de centraliser de nombreuses Ă©tapes du processus d’achat.
đ”đ»ââïžÂ Quelles sont les Ă©quipes d’une entreprise impliquĂ©es dans l’e-procurement ?
La principale Ă©quipe est Ă©videmment l’Ă©quipe Achats.
Ensuite, de nombreuses Ă©quipes peuvent ensuite ĂȘtre impliquĂ©es : par exemple le responsable informatique, pour choisir son prestataire freelance dans le cadre d’un besoin en compĂ©tences. Cela peut aussi ĂȘtre un responsable de projet au sein d’une industrie qui aurait besoin de matiĂšre premiĂšre.
Finalement, la derniĂšre Ă©quipe impliquĂ©e est l’Ă©quipe en charge des finances et de la comptablitĂ©. C’est eux qui sont en bout de chaine et doivent traiter l’intĂ©gralitĂ© des factures reçues.
Les avantages du e-procurement
Rares sont les entreprises aujourd’hui qui n’ont pas encore mis en place une stratĂ©gie de e-procurement. La digitalisation des entreprises depuis le dĂ©but du 21Ăšme siĂšcle n’a pas Ă©chappĂ© au dĂ©partement achats.
Les avantages du e-procurement sont nombreux pour les entreprises :Â
- Faire des Ă©conomies : Le digital pemet d’avoir une vue d’ensemble de ses achats et ainsi Ă©viter d’acheter trop. Par ailleurs, la digitalisation des achats permet aussi de rĂ©duire les coĂ»ts. En effet, un achat traditionnel nĂ©cĂ©ssite l’envoi d’un courrier, plusieurs aller-retours papier. Ă grande Ă©chelle, toutes ces petites dĂ©penses peuvent vite devenir consĂ©quentes.
- Gagner du temps : L’automatisation de toutes les Ă©tapes allant de la sĂ©lection du fournisseur, jusqu’Ă la facturation permet de faire gagner du temps Ă de nombreuses Ă©quipes au sein de votre entreprise.
- Ăviter les erreurs sur les commandes ou les contrats : Plus besoin de s’occuper Ă la main des bons de commandes et des contrats. La digitalisation de ceux-ci permet une standardisation qui permet Ă votre entreprise d’Ă©viter au maximum les erreurs humaines.
Les plateformes de freelances sont-elles les nouvelles solutions de e-procurement pour les achats de prestations intellectuelles ?
De nombreux acteurs historiques proposent des outils digitaux permettant de digitaliser ses achats. Cependant, avec l’Ă©mergence des plateformes pour freelances et le boom du recours aux prestations intellectuelles, de nouveaux acteurs sont en train de se faire une place sur le secteur des solutions e-procurement : les plateformes de freelances.
Le fonctionnement de ces plateformes permet aux entreprises d’accĂ©der Ă un catalogue de prestataires indĂ©pendants en quelques clics. La contractualisation, la facturation et le paiement sont souvent directement gĂ©rĂ©s au sein de la plateforme. Des notifications en temps rĂ©el sont envoyĂ©es Ă chaque partie prenante en fonction de l’avancĂ© du projet.
Des tarifs peuvent mĂȘme ĂȘtre nĂ©gociĂ©s entre la plateforme et les achats de l’entreprise cliente, en fonction de l’expertise recherchĂ©e.
Ces plateformes permettent donc de rationaliser ses achats et donc de basculer dĂ©finitivement dans l’Ăšre du e-procurement.
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