Le terme Procure-to-Pay représente un processus utilisé par le département Achats de nombreuses entreprises. Ce concept est largement répandu mondialement.
Afin d’évoquer ce processus, le terme de Purchase-to-Pay ou bien P2P peuvent aussi être utilisés. Ils ont la même signification que Procure-to-Pay. Attention cependant à ne pas le confondre avec le terme Source-to-Pay, que nous évoquerons plus tard dans cet article.
Définition : Qu'est-ce que le Procure-to-Pay ?
Comme évoqué lors de l’introduction, Procure-to-Pay désigne un processus Achats qui intègre toutes les étapes allant de la demande d’achat (procurement) jusqu’au paiement final du prestataire.
Le Procure-to-Pay englobe généralement 4 grandes étapes (création du bon de commande, l’approvisionnement, la facturation puis le paiement) que nous allons détaillés juste après 👇
Quelles sont les grandes étapes du processus Procure-to-Pay ?
- La demande d’achat : La création du bon de commande s’effectue à partir d’une liste réduite de fournisseurs avec qui les négociations tarifaires sont terminées.
- L’approvisionnement : Cette étape représente la réception de la marchandises ou bien la fin de la prestation (dans le cadre d’une prestation de service). C’est le moment de s’assurer que les biens ou le service reçu correspondent à vos attentes.
- La facturation : Votre fournisseur ou freelance émet une facture. Cette étape consiste donc à bien vérifier que les informations présentes sur votre facture correspondent avec celles du bon de commande initialement créé.
- Le paiement : Si toutes les informations de facturation sont en règles, vous pouvez procéder au paiement du fournisseur lors de cette étape.
Toutes les étapes listées ci-dessus représentent les étapes clés du processus Procure-to-Pay.
Afin de mettre en application ces étapes de manière concrète, il convient d’utiliser une solution digitale. De cette manière, toutes vos informations sont centralisées au sein d’un seul et même outil. La prise de décision est donc simplifiée.
Quelles sont les avantages de ces solutions ?
Les avantages des solutions de Procure-to-Pay sont nombreuses. Utilisés en complément d’une solution de Source-to-Pay, les outils de Procure-to-Pay permettent :
- Une automatisation du processus achats : Ce genre d’outils sont généralement des solutions digitales tout-en-un. Vous recevez donc des notifications lorsque chaque étape évolue. Vous n’avez plus à vous prendre la tête à essayer de retrouver où en était votre dernier bon de commande. Tout est automatisé et centralisé dans une seule et même interface.
- Un gain de temps : Ces solutions digitales permettent de gagner un temps précieux aux responsables Achats. Ils peuvent donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- + de visibilité et de contrôle de vos fournisseurs : Bénéficiez d’une vue d’ensemble sur l’intégralité de vos fournisseurs ainsi qu’un accès à un historique des échanges et achats effectués. De cette manière, vous pouvez facilement trier vos fournisseurs en fonction des critères de votre choix.
- Des prévisions sur vos achats de meilleures qualités : Les solutions de Procure-to-Pay digitales intègrent généralement une partie statistique / dashboard afin de suivre facilement l’avancé de chaque étape de votre commande. Ne vous cassez plus la tête à exporter des données et à croiser des fichier Excel pour récupérer les chiffres souhaités.
- Une amélioration de la collaboration entre les équipes : Ce genre d’outils permet de donner à tous le même niveau d’informations sur chaque commande, sans avoir à demander à un collègue l’information. La collaboration entre les différentes équipes du département Achats est donc largement simplifiée.
- Une uniformisation de tous les contrats passés avec vos fournisseurs : Il est important de pouvoir standardiser certains aspects de vos contrats au sein d’un grand groupe. Cela sera beaucoup plus simple à gérer d’un point de vue légal en cas de litige. Avec une solution de Procure-to-Pay, vos contrats sont générés automatiquement selon vos propres critères.
Quelles sont les différences avec le Source-to-Pay ?
La distinction entre les Solutions Source-to-Pay et Procure-to-Pay est souvent subtile, mais elle peut être résumée simplement : le processus Source-to-Pay intègre quelques étapes supplémentaires, telles que la recherche de prestataires, la formulation d’un appel d’offres (RFQ) et l’évaluation et la prise de décision concernant les fournisseurs à référencer. Ces trois étapes sont les premières dans le processus d’achats au sein d’une entreprise, suivies des étapes du processus Procure-to-Pay.
Les solutions Source-to-Pay peuvent être considérées, d’une certaine manière, comme plus complètes, car elles intègrent l’intégralité des étapes du parcours d’achats d’une entreprise. En revanche, les solutions Procure-to-Pay se limitent uniquement à certaines étapes mentionnées précédemment.
En ce qui concerne le déploiement, les solutions offrent une approche flexible adaptée aux besoins de chaque client. Les entreprises travaillent en étroite collaboration avec leurs clients pour comprendre leurs exigences spécifiques en matière de gestion de la relation client, de facturation, de comptabilité et de système d’information. Grâce à une solution basée sur le cloud et une expertise en e-commerce, elles aident les entreprises à optimiser leur chaîne d’approvisionnement, à intégrer les éditeurs et les PME, et à tirer parti des avantages du mode SaaS.
Enfin, les solutions incluent également la gestion de projet, la digitalisation des processus et la consultation pour aider les clients à piloter leur transformation digitale. En tant qu’intégrateurs de progiciels, elles fournissent des logiciels de gestion et des CRM pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, quelle que soit sa taille (TPE, PME, etc.) ou son secteur d’activité.
