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Comment créer une CVthèque interne pour son entreprise ?

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Vous êtes en train de structurer le département RH (Ressources Humaines) de votre entreprise afin de gagner en productivité ?🧐. Alors il y a fort à parier que vous souhaitiez mettre en place votre propre CVthèque interne (aussi appellée vivier de talents).

Dans cet article, nous allons vous aider à mettre en place votre projet de CVthèque interne en vous partageant les bonnes pratiques ainsi que les meilleurs outils du marché 🔥

Rappel : Qu’est-ce qu’une CVthèque ? 

Comme son nom l’indique, une CVthèque est une base de données répertoriant des CVs, ou de manière plus large, des profils de candidats intéressés à un moment donné par des offres de votre entreprise. La majorité des sites d’emploi mettre à disposition des CVthèques. Il faut ensuite payer un abonnement mensuel ou annuel pour y accéder et contacter des candidats. 

C’est à ce moment là que la CVthèque interne prend tout son sens ! Vous construisez votre propre CVthèque et vous n’êtes donc plus dépendant de vivier de talents externes. Attention, il faut tout de même avoir un certain volume de candidatures entrantes pour créer un vivier de talents pertinents.

Les avantages à développer sa CVthèque interne

En développant votre propre CVthèque, les avantages sont nombreux :

  • Gain de temps lors de vos futurs recrutements : n’attendez pas que les candidats viennent à vous. Vous disposez déjà d’un vivier de talents qui connait votre entreprise. Sollicitez-les candidats de votre CVthèque interne sans attendre qu’ils postulent à vos offres.
  • Gain d’argent : Réduisez progressivement vos coûts de sourcing à mesure que votre CVthèque interne grandit. 
  • Amélioration de votre marque employeur : en communiquant régulièrement avec les candidats de votre vivier de talents, vous diffusez vos valeurs et vous pouvez ainsi transmettre une bonne image de votre entreprise.

Cadrage du projet : Définissez précisément votre projet de CVthèque interne

Créer une CVthèque interne est un projet qui nécéssite un temps de refléxion avant de s’y lancer. En effet, la création d’une CVthèque implique souvent l’utilisation d’un outil externe. Comptez-vous faire développer cet outil de gestion de vivier de talents par une agence web ? Ou bien souhaitez-vous confiez ce projet au département IT de votre entreprise ?

Voici quelques questions à vous poser avant de lancer votre propre vivier de talents : 

  • Quels sont les types de profils que je veux répertorier au sein de ma CVthèque interne ? Ne mélangez pas tous types de profils au sein de votre CVthèque. Afin qu’elle soit pertinente et facile à utiliser, centrez son utilisation sur les profils que vous recrutez le plus souvent ou bien ceux étant le plus en tension sur le marché. Les informations que vous conserverez sur un développeur web ne sont pas les mêmes que pour un comptable. Certains champs doivent être personnalisés en fonction du métier cible.
  • Quel budget vais-je allouer à la création et la gestion de cette CVthèque ?  Impliquez vos N+1 ou N+2 lors de la mise en place de ce projet. Une CVthèque sans budget et à gérer sur un fichier Excel peut vite devenir un casse tête qui vous fait perdre du temps.
  • Quelle processus définir pour alimenter cette CVthèque ? (Manuellement, synchronisation automatique via des outils tiers…) : Réfléchissez au préalable à la manière dont vous souhaitez synchroniser / centraliser vos données RH. Utilisez-vous déjà un ATS ? Si oui, il faudra réfléchir à une intégration en chiffrant les coûts de développement associés.
  • Comment mettre à jour les profils des candidats en base ? Faut-il les conserver indéfiniment au sein de mon vivier ? Définissez par exemple des règles d’envoi de mails automatiques afin d’inciter vos candidats en base à mettre à jour leurs informations. Sinon supprimez-les après une certaine date. 
  • Quel type d’outil utiliser pour gérer ma CVthèque interne ? Découvrez toutes les réponses à cette question dans la partie suivante 👇

Les différents types d'outils pour créer sa CVthèque

- Le tableur (Excel ou Google Sheets)

La tableur est souvent la première solution à laquelle on pense pour créer sa CVthèque. Bien que simple à mettre en place et peu coûteux, de nombreuses limites vont rapidement apparaitre : 

  • Quid de la maintenance ? En passant d’un collaborateur à un autre, des données peuvent être perdues.
  • Quid de la performance ? Passer plusieurs milliers de lignes, le fichier Excel n’est pas aussi performant qu’une solution sur-mesure. Les filtres peuvent être longs à s’afficher.

- Le Drive en ligne

Une solution encore plus simple à mettre en place est de créer un Drive commun partagé au sein de votre équipe RH. Le but de ce drive est uniquement de stocker les CVs des candidats avec lesquels vous avez déjà échangé. 

Certains Drive tels que Google Drive permettent de recherche directement au sein des CVs grâce à la barre de recherche intégrée sur le Drive. De cette manière vous pouvez facilement rechercher en fonction de mot-clés. 

- Les outils SIRH de type ATS

Les outils de type ATS (Applicant Tracking System ou bien “système de suivi des candidatures” en français) sont souvent les plus adaptés à ce cas d’usage. 

Ces outils permettent de facilement centraliser et trier les candidatures que vous recevez sur chacune de vos offres d’emploi. Attention cependant, tous les outils SIRH de type ATS ne permettent pas de créer une CVthèque interne. 

Voici quelques outils ATS populaires pouvant vous aider : Taleez, Atsii, Flatchr, WeRecruit…

- Les plateformes de gestion de vivier de talents en marque blanche

Peu de plateformes sont aujourd’hui 100 % dédiées à la création ainsi qu’à la gestion d’un vivier de talents de type CVthèque. C’est par exemple le cas de Kicklox Platform, qui fonctionne en mode SaaS (Service As A Software) et met à disposition sa solution en marque blanche (adaptable à vos couleurs, logo…).

Les challenges liés à la gestion d'une CVthèque interne

La mise en place d’une CVthèque interne implique certains changements dans votre manière de travailler au quotidien. Il faudra définir un processus clair d’utilisation de la CVthèque et former l’ensemble des recruteurs de votre entreprise 👩‍🏫

Afin que votre CVthèque fonctionne, il faut qu’elle soit utilisée par l’ensemble de votre département RH. Cela implique un changement dans la manière de travailler. La mise en place de changement au sein d’une équipe est toujours un sujet sensible.

Un autre challenge à gérer est le maintien à jour des données de votre vivier de talents. Un candidat ayant postulé il y a plus d’un an possède des informations qui ne sont probablement plus à jour. Peut-être a-t-il changé de zone géographique entre temps ? Appris de nouvelles compétences ? Impossible de le savoir automatiquement… Pour cela il faut donc essayer de “nettoyer” votre CVthèque en supprimant les profils trop vieux, ou tout simplement en reprenant le contact avec certains profils afin de garder des informations à jour. Cependant, cela représente énormément de temps.

Attention tout de même à ne pas sur-solliciter votre vivier de talents en leurs envoyant des newsletter marketing toutes les semaines. Respecter les lois sur la protection des données mises en place avec la RGPD.

🔔  Dernier point important à mentionner ici, le développement d’une CVthèque interne est un projet à développer sur le long terme. Il ne faut pas s’attendre à révolutionner vos processus de recrutement en quelques mois. Un tel projet peut prendre de longs mois, ou années avant de montrer son plein potentiel. Il faut évidemment attendre que votre vivier de talents atteigne une taille critique pour profiter pleinement de tous ses avantages.

🔎  Faites-vous accompagner par Kicklox pour le déploiement de votre propre CVthèque interne en marque blanche.

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