La rédaction d’un appel d’offres est une étape clé pour toute entreprise cherchant à collaborer avec des prestataires externes.
Dans cet article de nous verrons les différents types d’appel d’offres puis voir comment la rédiger.
L'appel d'offre : Qu'est-ce que c'est ?
Définition :
Un appel d’offre est une procédure par laquelle un acheteur demande à des offreurs de lui faire une proposition commerciale en réponse à un cahier des charges.
Cette pratique est présente aussi bien dans le secteur public que privé. Cependant, dans le secteur public, l’appel d’offre est plus réglementé que dans le privé. En effet, un certain formalisme doit être respecté. De plus, certains appels d’offres doivent être publiquement accessibles à toutes les entreprises s’ils dépassent un certain montant.
Les différents types d'appels d'offres
- La procédure d’appel d’offres négociée sans mise en concurrence :
Cette situation se met en place soit lorsqu’une seule entreprise est capable de répondre au cahier des charges, mais aussi lors de l’accélération de la procédure.
- La procédure d’appel d’offre adaptée :
Cette situation existe lorsqu’un acheteur souhaite effectuer un achat inférieur au montant énoncé, dans ce cas-là, il peut choisir et changer librement les modalités de la procédure.
- La procédure d’appel d’offre formalisée :
Ce type de procédure est utilisé lorsque la valeur estimée est supérieure ou égale au montant énoncé précédemment, dans ce cas-là, nous utilisons ce type de procédure.
Les enjeux et bénéfices pour les entreprises
Participer à un appel d’offres représente un défi stratégique, mais offre des opportunités significatives pour les entreprises. Elles peuvent gagner en visibilité, renforcer leur compétitivité et accéder à des contrats pérennes.
Voici une liste des enjeux et bénéfices de l’appel d’offres pour les entreprises :
Clarté des besoins et attentes :
Un appel d’offres bien rédigé permet de clarifier les besoins de l’entreprise, en détaillant les exigences techniques, les délais et les critères de performance.
Sélection transparente des prestataires :
Il assure un processus de sélection équitable et transparent en permettant aux entreprises de comparer les propositions sur la base de critères objectifs.
Concurrence saine et meilleure offre :
Un appel d’offres incite à la concurrence entre les prestataires, ce qui peut conduire à des offres plus compétitives en termes de prix et de qualité.
Conformité légale :
Pour certaines entreprises ou administrations, la rédaction d’un appel d’offres est une obligation légale afin de garantir la conformité avec les normes de marché.
Précision contractuelle :
Il permet de définir clairement les clause d’un contrat et d’éviter les malentendus futurs. Les obligations, les responsabilités et les conditions sont spécifiées dès le début, ce qui facilite la gestion du projet.
Nous avons identifié pour vous les bonnes pratiques dans le cadre de projets d’achats de prestations intellectuelles pour la rédaction d’appel d’offre 👇
Comment bien rédiger un appel d'offre ?
Voici toutes les informations à mentionner dans votre appel d’offres :
L'intitulé du poste
L’intitulé du poste est en fait une qualification professionnelle qui permet de résumer en quelques mots une offre (secteur d’activité et degré de responsabilité par exemple). Il est donc important de bien le rédiger, car c’est ce qui permet à la partie adverse de choisir une offre, et de se retrouver dans ces termes.
Lorsqu’un prestataire répond à l’appel d’offre, il montre à l’entreprise qu’il est apte à ce poste ; et cela lui permet de filtrer plus facilement ses candidatures.
Les compétences nécessaires pour la mission / le projet
Ce critère permet d’énoncer les compétences. Il est donc nécessaire de ne pas faire une liste exhaustive, mais concise, pour permettre au soumissionnaire de savoir s’il correspond à la demande du commanditaire.
Dans cette catégorie, il est important de parler aussi bien des compétences acquises durant une formation, que durant une expérience professionnelle. Il est également important d’aborder les qualités humaines, car cela permet de rendre le projet plus humain.
Le type de contrat & le type de prestataire
Lors de la rédaction d’un appel d’offre, il est essentiel de mentionner le type de contrat, car commanditaire et fournisseur ne cherche pas forcément que des contrats sur le long terme. Si nous prenons l’exemple d’une freelance, sa méthode de travail consiste en prestation, de plus ou moins long terme, et donc ne cherche pas de CDI.
Il est également préférable de mentionner le type d’entreprise (indépendants, freelance, agence, ESN, société de conseil, société de sous-traitance…) que vous souhaitez, car cela permet de réduire le champ des candidatures, et donc faciliter la recherche. Mais aussi, à l’autre partie de ne pas postuler pour une offre qui ne correspond pas à sa recherche.
L'expérience souhaitée
Suivant les missions ou les postes demandés, le niveau d’expérience. Il faut donc le préciser afin de faciliter l’échange entre les deux parties pour éviter une perte de temps lors d’une conversation.
Une description détaillée du projet
Lors de la rédaction d’un appel d’offre, il ne faut pas oublier de détailler les missions demandées dans cette offre.
Il faut donc rédiger soigneusement les attentes pour que le fournisseur soit au courant de la demande. Il ne faut pas non plus faire une surcharge d’information cela pourrait entrainer des incompréhensions et un manque de visibilité ce qui pourrait jouer dans la défaveur du demandeur.
La définition du secteur d'activité
Contrairement à une offre d’emploi, il est primordial d’identifier le secteur d’activité du demandeur. En effet, même si des missions similaires sont disponibles dans différents secteurs, il n’empêche qu’elles sont malgré tout différentes selon leur secteur d’activité.
Une entreprise recherchant un prestataire dans le secteur de l’ingénierie n’aura pas les mêmes attentes qu’un prestataire recherchant une mission dans la data.
Les objectifs du projet/livrable
Lors du lancement d’un appel d’offre, il y a souvent des objectifs très précis et mesurables qui doivent être atteints. Il faut donc les mentionner de manière très précise afin de montrer aux prestatires vos attentes.
Les critères de sélection des prestataires
Dans l’appel d’offre, on peut mettre un barème afin de définir les catégories par ordre d’importance afin de sélectionner au mieux les prestataires qui travailleront sur le projet. Cela permet aux répondants de l’appel d’offre de mieux préparer leur réponse à votre appel d’offre.
Dans le cadre des appels d’offres spécifiquement à destination de freelances, l’entreprise va demander une certaine expérience, sa tarification, ses compétences, mais aussi s’il est disponible maintenant, ou encore sa mobilité. Il est donc important de le notifier tout en expliquant les critères ayant le plus d’importance à vos yeux.
Pour un appel d’offre réussi, il est important d’utiliser toutes ces conditions :
- L’intitulé du poste
- Les compétences nécessaires pour la mission
- Le type de contrat & le type d’entreprise
- L’expérience souhaitée
- Une description détaillée
- La définition du secteur d’activité
- Les objectifs du projet/livrable
- Les critères de sélection des prestataires
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