Que vous soyez à la tête d’une startup ou d’un grand groupe, l’organigramme d’entreprise est un outil essentiel au développement de votre organisation. Il y est très utile même si vous avez adopté un mode d’organisation collectif ou participatif. Qu’est-ce qu’au juste un organigramme d’entreprise ? Comment faut-il procéder pour en faire un ? Quels sont ses nombreux avantages ? Et pour finir, comment permet-il d’optimiser vos recrutements ?
Qu’est-ce que l’organigramme d’une entreprise ?
Un organigramme d’entreprise est une représentation graphique à un moment T de la structure organisationnelle et fonctionnelle d’une entreprise. Il permet de comprendre le rôle de chaque personne, les liens entre les collaborateurs, entre les différents services, les hiérarchies, etc. Il peut donner les coordonnées des employés, afficher leurs photos, etc. Outil informatif et organisationnel, il est d’une grande utilité pour les ressources humaines, mais aussi pour les salariés et les intervenants extérieurs.
Il faut noter que les entreprises ne sont pas obligées d’en avoir un, mais son existence et son utilisation sont recommandées.
Les différents types d’organigrammes d'entreprise
Selon la structure et les besoins de chaque société, il existe plusieurs types d’organigrammes
Pour les entreprises à structures hiérarchisées
L’organigramme d’entreprise hiérarchique
Il est adapté aux organisations présentant une structure classique : plusieurs départements ont à leur tête un directeur, et à leur sommet un PDG chapeaute le tout. Il est habituellement en forme de pyramide avec une lecture de bas en haut. Les salariés ayant le plus de responsabilités sont situés en haut du graphique. Les organigrammes en arbre ou repliés en sont des variantes.
Pour les entreprises à structures collaboratives, à gestion collégiale
L’organigramme d’entreprise circulaire
Organisée autour d’un noyau central, sa structure estompe les hiérarchies et favorise l’intégration entre les branches. Ici, tous les employés peuvent devenir leader au sein de leur département.
L’organigramme d’entreprise en trèfle
Il reprend le principe du schéma précédent, mais se structure autour des fonctions (production, vente, gestion, etc.) ou parfois des valeurs de l’entreprise (communication, collaboration, etc.). Tous les employés sont égaux, quel que soit leur fonction ou leur poste. Les responsabilités sont partagées.
Comment faire un organigramme d’entreprise ?
Créer un organigramme d’entreprise nécessite un travail de réflexion en amont. Car pour qu’il soit efficace, il doit être simple, facile à comprendre et à utiliser.
Voici des exemples de questions que vous pouvez vous poser avant de vous y atteler :
Répond-il à un besoin précis ? Englobera-t-il toute l’entreprise ou seulement un ou plusieurs de ses départements ? Pour plus de lisibilité, devez-vous réaliser un organigramme général simplifié qui sera complété de plusieurs autres plus détaillés par services ? Qui va s’en occuper ? Sera-t-il diffusé uniquement en interne ou également en externe ? Comment va-t-il être mis à jour ? etc.
Désigner le créateur de l’organigramme
Idéalement, il a de l’ancienneté dans l’entreprise pour en comprendre les rouages et a des compétences graphiques.
Faire l’inventaire des postes et des fonctions
Il faut identifier le rôle et les fonctions de chaque collaborateur. Attention, l’organigramme doit aussi prendre en compte les prestataires extérieurs quand l’entreprise externalise de nombreuses tâches.
Établir les liens et hiérarchies existants entre les postes
Qui décide ? Qui dirige tel département, telle personne ? etc.
Toutes ces données seront collectées dans les différents services.
Représenter le graphique
Après avoir choisi le modèle d’organigramme adapté, il faut passer à sa réalisation. Pour cela, il est possible de s’appuyer sur des outils simples comme Microsoft Excel, PowerPoint, Canva, etc. Mais il existe aussi désormais de nombreux logiciels de création en ligne plus spécifiques. Ils vont vous permettre de gagner du temps et peuvent notamment gérer plus facilement les mises à jour qui peuvent même être automatisées.
Faire valider aux équipes
Avant de finaliser l’organigramme, il est bon de le faire valider par l’ensemble des collaborateurs.
Les principaux avantages d’un organigramme d'entreprise
Bien réalisé et utilisé correctement, l’organigramme est un support précieux pour les entreprises. Voici ce qu’il peut leur apporter :
Une meilleure communication interne et externe
Il apporte une vision synthétique du fonctionnement de l’entreprise. En un coup d’œil, salariés, nouveaux entrants, mais aussi intervenants externes savent vers qui se tourner pour répondre à une question ou résoudre un problème. Il permet de gagner du temps. Visible sur le web et les différents supports de communication, un organigramme d’entreprise bien organisé et offrant une belle diversité de profils rassure clients et partenaires.
Un outil d’analyse
L’organigramme permet d’y voir plus clair sur la répartition des responsabilités et des tâches au sein de l’entreprise. Des doublons, des salariés dépendants de deux responsables aux objectifs divergents, etc. Tous ces dysfonctionnements sont mis au jour et une organisation optimale peut être instaurée.
Une gestion de projets améliorée
Il facilite la collaboration et le travail transversal. Un chef de projet pourra mieux comprendre comment les équipes sont réparties, dédier les missions aux bons salariés puis en suivre l’avancement. Il simplifie l’affectation des ressources.
Un levier de croissance
Un bon organigramme permet aux managers de voir les tâches en cours, leurs affectations, et de se projeter dans le développement de nouvelles stratégies et projets. Il éclaire sur les possibilités d’évolution.
Comment un organigramme d’entreprise peut-il optimiser les RH ?
L’organigramme est un outil indispensable aux RH. Grâce à son explication claire de l’organisation de l’entreprise, il permet aux salariés de comprendre la stratégie et la structure de l’entreprise et leur rôle dans la réalisation d’objectifs communs.
Il facilite également l’intégration de nouveaux collaborateurs. Pour cela, il est conseillé de leur remettre lors de l’onboarding.
Mais l’organigramme offre encore bien davantage.
Anticiper ses recrutements
Bien informé et actualisé, il offre aux managers et aux RH la possibilité de mieux gérer leurs talents et de préparer les futurs besoins de l’entreprise en personnel. Pour cela, il faut qu’il soit idéalement associé à une cartographie des compétences et à une pyramide des âges. La première montre les hard skills et soft skills de chaque collaborateur. La seconde permet de détecter les futurs départs en retraite. Réunis, ses trois outils donnent une vision claire des futurs recrutements nécessaires liés à des départs ou à un accroissement de l’activité. Il rend possible ainsi sur moyen et long terme l’anticipation des transferts de compétences, des mobilités internes et des offres de formations à certains salariés. Sur des délais plus courts, il indique le besoin de mettre en route des recrutements temporaires via des freelances.
Intégrer une stratégie GEPP
À travers tous ses usages, l’organigramme est un support de la stratégie GEPP (Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) qui est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, mais recommandée pour toutes les autres. Dans un contexte de changement rapide des métiers et de guerre des talents, il participe au soutien de la compétitivité des organisations.
L’organigramme, ou cartographie des métiers est très utile dans le quotidien d’une entreprise. Mais pour révéler tout son potentiel, il doit être combiné à une cartographie dynamique des compétences. Ensemble, ils vont travailler à rendre l’expérience collaborateur plus fluide et seront le terreau de la productivité et de la croissance de l’organisation.
