Aujourd’hui, nous avons décidé de nous intéresser aux achats de prestations intellectuelles. Plus précisément, nous allons vous fournir quelques conseils pour vous assurer de sélectionner les meilleurs prestataires.
Qu'est-ce que l'achat de prestations intellectuelles ?
Définition de l'achat de prestations intellectuelles
Par définition, une prestation intellectuelle est immatérielle et nécessite un haut niveau de connaissance et d’expertise dans un domaine précis. C’est donc une prestation de service hautement qualifiée que le prestataire fournit à l’entreprise acheteuse. Cette prestation se matérialise généralement par la production de livrables de la part du fournisseur.
Si vous êtes acheteur, vous vous êtes probablement déjà posé la question suivante : “Comment vais-je sélectionner le meilleur fournisseur ?”. C’est pour vous aider à répondre à cette question que nous avons rédigé cet article.
Cas concrets de prestations intellectuelles
Ces prestations sont souvent fournies par des consultants, des experts, ou des freelances, et couvrent une variété de domaines tels que le conseil en management, la recherche et développement, le design, la rédaction, le marketing, l’informatique, et bien d’autres.
Voici quelques exemples concrets pour mieux comprendre :
- Consulting en management : Une entreprise peut faire appel à des consultants externes pour obtenir des conseils stratégiques, améliorer ses processus opérationnels, ou gérer le changement organisationnel.
- Services de R&D : Lorsqu’une entreprise souhaite innover, elle peut externaliser une partie de ses activités de recherche et développement à des laboratoires ou des experts spécialisés dans un domaine précis.
- Design et création : Pour la conception d’un logo, la création d’une campagne publicitaire, ou le développement d’un produit, une entreprise peut acheter des prestations de designers ou de créatifs.
- Rédaction et traduction : Les entreprises peuvent externaliser la création de contenu, la rédaction technique, ou la traduction de documents à des professionnels qualifiés.
- Informatique : Cela inclut des services comme le développement de logiciels, la maintenance de systèmes informatiques, ou la cybersécurité, fournis par des experts IT.
Réussir son achat de prestations intellectuelles
Pour réussir l’achat de prestations intellectuelles, il est essentiel de suivre un processus structuré qui garantit l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et la protection de ses intérêts afin d’éviter tout risque lié à la sous-traitance de ces prestations.
Étape 1 : Définition précise du besoin
Avant de débuter les démarches, déterminez clairement les objectifs et les exigences spécifiques du projet. Cela implique de rédiger un cahier des charges détaillé qui spécifie les livrables attendus, les compétences requises, les délais de réalisation ainsi que les coûts de cette prestation.
Une bonne définition du besoin permet d’éviter les malentendus et facilite la sélection du prestataire le plus adapté.
Étape 2 : Sélection rigoureuse des fournisseurs
Procédez à une évaluation minutieuse des fournisseurs potentiels. Cette évaluation peut inclure l’analyse de leurs références, la qualité de leurs précédentes réalisations et leur expertise dans le domaine concerné.
Organisez des rencontres ou des appels pour discuter de leurs méthodes de travail et pour évaluer leur compréhension de vos besoins.
Étape 3 : Négociation du contrat
Une fois le prestataire choisi, la négociation du contrat est une étape décisive. Assurez-vous que le contrat stipule clairement les termes de la propriété intellectuelle, les obligations de chacune des parties, les pénalités en cas de non-respect des délais ou de la qualité, et les conditions de paiement.
Il est souvent recommandé de faire appel à un juriste pour s’assurer que le contrat protège vos intérêts.
Étape 4 : Suivi et évaluation de la prestation
Après la signature du contrat, le suivi régulier de l’avancement des travaux est nécessaire. Mettez en place des points d’étape réguliers avec le prestataire pour s’assurer que tout se déroule comme prévu.
À la fin du projet, réalisez une évaluation finale pour vérifier que les résultats correspondent aux attentes et tirez des leçons pour les futurs achats de services similaires.
Réussir le choix de son fournisseur
Référencer un prestataire ayant un intérêt pour une grande partie de vos collaborateurs
Lors du choix d’un fournisseur, il faut évidemment prendre en compte le nombre de vos collaborateurs qui pourraient être intéressés par ce fournisseur. Essayez de rationaliser votre stratégie d’achats, si tout un département pourrait bénéficier d’un même fournisseur, c’est une excellente nouvelle.
À l’inverse, si seulement 2 personnes d’une même équipe souhaite collaborer avec un fournisseur spécifique, est-ce vraiment pertinent d’enclencher un processus de référencement ?
Faire valider le prestataire par les “métiers”
Ce point est très complémentaire avec le premier point, mais il est d’autant plus important. Il est inutile d’imposer un fournisseur à vos collaborateurs. Ce sont eux qui seront amenés à travailler directement avec le fournisseur de prestation intellectuelle au quotidien. Le processus de référencement d’un nouveau fournisseur doit se faire avec le service achats ainsi que les “métiers” qui seront amenés à collaborer avec ce fournisseur.
Le choix du fournisseur ne peut donc être unilatéral. Cette décision doit résulter d’un accord entre les métiers et les achats. N’hésitez donc pas à impliquer très tôt les managers “métiers” dans le processus de sélection des fournisseurs.
La question de la propriété intellectuelle
La question de la propriété intellectuelle est très importante lors du choix d’un fournisseur de prestations intellectuelles. En effet, lorsque vous recrutez un salarié, tout ce qu’il va produire dans le cadre de son emploi (études, recherche, code informatique…) appartiendra à votre entreprise. Cependant, cela n’est pas tout le temps le cas quand vous travaillez avec des indépendants.
Lors du choix de votre fournisseur, posez-vous bien la question de savoir si le travail fourni par le prestataire vous appartiendra réellement ? Pourrez-vous encore utiliser les résultats de son travail dans 5 ans ? etc. Toutes ces questions sont à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur.
Faire un choix entre obligation de moyens et obligation de résultats
Avant d’entrer dans le détail, rappelons la définition de l’obligation de moyen ainsi que l’obligation de résultats.
Obligation de moyens : Le fournisseur doit mettre tous les moyens à sa disposition pour réussir la mission qui lui est confiée. L’entreprise ne peut porter réclamation que si elle arrive à prouver que son fournisseur n’a pas utilisé tous les moyens possibles pour arriver au résultat espéré.
Obligation de résultats : L’entreprise et le fournisseur se mettent d’accord sur un objectif à atteindre à l’issue de la mission. Ce dernier prend généralement la forme d’un livrable à transmettre avant la fin de la mission. Si le fournisseur n’a pas été capable de fournir ce livrable, sa responsabilité est engagée.
Certains fournisseurs ne fonctionnent qu’en obligation de moyens, par exemple. À l’inverse certaines entreprises peuvent rechercher uniquement des fournisseurs travaillant en “obligation de résultats”. Lors du choix d’un nouveau prestataire, il faut donc choisir intelligemment en pesant le pour et le contre de tous les critères cités ci-dessus.
Le cas des plateformes de freelances
Lorsque l’on parle d’achat de prestations intellectuelles, il est difficile de ne pas mentionner les plateformes de freelances. Ces dernières sont devenues des acteurs inévitables dans la stratégie de rationalisation des achats au sein d’un grand groupe.
L’avantage de ces plateformes est simple, référencez un fournisseur, puis collaborez avec tous les prestataires inscrits sur la plateforme.
Ces dernières années, de nombreuses plateformes de freelances ont émergé. Plateformes généralistes, jobboards, plateformes spécialisées (Design, Marketing, Développement, Ingénierie..), il y en a pour tous les goûts !
