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Vendor Management System : Tout ce qu’il faut savoir en 2021

Avant de commencer, consultez notre contenu "Vidéo – Kicklox Platform : Présentation complète des fonctionnalités"
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Vidéo – Kicklox Platform : Présentation complète des fonctionnalités
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Avec l’essor du digital, le recours à de l’achat de prestations intellectuelles a beaucoup augmenté ces dernières années. Que ce soit pour du conseil en comptabilité, en développement web, en informatique, les entreprises n’hésitent plus à externaliser la main d’oeuvre dans une logique de flexibilité.

Cette main d’oeuvre peut être variée : interimaires, freelances, consultants travaillant pour le compte d’une société de conseil.  Cela peut vite devenir un véritable casse-tête pour les responsables Achats à gérer. 

Les plateformes de types Vendor Management System apportent donc une aide précieuse dans la gestion de toutes ces ressources. 

 

Définition : qu’est-ce qu’un Vendor Management System ?

Complémentaire des outils d’achats plus tarditionnels et souvent très généralistes, les VMS (Vendor Management System) permettent de gérer de bout-en-bout la relation avec des prestataires de services. Cela va donc de la solicitation des partenaires, jusqu’au paiement final, en passant par le choix des partenaires avec évaluation des devis, etc.

Un VMS est donc un outil beaucoup plus spécialisé qu’une solution classique de e-procurement.

 

 Quelles sont les principales fonctionnalités d’un Vendor Management System ?

Les Vendor Management Systems possèdent généralement un large éventail de fonctionnalités. Celles que nous évoqueront ci-dessous comptent parmi les plus populaires.

 

– Onboarding des ressources sur votre VMS

Afin de gagner du temps, vous devez inviter tous vos prestataires de services à utiliser votre outil VMS. Pour cela, il devront créer un compte sur votre plateforme, remplir leur informations, etc. Cela leur permettra ensuite de répondre à vos besoins et de vous envoyer des devis. 

Le fait que vos fournisseurs puissent s’onboarder d’eux même vous fera gagner un temps précieux, plutôt que de tous les ajouter à la main un par un !

 

– Publication d’appel d’offres / besoins

Votre VMS devrait vous permettre d’accéder à un formulaire de création de besoin. Lorsque celui-ci est envoyée, vos fournisseurs sont automatiquement notifiés. Certains VMS comme Kicklox Platform, permettent de notifier uniquement les fournisseurs matchant le plus avec votre appel d’offres.

 

– Matching / recommandations des ressources les plus pertinentes

Lorsque votre besoin est publié, n’attendez plus et accédez directement à la liste des prestataires matchés. Grâce à un algorithme de matching, cette liste vous donnera une vue rapide des meilleurs prestataires pour un besoin donnée, que ce soit en terme de tarif, de compétences ou de disponibilité par exemple.

 

– Gestion des devis reçus avec système de validation

Une fois votre offre publiée, vous commencerez à recevoir des devis. Les VMS permettent de facilement trier ces devis, demander des modifications ou même d’échanger avec le prestataire au sein d’une messagerie intégrée.

 

– Système de notation interne pour évaluer les prestataires de service

Lorsque la prestation est terminée, vous pouvez généralement évaluer le prestataire avec une note et un commentaire. Cet avis est uniquement affiché en interne et peut servir d’historique pour vos autre collaborateurs.

 

– Gestion des contrats avec système de paiement intégré

Certains VMS permettent de générer automatiquement, selon des modèles pré-définis, les factures et contrats de vos différents prestataires.  Ces documents sont donc faciles d’accès pour tous vos collaborateurs, que ce soit au sein de votre équipe Achats, ou pour d’autres services intéressés par ces docuements. Par exemple, la direction des ressources humaines ou bien la direction opérationnelle pourrait aussi avoir besoin de ces docuements. Le VMS sert donc d’outil central au sein de votre entreprise.

Autre point important, certains VMS possède un système de paiement intégré permettant de régler automatiquement chaque prestataire lorsque sa mission est validée. 

 

VMS dans le cloud (SaaS) ou bien VMS hébergé en interne ?

Vous êtes maintenant convaincu de l’intérêt de mettre en place un outil de type VMS au sein de votre entreprise ?  Il ne vous reste donc plus qu’un seul choix à faire : choisir l’entreprise qui vous développera cette solution.

Vous remarquerez que 2 grandes possibilités existent sur le marché :

  • Les plateformes VMS SaaS (Software as a Service) : C’est la formule la plus répandue sur le marché de nos jours. La solution est hébergée sur les serveurs de l’éditeur de la solution. Le déploiement est rapide pour vous et ne nécéssite pas l’aide de votre service IT. Il suffit d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour accéder à la plateforme depuis n’importe quel périphérique. L’abonnement est généralement mensuel et varie en fonction des licences utilisateurs nécéssaires.
  • Les plateformes VMS interne : La solution doit être hébergé sur vos propres serveurs et nécéssite donc l’aide de votre service informatique. Le prix est souvent un coût fixe à l’entrée. Cependant, contrairement à la solution SaaS, vous ne receverez pas de mises à jour ou d’améliorations régulières de la solution.

Chacune des ces plateformes possèdent ses avantages et inconvénients. À vous de faire le meilleur choix pour votre entreprise🕵🏻‍♂️

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