Qu'est-ce que le Vendor Management ?
Le terme “Vendor Management” vient de l’anglais. Il peut se traduire en français par “Gestion des fournisseurs“. Cet anglissisme est principalement utilisé au sein des départements Achats des entreprises.
De nombreux outils IT permettent aux responsables d’acheter des services et de gérer les fournisseurs dans le cadre de l’emploi. Ces outils, appelés Vendor Management Systems, sont couramment utilisés dans les entreprises françaises. De nouveaux métiers autour de la gestion des fournisseurs et de l’IT ont récemment émergé, comme celui de IT Vendor Manager. Ce responsable, spécialiste IT avec des compétences en gestion de projets, gère l’achat de services intellectuels IT.
Les avantages à mettre en place une stratégie de gestion des fournisseurs via un Vendor Management System
Améliorez la relation avec vos fournisseurs
Il n’est jamais facile de gérer des relations avec une multitude de fournisseurs, notamment dans un grand groupe. Cependant, une bonne relation avec l’ensemble de vos fournisseurs est la clé de la réussite de vos achats. En rassemblant au même endroit les informations de vos fournisseurs (CRM, VMS…), vous simplifiez ce processus et prenez des décisions plus rapidement. Utiliser un VMS permet de centraliser les informations et d’améliorer les compétences décisionnelles de vos équipes.
Une sélection plus rapide du fournisseur le plus adéquat
La gestion de ses fournisseurs implique de solliciter un panel de prestataires préalablement identifié, généralement via un appel d’offres. Le choix du meilleur prestataire peut ensuite prendre du temps en se basant sur de nombreux critères.
Définir une stratégie précise concernant la sélection des fournisseurs vous fera gagner un temps précieux. Le vendor manager va principalement utiliser les VMS (Vendor Management Systems) car ils possèdent souvent des fonctionnalités qui lui sont indispensables. Par exemple, il y a des algorithmes de matching permettant de “shortlister” les meilleurs fournisseurs pour chaque besoin.
Rationalisez vos achats & négociez de meilleurs tarifs
Ne pas avoir réfléchi à une stratégie claire en matière d’achats, vous fera commander auprès de nombreux fournisseurs, complexifiant ainsi la gestion des relations avec chacun sur le long terme.
La rationalisation de vos achats vous permettra de limiter votre nombre de fournisseurs référencés tout en essayant au maximum de négocier les coûts les plus bas possible.
Il est bien évidemment plus simple de négocier des tarifs avec des fournisseurs présents depuis de nombreuses années au sein de votre entreprise et avec qui la relation est cordiale.
Améliorez la gestion de vos contrats
Chaque contrat avec chaque fournisseur peut être très différent, cependant, en tant que responsable Achats, cela n’est clairement pas dans votre intérêt…
Lorsque vous vous penchez sur votre stratégie de gestion des fournisseurs, il faudra à tout prix définir des conditions contractuelles uniques à appliquer sur l’ensemble de vos achats. Cela facilitera grandement la gestion des litiges.
N’hésitez pas à aussi mettre en place un modèle type de contrat afin d’uniformiser aussi l’affichage visuel de chaque contrat. De cette manière, il sera plus simple de retrouver des informations dans vos contrats.
Quel est le processus classique de gestion des fournisseurs ?
Lorsque que l’on définit sa stratégie de gestion des fournisseurs, il faut penser à toutes les étapes présente lors d’un achat. Voici les grandes étapes que nous avons identifiées :
- Le sourcing des fournisseurs
- La sélection des fournisseurs
- La négociation sur le contrat
- L’onboarding du fournisseur (si besoin de le référencer)
- Le suivi de la performance de l’achat
- L’évaluation du risque lié à l’achat
- Le paiement final
Pour plus d’informations sur ces différentes étapes, consultez notre article sur les outils de type Vendor Management System. Nous détaillons les grandes fonctionnalités de ces outils ainsi que les étapes mentionnées ci-dessus.
Les entreprises ont intérêt à mettre en place une stratégie de gestion des fournisseurs (Vendor Management) pour s’assurer que les relations qu’ils entretiennent avec leurs fournisseurs soient à la hauteur de leurs attentes.
Cette stratégie peut aussi permettre d’identifier les fournisseurs stratégiques/clefs afin de se concentrer sur ces derniers et ainsi optimiser le temps passé. Attention tout de même, à ne pas devenir trop dépendant d’un seul et même fournisseur.
Un outil de VMS vous permettrait d’identifier tous ces points 💪
