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Staffing sur Excel : 1 modèle au format XLS + 6 conseils & alternatives

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Si vous travaillez au sein d’une société de conseil ou en tant que Business Manager, cet article devrait vous intéresser 💡

Comment améliorer le staffing de ses projets grâce à un simple fichier excel bien structuré ? 🧐

Sachez que c’est évidemment possible mais que cela ne représente pas la solution optimale. Quand vous commencez à avoir beaucoup de volume (nombreux projets et consultants), il est plus simple d’opter pour une solution 100 % dédiée au staffing de projets.

Modèle de fichier de staffing au format Excel (.xlsx) à télécharger gratuitement

Ce tableur répondra à vos principaux enjeux de matching. Voici les différents onglets qui le composent : 

  • Liste des consultants : Intégrez dans cet onglet toutes les informations de vos ressources (compétences, disponibilité…).
  • Liste des projets :  Intégrez dans cet onglet toutes les informations sur vos projets à staffer (expérience requise, expertise requise, nom du projet…).
  • Matching / Staffing : C’est dans cet onglet que la magie opère. Sélectionnez à partir du menu déroulant l’une de vos offres, puis consultez en dessous la liste de vos consultants les plus pertinents pour ce projet. 
  • Liste données : Liste des données statiques utilisées par les différents onglets. À personnaliser si besoin.
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Attention, afin de manipuler ce document, il faudra cliquer sur “Fichier” puis “Créer une copie” afin de pouvoir le modifier sur votre propre compte Google.

Découvrez tous nos conseils pour optimiser vos processus de staffing

Que vous utilisiez Excel ou non, certaines bonnes pratiques sont à mettre en place dans tous les cas afin de staffer au mieux vos projets. Voici nos meilleures astuces 👇

Effectuez un référentiel de compétences de l'ensemble de vos consultants

Avant de se lancer dans la création d’un fichier Excel ou bien la mise en place d’un outil facilitant le staffing de vos projets, soyez-sur de posséder un référentiel de compétences complet de tous vos consultants. 

Aucun outil ne remplacera le fait de bien connaitre les forces et faiblesses de chacun de vos consultants. Faites-donc en sorte de documenter toutes ces informations quelquepart afin de pouvoir, à terme, les intégrer à votre outil de staffing.

Détaillez les besoins/projets de vos clients au maximum

De la même manière que pour vos consultants, vous devez possédez le maximum d’informations sur l’ensemble de vos projets clients !

Dans quel but ? L’objectif est ici de réussir à faire “matcher” vos consultants avec vos projets ouverts. 

Afin de pouvoir ré-utiliser au mieux les informations que vous collecterez, celles-ci doivent être enregistrées de manière structurées. Ne vous contentez pas d’un énorme bloc de texte contenant toutes les informations en vrac.

Assurez-vous de maintenir à jour les disponibilités de l'ensemble de vos ressources

Connaitre sur le bout des doigts vos consultants est une chose, mais être au courant de la disponibilité de chacun quotidiennement en est une autre.

Les disponibilités peuvent vite évoluer (fin de mission chez le client, prise de congé, gestion des intercontrats…), surtout quand le nombre de consultants que vous gérez est importants. 

Faites donc en sorte d’avoir un document permettant, à tout instant, d’accéder à la disponibilité de vos consultants.

Testez un algorithme de matching pour gagner du temps

Vous avez récupéré de manière structuré toutes les informations que nous avons évoquées ci-dessus ? Il ne vous reste plus qu’à les connecter à un algorithme de matching 🤯

Qu’est-ce qu’un algorithme de matching ? Un algorithme de matching est un programme prenant différentes données d’entrées (profils de vos consultants & projets de vos clients) et permettant, à partir de ces données, de ressortir une liste de candidats “matchés” sur chaque projet. 

Chaque candidat matché possède un score de matching, généralement en %. Plus le pourcentage est élevé, plus le candidat est pertinent pour le projet.

Certaines plateformes comme Kicklox mettent en place un algorithme de matching afin de faciliter la shortlist de candidat.

Utilisez un outil (autre qu'Excel) dédié à la gestion de vos ressources

Certains outils en ligne sont dédiés au staffing de projet. À partir de quel moment privilégier un outil tout-en-un plutôt qu’un fichier Excel ?

👉 C’est principalement le volume d’activité qui vous aidera à prendre cette décision. Généralement, si vous avez au maximum une dizaine de projet ainsi que moins de 100 consultants : vous pouvez vous en sortir sur un fichier Excel bien organisé.

Aujourd’hui, de nombreux outils en mode SaaS permettent de gérer son staffing clé-en-main 👌

Centralisez toutes vos données au même endroit

Le dernier point est l’un des plus importants en matière de prise de décision. Ne multipliez pas les outils et les différents fichiers Excel. 

Afin de prendre une décision, vous serez obligé de regrouper toutes vos données clés au même endroit. Si elles sont éparpillées dans différents outils, le processus de centralisation peut vite devenir complexe et consommateur de temps. 

💡 Notre conseil : Misez sur un outil complet en terme de fonctionnalité pour éviter que vos données soient séparées.

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Découvrez Kicklox : la plateforme qui facilite le staffing des société de conseil et ESN

Kicklox Platform est un outil SaaS permettant de gérer l’intégralité de vos consultants tout en découvrant rapidement lesquels sont les plus adaptées à chacun de vos projets grâce à un puissant algorithme de matching. 

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