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La cartographie des processus est essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise si vous souhaitez améliorer vos performances de manière efficace et régulière. Mais qu’est-ce qu’une cartographie des processus ? Quels sont ses avantages ? Et comment la réaliser ? On répond à toutes ses questions dans notre article.
Cartographie des processus : définition
La cartographie des processus consiste en une représentation graphique des différents processus au sein de votre entreprise, ainsi que de leurs flux, de leurs relations et des personnes impliquées. Elle permet de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de mettre en lumière les connexions entre les différents acteurs et de révéler les axes d’amélioration potentiels. Cette approche offre une vision globale de l’ensemble des processus au sein de l’organisation. Ce modèle graphique répond à toutes les questions que l’on peut se poser concernant le fonctionnement d’une entité : qui accomplit quelles tâches ? Pourquoi ? Comment ? Avec qui ? Et quand ?
Les 3 types de processus
Pour obtenir une vision globale de votre entreprise, ainsi que des différents flux, connexions et acteurs qui interagissent entre eux, il est essentiel de cartographier trois grands types de processus.
Les processus de réalisation
Ces processus sont tout ce qui permet la bonne réalisation d’un produit ou d’un service, de son identification en tant que besoin client jusqu’à sa réalisation. Ce sont toutes les étapes (directes ou indirectes) qui participent au bon fonctionnement du cœur de l’activité d’une organisation.
Les processus de management
Comme son nom l’indique, ils permettent de mettre en évidence l’organisation et les stratégies qui aident le pôle directionnel à prendre des décisions. Ils permettent notamment de définir et de suivre des objectifs clairs tout en assurant une amélioration continue des différentes entités de l’entreprise.
Les processus de support
Il s’agit de tous les processus qui contribuent à la réalisation efficace de l’ensemble des autres processus au sein de l’entreprise. Ils peuvent se manifester de diverses manières, par exemple à travers les ressources humaines et matérielles, la documentation, la communication interne et externe, le réseau, etc.
Quels sont les avantages de cet outil
Outre la possibilité d’appréhender la vision globale de l’entreprise de manière différente, la cartographie des processus présente de nombreux avantages à la fois pour l’entreprise et pour ses employés.
Améliorer les performances
Mieux identifier les problèmes et les obstacles signifie également savoir où et comment améliorer les performances d’un ou de plusieurs processus. L’identification de ces obstacles permet donc de définir les axes d’amélioration et de mettre en place des actions qui permettront d’améliorer les performances des différents acteurs agissant au sein de ces processus.
Augmenter l’engagement des différents collaborateurs
De nos jours, les employés se sentent de plus en plus concernés et impliqués dans leur entreprise. Cette dimension ne doit absolument pas être négligée, et il est important que ces employés puissent comprendre où se situe leur place au sein de l’entreprise et comment elle fonctionne. Cet outil leur permet de mieux se positionner et d’identifier les différents acteurs avec lesquels ils entrent en contact, que ce soit de manière directe ou indirecte. Ainsi, ils peuvent mieux appréhender l’impact de leur travail sur l’entreprise et comprendre l’importance qu’ils revêtent.
Mieux identifier les problèmes
La représentation visuelle des différents processus sur un support permet d’obtenir une vision globale, facilitant ainsi l’identification des points de blocage qui entravent le bon fonctionnement de l’entreprise, ainsi que des actions superflues. De plus, elle simplifie l’établissement de liens de cause à effet entre deux services différents au sein d’une même organisation, qui, sur le papier, semblent peu liés. Par ailleurs, cela contribue à une identification plus précise des problèmes, en permettant de localiser précisément les obstacles.
Une meilleure vision des différents services et pratiques au sein de l’entreprise
La capacité à comprendre et à appréhender efficacement les divers services, pratiques et processus revêt une importance cruciale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. C’est justement là que la cartographie des processus joue un rôle essentiel. Elle simplifie et rend accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise la manière dont celle-ci fonctionne et quel est le rôle de chacun, en particulier dans les grandes structures où les collaborateurs de différents services (parfois liés directement à la chaîne de production) ont peu d’occasions de collaborer.
Une meilleure communication des différents collaborateurs attachés à un même processus
Comme mentionné précédemment, il est possible que différents services aient un lien, qu’il soit direct ou indirect, avec un même processus, sans pour autant entrer en contact les uns avec les autres. La cartographie permet de définir leur position et les personnes avec lesquelles ils peuvent entrer en contact en cas de problème. Cela facilite l’identification des divers acteurs et améliore les moyens de communication interne entre ces services.
Pouvoir se projeter sur différentes visions à long terme
C’est l’un des principaux avantages de cet outil : la capacité de se projeter. Lorsque des changements sont planifiés, il peut être difficile d’anticiper leurs répercussions internes sur l’entreprise. La cartographie simplifie l’identification des services impactés, des ressources à mobiliser, ainsi que des variations d’activité, qu’il s’agisse d’une augmentation ou d’une diminution.
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Les étapes à suivre pour cartographier les processus de votre entreprise
Afin de vous aider à réaliser vous-même la cartographie de vos processus, nous vous avons listé 7 étapes à suivre dans le but de réaliser cet outil :
Étape 1 : Le recensement
La première étape consiste à répertorier tous les services, processus et activités présents au sein de votre entreprise. Il ne faut absolument pas négliger cette étape et être méticuleux dans sa réalisation. Parfois, même lorsque certains services ou activités semblent agir de manière autonome, il est possible qu’ils soient d’une manière ou d’une autre liés à d’autres services, même s’ils ne semblent pas interagir à première vue. Par conséquent, il est essentiel de les identifier tous pour éviter de disposer de cartographies incomplètes.
Étape 2 : Comprendre les enjeux de tous les processus
Cette étape permet de déterminer les éléments de départ et d’arrivée de chaque processus, ce qui permet d’identifier les entrées et les sorties correspondantes. Par exemple, pour un article, la sortie serait le produit final (le papier), tandis que l’entrée serait la documentation initiale. Cela permet simplement de délimiter les processus afin de les distinguer et de les séparer.
Étape 3 : Identifier et séparer toutes les étapes
Pour créer une cartographie, il est nécessaire d’identifier au préalable toutes les étapes d’un processus, permettant ainsi de visualiser les actions et les interactions qu’elles peuvent avoir. Prenons, par exemple, la création d’un article :
- Trouver un sujet
- Identifier la cible
- Se documenter
- Rédiger une trame
- Rédiger un plan
- Etc.
Nous avons grandement simplifié, mais l’idée générale est là. Il faut séquencer toutes les étapes pour avoir une compréhension globale.
Étape 4 : Déterminer les besoins et les actions de chaque acteur
Une fois les étapes séquencées, il est nécessaire de déterminer les besoins de chaque acteur et d’identifier les interactions entre les différentes étapes pour entamer l’organisation de la cartographie.
Étape 5 : Passer en revue les procédures opérationnelles
Selon les services, il peut y avoir des règles obligatoires pour effectuer une tâche ou un processus complet. Il est donc nécessaire de les examiner pour déterminer leur pertinence et identifier d’éventuelles lacunes. Certaines règles peuvent être modifiées ou adaptées, mais d’autres, telles que les règles de sécurité, sont inaltérables et revêtent une importance cruciale. Il est ainsi essentiel de les identifier toutes pour les inclure dans la cartographie.”
Étape 6 : Réaliser les symboles et la mise en place
Nous parvenons à l’étape cruciale : la mise en page de la cartographie. Il est à présent nécessaire de définir les symboles à utiliser pour représenter les étapes, les interactions, les besoins, etc. Voici une liste de symboles avec leurs significations :
- Ellipse : début ou fin de la cartographie
- Rectangles : étape du processus
- Flèche : direction du flux d’un processus
- Losange : une décision
- Flèche épaisse : transport
- Rectangle courbé : un document
- Cylindre : un système
- Rond : une opération
Vous avez ici la plupart des symboles utilisés dans les cartographies, il en existe d’autres, mais sont plus spécifiques à certains domaines ou secteurs.
Étape 7 : Déterminer les axes d’amélioration et les moyens à mettre en place
Une fois que vous avez convenu de la forme finale de votre cartographie d’un processus, il est temps de l’analyser. Cette analyse vous permettra d’identifier les obstacles et les axes d’amélioration à mettre en place pour améliorer les performances de ce processus.
Exemple de cartographie des processus
Pour donner une image à tous ces mots, nous avons créé une cartographie de notre processus de création d’articles pour notre blog. Ainsi, vous pourrez visualiser un processus en apparence ‘simple’ tout en découvrant le travail qui se cache derrière nos articles !
Norme ISO 9001
L’ISO 9001, pour ceux d’entre vous qui ne la connaissent pas, établis les critères applicables à un système de management de la qualité. La cartographie des processus n’est pas une démarche obligatoire, mais elle permet de répondre à plusieurs exigences de la norme ISO 9001. Cette norme demande uniquement de définir les processus de direction et de décrire de manière précise tous les processus de l’entreprise. Aucune forme spécifique n’est imposée, vous êtes libre de le faire à votre manière. Cependant, il est important de noter que la plupart des organismes engagés dans une certification ISO 9001 optent pour la cartographie des processus.
La méthode Lean
La méthode Lean est une approche de la gestion de la production et des processus visant à maximiser les performances et la productivité. Son objectif principal est de rentabiliser la production tout en assurant la meilleure qualité possible du produit final. C’est à ce stade que la cartographie des acteurs joue un rôle essentiel. Elle permet d’identifier les acteurs et les obstacles, ce qui facilite la réorganisation des flux et la suppression des acteurs ou des interactions non nécessaires. Elle permet également d’identifier les acteurs méritant une meilleure mise en valeur en les formant davantage et en les impliquant davantage. Elle permet de repérer les parties prenantes nécessitant des ajustements dans la chaîne de production.
Différents outils pour réaliser une cartographie des processus
Pour vous aider à élaborer votre cartographie des processus, de nombreux outils sont disponibles pour vous guider et simplifier la tâche. Ces outils vous permettront d’économiser du temps et d’obtenir un résultat final professionnel que vous n’obtiendrez probablement pas avec un outil traditionnel. Voici notre liste des meilleurs outils (selon nous) pour réaliser votre cartographie des processus :
Avanteam Process Studio
Aventeam Process Studio est un outil de gestion des processus métier de votre entreprise. Il offre de nombreuses fonctionnalités, notamment un outil de création de cartographies, qui nous intéresse particulièrement. Très convivial et intuitif, il vous permettra de réaliser et personnaliser vos modèles de manière professionnelle. De plus, vous aurez accès à une vaste bibliothèque de symboles.
Iterop
Iterop est un outil qui vous permet de gérer, optimiser et automatiser vos processus d'entreprise. Il favorise l'harmonisation des pratiques au sein de votre entreprise et améliore la communication interne. En plus de la gestion, il offre la possibilité de créer vos cartographies à l'aide d'un outil intuitif, complet et personnalisable.
Lucidchart
Lucidchart est une solution permettant de créer une grande variété de diagrammes, adaptée à vos besoins, quelle que soit la taille de votre entreprise, de la startup aux grands comptes. Fourni avec une vaste bibliothèque, il vous permet de concevoir des modèles professionnels reflétant l'image de votre entreprise. C'est l'outil idéal pour la digitalisation de vos processus !
Edraw
Ici, nous avons l'outil parfait pour les adeptes de Microsoft. Son interface est très similaire à Microsoft Office et ne déstabilisera pas ses utilisateurs. En plus de son apparence attrayante, l'outil offre de nombreuses fonctionnalités de personnalisation et est très convivial. Il met également à disposition une grande variété de symboles pour vos cartographies.
GitMind
GitMind est sans doute l'un des meilleurs outils gratuits pour concevoir vos cartographies des processus. Cet outil offre de nombreuses options de personnalisation et met à disposition une vaste bibliothèque de modèles également personnalisables. De plus, vous pouvez partager votre travail avec vos collaborateurs, ce qui facilite la collaboration sur un même projet.
Bonus : à qui s’adresse la cartographie des processus ?
La cartographie des processus n’est pas seulement utile pour les grandes entreprises. Une entreprise de petite envergure ou même une startup peut en tirer d’importants bénéfices. Pour une startup, qui est souvent dans une phase de croissance rapide, l’utilisation de cet outil peut se traduire par des avantages tels que l’augmentation de la productivité, une meilleure gestion du temps de travail, une organisation plus efficace, des économies de coûts, et l’optimisation de chaque étape des processus, contribuant ainsi à sa croissance et à son succès à long terme.
