mettre en place un Freelancers Management System - FMS
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Comment mettre en place un Freelancer Management System ? (FMS)

Avant de commencer, consultez notre contenu "Vidéo – Kicklox Platform : Présentation complète des fonctionnalités"
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Vidéo – Kicklox Platform : Présentation complète des fonctionnalités
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Rappel : Qu'est-ce qu'un Freelancer Management System ?

Le Freelancer Management System, souvent abrégé FMS, est une plateforme permettant de gérer l’ensemble des freelances avec qui votre entreprise travaille. Cet outil permet de gérer l’identification du freelance, puis sa contractualisation, jusqu’au paiement en fin de mission. Ces plateformes sont très utiles pour uniformiser les processus de collaboration avec des freelances.
Ces plateformes sont encore peu nombreuses sur le marché français aujourd’hui. Elles fonctionnent principalement sur le modèle SaaS. Hébergée dans le cloud de l’éditeur, le client paie un abonnement mensuel pour accéder à l’outil et profite ainsi de mises à jour et améliorations.

💡  Kicklox Platform est l’un des leaders sur le marché de développement de plateforme de type Freelancer Management System.

Pour en savoir plus sur les plateformes de gestion de travailleurs indépendants, consultez notre article ci-dessous 👇

4 avantages à mettre en place un Freelancer Management System

Aidez vos équipes métiers à accéder à des compétences techniques plus facilement

Trouver des indépendants possédant une vrai expertise vérifiée est un job à temps plein. Même si les plateformes freelances facilitent grandement aujourd’hui la mise en relation, il est parfois difficile de sélectionner le bon freelance.

En mettant en place votre propre Freelancer Management System, vous référencez les indépendants en qui vous avez confiance et permettez à tous vos managers de contractualiser librement avec eux. Vous possédez donc votre propre mini-plateforme de freelances interne et vous pouvez capitaliser sur votre réseau plutôt qu’être dépendant de plateformes de freelances.

Automatisez le processus d'onboarding de vos indépendants

Grâce à une plateforme de type FMS, vous permettez à vos indépendant de se référencer eux-même sur la plateforme en indiquant toutes leurs informations de manière structurée. 

Toutes les données sur vos freelances sont stockées de la même manière et centralisées sur un outil central. Il est donc plus facile de s’y retrouver.

De plus, le processus d’intégration dans l’entreprise, tel que le formattage d’un nouvel ordinateur de travail, etc. peut se faire automatiquement via votre plateforme FMS. Lors de la signature d’un nouveau contrat, votre équipe IT est automatiquement informé et peut préparer le poste de travail du nouveau freelance en lui expliquant les consignes de sécurité à respecter.

Gagnez en visibilité sur vos dépenses en achats de prestations intellectuelles

Au sein de grandes équipes, certaines managers peinent à savoir le chiffre exact de consultants ou d’indépendants qui travaillent au sein de leur équipe. Il est donc d’autant plus compliqué d’anticiper les coûts que cela engendre.

Avec un FMS, aussi bien le département finances, le département achats ainsi que les managers d’équipes sont alignés sur les dépenses réalisées et prévues.

Par ailleurs, les FMS intègrent généralement un système de paiement permettant d’accélérer considérablement le paiement des indépendants, en quelques clics seulement.

Uniformisez vos processus de compliance vis-à-vis des freelances (juridique, légal, propriété intellectuelle, NDA...)

Le fait de passer par un FMS permet de s’assurer que les contrats générés répondent tous au mêmes règles. Les contrats ne sont plus élaborés au cas par cas. Des règles communes sont définies au niveau de l’entreprise afin de garantir un certain niveau de conformité et ainsi éviter tout problème juridique. 

3 étapes pour mettre en place votre FMS

Vous êtes maintenant convaincu qu’il vous faut un Freelancer Management System pour gérer votre communauté de freelances ? Alors consultez les quelques étapes que nous avons identifiées ci-dessous avant de vous lancer 👇

Préparez un cahier des charges fonctionnel

De nombreuses solutions sont possibles. Avant de vous lancer dans la sélection des acteurs pouvant réaliser et déployer un FMS pour votre entreprise, prenez au moins le temps de lister les fonctionnalités clés que vous attendez dans votre Freelancer Management System. Ces fonctionnalités peuvent par exemple être : 

  • Moteur de recherche de freelances
  • Publication d’appel d’offres pour solliciter le vivier d’indépendants
  • Algorithme de matching pour gagner du temps
  • Système de messagerie
  • Système de paiement & facturation intégré
  • Et bien plus ! 

N’hésitez pas ensuite à ajouter quelques précisions sur ce que vous attendez réellement de cette fonctionnalité. Comment doit-elle fonctionner ? etc.

Benchamarkez les fournisseurs de solutions FMS en SaaS

Le développement d’un FMS est un énorme projet en terme de développement pour une équipe technique. La solution la plus simple reste donc de passer par des acteurs proposant des solutions prêtes à l’emploi et modulables afin de déployer un FMS en quelques jours.

L’écrasante majorité de ces acteurs sur le marché sont américains. Très peu d’entreprises françaises sont positionnées sur ce marché. Kicklox Platform est l’un des rares acteurs français proposant une solution de type FMS complète, modulable et intégrable à tous vos outils.

Onboardez vos freelances sur votre nouvelle plateforme 🚀

Dès que vous avez sélectionné votre solution FMS, le plus long n’est pas encore tout à fait réalisé !

Il vous reste à inviter l’ensemble de vos freelances à s’identifier et à se référencer sur cette plateforme. De nouveaux processus de collaboration et formations internes devront donc être mis en place au sein de votre entreprise.

platform kicklox

Référencez et sourcez parmi tous vos freelances avec la plateforme Kicklox en marque blanche

Kicklox est une plateforme de staffing permettant de référencer l’ensemble de vos fournisseurs de prestations intellectuelles, de sourcer parmi ce vivier, de publier des appels d’offres puis de contractualiser avec celui de votre choix.

Véritable outil interne, notre platforme est complètement personnalisable à l’image de votre entreprise.

Découvrez toutes les fonctionnalités de Kicklox Platform sur notre site web. 

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