L’onboarding à distance, ou bien l’intégration, d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise est toujours un sujet clé et difficile à maitriser.
Avec la monté en puissance du télétravail, de nombreux salariés ont intégré une nouvelle équipe sans avoir la possibilité d’être présent physiquement dans les locaux de leur entreprise.
Nous avons conçu ce guide afin de vous aider et vous dévoiler nos bonnes pratiques concernant l’onboarding d’un salarié en distanciel.
Voici nos 6 conseils pour réussir à coup sûr l’onboarding à distance de vos nouveaux collaborateurs 👇
Rédigez des guides métiers contenant toutes les bonnes pratiques de chaque métier
Pour chaque famille de métier sur laquelle vous recrutez, pensez à rédiger des guides contenant toutes les bonnes pratiques afin de réussir.
Ces guides peuvent prendre la forme d’un fichier PowerPoint ou bien d’un court fichier au format PDF.
Profitez-en pour impliquer les managers de vos différentes équipes dans la rédaction de ces guides. Ils pourront partager leurs expériences qui leurs ont permis de réussir dans leur métier au sein de votre entreprise. Ces informations seront très précieuses pour les nouveaux arrivants.
Prenons l’exemple d’un développeur arrivant au sein de votre entreprise. Ce guide pourrait détailler les bonnes pratiques en terme de structure de code à adopter. Il peu aussi préciser les outils techniques utilisés par l’équipe, ainsi que des liens vers de la documentation utile à chacun de ces outils.
En bref, adaptez ce petit manuel de bonnes pratiques à chacun de vos métiers 😉
Laissez du temps à votre nouveau collaborateur pour qu'il puisse échanger avec ses collègues
L’onboarding ce n’est pas seulement la partie “travail”. Une grande partie d’un onboarding réussit repose sur l’intégration du nouvel arrivant avec les équipes déjà en place.
Évidemment, lorsque l’onboarding se fait à distance, cela complique grandement les choses. Cependant, n’hésitez pas, dans la mesure du possible, à organiser des visios informelles avec l’ensemble de l’équipe afin de discuter tous ensemble et tisser des liens pour développer l’esprit d’équipe 🚀
Organisez des points avec les responsables des différentes équipes
Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive au sein de votre entreprise, il a besoin de comprendre comment celle-ci fonctionne et comment est-ce qu’elle est gérée.
Pour cela, rien de plus simple que d’organiser des visios avec les responsables de chaque équipe. Lors de ce point chaque manager pourra expliquer ses responsabilités et l’intérêt de son département au sein de l’entreprise.
De cette manière, le nouvel arrivant aura une vision d’ensemble sur le fonctionnement de l’entreprise.
💡 Le fait de ne pas comprendre certains aspects liés au fonctionnement de l’entreprise peut avoir un impact négatif sur le salarié onboardé. Faites en sorte qu’il ait le moins de questions à se poser. Soyez le plus transparent possible.
Ne donnez pas trop de missions au nouvel arrvant lors des premières semaines
L’onboarding est un processus qui peut durer jusqu’à plusieurs semaines. Il ne faut pas essayer de précipiter les choses et ainsi penser que le nouvel arrivant est déjà opérationnel en quelques jours.
Si le salarié onboardé possède le sentiment d’être déjà dépassé et surbooké au bout de 3 jours, il y a fort à parier qu’il ne se projettera pas dans votre entreprise sur le long terme.
Afin d’éviter cette situation, répartissez les points de formations sur plusieurs semaines. N’essayez pas de tout caler sur les deux premiers jours. L’effet pourrait être contre-productif.
Il en est de même pour les missions qui lui seront confiées, ne lui donner pas une complète autonomie dès le premier jour. L’encadrement est très important lors d’un processus d’onboarding.
Fixez des objectifs à court terme et facilement atteignables lors de votre onboarding à distance
Afin de donner à votre nouveau collaborateur la sensation d’avancer et de monter en compétences, il faut définir avec lui des objectifs à court terme qui lui permettront d’avoir un cap et d’avancer.
Ces objectifs doivent être simple à réaliser pour lui, comme par exemple :
- Terminer la lecture des fiches d’onbaording
- Organiser 3 points avec les managers des autres équipes
- Analyser les dernier projets réalisés par son équipe
- Commencer ses premières missions liées à son poste
Ces objectifs devront obligatoirement être renouvelés dès qu’ils sont terminés. Ne laissez jamais votre nouveau collaborateur se poser des questions sur ce qu’il doit faire.
Ne recrutez pas trop de nouveaux collaborateurs en même temps
Ce dernier conseil s’applique plutôt pour les managers gérant une petite équipe. En effet, lorsque l’on a peu l’habitude d’onboarder de nouveaux collaborateurs, réussir cette même tâche simultanément avec de multiples nouveaux arrivant peut devenir un véritable casse-tête.
Lorsque vous onboardez une nouvelle recrue, il faut passer du temps avec celle-ci afin de le guider, le conseiller et répondre à ses éventuelles questions.
👉 Afin d’optimiser votre processus d’onboarding, évitez donc de recruter simultanément un nombre conséquent de collaborateurs, surtout si ces derniers seront gérés par le même manager.
