Le e-procurement est un terme anglophone, largement utilisé de nos jours dans les entreprises françaises. Ce terme est une contraction des mots “electronic” et “procurement”.
Littéralement, nous pourrions le traduire par “approvisionnement électronique”. Cependant, nous parlons plus souvent de système d’approvisionnement digital.
Ce terme est principalement utilisé au sein du départements Achats des entreprises ayant une activité B2B (Business to Business).
E-procurement : définition et explications
Qu’est-ce que l’e-procurement ? Pour faire simple, cela consiste en une simplification des processus d’achat d’une entreprise grâce aux outils du numérique.
Une entreprise ayant mis en place le e-procurement, va souvent procéder de la manière suivante :
- Elle passe commande sur une plateforme en ligne auprès d’une sélection réduite de fournisseurs. Les tarifs avec ces prestataires ont déjà été négocié dans le cadre d’un précédent appel d’offres. Cette étape d’accès à un catalogue de fournisseurs/prestataires est très importante car elle permet de rationaliser ses achats tout en impliquant des managers métiers dans le processus de sélection.
- La commande est envoyée / La prestation de service débute à la date convenue.
- Une facture est automatiquement générée suite à cet achat. Le service Finances/Comptabilité de l’entreprise y a directement accès grâce à une interface commune.
Plusieurs outils permettent aujourd’hui de répondre aux enjeux de chacune de ces étapes. Certains outils, plus complets, tels que les solutions Source-to-Pay ou bien Procure-to-Pay permettent de centraliser de nombreuses étapes du processus d’achat.
🕵🏻♂️ Quelles sont les équipes d’une entreprise impliquées dans l’e-procurement ?
La principale équipe est évidemment l’équipe Achats.
Ensuite, de nombreuses équipes peuvent ensuite être impliquées : par exemple le responsable informatique, pour choisir son prestataire freelance dans le cadre d’un besoin en compétences. Cela peut aussi être un responsable de projet au sein d’une industrie qui aurait besoin de matière première.
Finalement, la dernière équipe impliquée est l’équipe en charge des finances et de la comptablité. C’est eux qui sont en bout de chaine et doivent traiter l’intégralité des factures reçues.
Les avantages du e-procurement
Rares sont les entreprises aujourd’hui qui n’ont pas encore mis en place une stratégie de e-procurement. La digitalisation des entreprises depuis le début du 21ème siècle n’a pas échappé au département achats.
Les avantages du e-procurement sont nombreux pour les entreprises :
- Faire des économies : Le digital pemet d’avoir une vue d’ensemble de ses achats et ainsi éviter d’acheter trop. Par ailleurs, la digitalisation des achats permet aussi de réduire les coûts. En effet, un achat traditionnel nécéssite l’envoi d’un courrier, plusieurs aller-retours papier. À grande échelle, toutes ces petites dépenses peuvent vite devenir conséquentes.
- Gagner du temps : L’automatisation de toutes les étapes allant de la sélection du fournisseur, jusqu’à la facturation permet de faire gagner du temps à de nombreuses équipes au sein de votre entreprise.
- Éviter les erreurs sur les commandes ou les contrats : Plus besoin de s’occuper à la main des bons de commandes et des contrats. La digitalisation de ceux-ci permet une standardisation qui permet à votre entreprise d’éviter au maximum les erreurs humaines.
Les plateformes de freelances sont-elles les nouvelles solutions de e-procurement pour les achats de prestations intellectuelles ?
De nombreux acteurs historiques proposent des outils digitaux permettant de digitaliser ses achats. Cependant, avec l’émergence des plateformes pour freelances et le boom du recours aux prestations intellectuelles, de nouveaux acteurs sont en train de se faire une place sur le secteur des solutions e-procurement : les plateformes de freelances.
Le fonctionnement de ces plateformes permet aux entreprises d’accéder à un catalogue de prestataires indépendants en quelques clics. La contractualisation, la facturation et le paiement sont souvent directement gérés au sein de la plateforme. Des notifications en temps réel sont envoyées à chaque partie prenante en fonction de l’avancé du projet.
Des tarifs peuvent même être négociés entre la plateforme et les achats de l’entreprise cliente, en fonction de l’expertise recherchée.
Ces plateformes permettent donc de rationaliser ses achats et donc de basculer définitivement dans l’ère du e-procurement.
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