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Comment gérer les impayés en tant que freelance ?

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Qui, en tant que freelance, n’a jamais eu affaire à un retard de paiement ? Voir même pire, un impayé de la part du client ?

Dans ce genre de situation, il est bon de savoir quelle attitude adopter et quoi faire pour débloquer la situation.

C’est pourquoi Kicklox vous livre ses conseils et astuces sur quoi faire lorsqu’un client ne respecte pas les délais de rémunération.

Comment gérer les impayés en tant que freelance ? 

  1. Qu’est-ce qu’un impayé ?
  2. Savoir relancer le client
  3. Comment réagir ?
  4. La lettre de mise en demeure
  5. Entamer une action judiciaire à l’encontre du client
  6. Comment éviter ce genre de situation ?

1. Qu'est-ce qu'un impayé ?

Une facture est considérée comme impayée au bout de 30 jours après la date de délai légal. Il est possible d’accepter des délais de paiement plus longs pour vos clients et dans ce cas cela doit être indiqué sur le devis et la facture. Gardez cependant en tête qu’au vu de la loi, le délai de paiement ne doit quoi qu’il arrive en aucun cas excéder les 60 ou 45 jours fin de mois.

En cas de dépassement du délai convenu dans le contrat ou du délai légal, des pénalités de retard seront alors appliquées et exigibles de plein droit. Un taux minimum légal est alors fixé en fonction du taux débiteur BCE mais il est également possible d’en fixer un autre dans les CGV (Conditions Générales de Vente). Nous vous recommandons la deuxième option car le taux fixé par défaut est moindre et n’incite donc pas le client à régulariser ses impayés. Ainsi, essayez de fixer un taux de pénalités au moins entre 10% et 15% mensuel. À savoir que vous êtes légalement dans l’obligation de réclamer ces pénalités de retard (bien que vous ne vous exposiez pas à grand chose si vous ne le faites pas, mais cela jouera en votre défaveur).

2. Savoir relancer le client :

Dans ce genre de situation, il est tout de même important de préserver sa relation avec le client. En effet, si vous vous montrez dès le début du retard trop “sévère”, le client pourrait se brusquer et compromettre certaines actions. De plus, puisque vous ne savez pas les raisons de ce retard de paiement, cela pourrait paraître déplacé (bien que sur le papier c’est vous qui avez raison). En effet, votre client fait peut-être face à des difficultés de trésorerie à ce moment là; ou alors, quelque chose retarde la validation du paiement. 

Commencez donc par un premier mail, simplement pour lui notifier le retard. Suite à ce mail, vous pourrez faire face à plusieurs situations :

  • le client pourrait vous régler rapidement notamment si le retard est le résultat d’un simple oubli,
  • Il vous expliquera les raisons du retard et vous pourrez convenir (ou non) de rallonger les délais,
  •  le prospect ne répondra pas.

La situation la plus problématique est la troisième. Dans ce cas, il vous faudra renvoyer un mail plus sévère. Si ce dernier demeure une nouvelle fois sans réponse, que votre client fait preuve de mauvaise foie ou renonce au paiement, rappelez lui les conditions évoquées dans le contrat, les lois ainsi que les risques auxquels il s’expose et envisagez de rédiger une lettre de mise en demeure.

Notez bien que dans ce cas, il ne faut surtout pas que vous adressiez des menaces ou des insultes à l’encontre du client car cela pourrait jouer entre votre défaveur en cas de procédures pénales. Il sera aussi judicieux que vous gardiez une trace des travaux que vous avez effectuiez au cours de votre mission, de toutes les preuves administratives (contrat, factures, établissement des jalons, etc.) et aussi des échanges avec votre client.

3. Comment réagir ?

Comme évoqué précédemment, mieux vaut ne pas s’énerver et perdre le contrôle. Ne perdez pas non plus votre temps à harceler votre client au téléphone ou par mail. Si vous l’avez prévenu et que celui ci ne réagit pas, adoptez alors un comportement distant. N’échangez avec lui que par écrit lorsque c’est nécessaire en adoptant un ton professionnel et neutre. Plus vous resterez en contact avec votre prospect, plus vous lui accorderez d’occasion de se justifier et de potentiellement vous faire céder pour lui accorder encore plus de temps supplémentaire ou encore de rabaisser le montant convenu.

Aussi, gardez en tête que bien que vous soyez dans votre droit il faut garder en tête qu’en réalité rien n’est gagné d’avance alors soyez irréprochable afin qu’il n’y ai rien à reprocher de votre comportement dans le cas où vous devriez engagez une procédure judiciaire.

4. La lettre de mise en demeure :

Si vous arrivez dans une situation où le client persiste à ne pas vous verser votre rémunération, vous devez donc rédiger une lettre de mise en demeure. Cette dernière à pour utilité de retranscrire sur papier à votre prospect les faits reprochés de façon formelle ainsi que les solutions pour qu’il remédie à la situation (en l’occurence : vous rémunérer). Cette lettre doit être envoyée en recommandé et est la dernière étape avant d’entamer une procédure judiciaire si il n’y a toujours pas de réaction de la part du client. 

Nous vous recommandons de faire appel à un avocat pour sa rédaction. En plus de permettre d’être certain qu’elle respecte toutes les règles et quelle contient tous les éléments (mention “mise en demeure”, la date de sa rédaction, vos coordonnées ainsi que celles de votre client, un exposé de la situation litigieuse (facture arrivée à échéance qui est impayée), la demande de règlement, précisant le montant dû, le délai dans lequel la situation doit être régularisée (1 à 2 semaines).

La mise en demeure sert aussi à prouver que tout a été mis en oeuvre pour résoudre à l’amiable le litige. 

Dans le cas où votre votre mise en demeure reste sans réponse vous pourrez alors agir en justice en exerçant une procédure de recouvrement judiciaire.

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5. Entamer une action judiciaire à l'encontre du client :

Si vous n’êtes toujours pas payé malgré la lettre de mise en demeure, vous pouvez alors entamer une procédure. Celles-ci sont connues sous le nom de procédure de recouvrement judiciaire. Vous devrez alors vous adresser à un juge pour obtenir un titre exécutoire. Ce dernier est un acte juridique qui vous permet d’obliger vos clients à vous payer le montant dû indiqué sur la facture (plus les pénalités).

Nous pouvons noter l’existence de trois procédures judiciaires de recouvrement :

  • La procédure de référé-provision :  Le référé provision est une procédure qui a l’avantage d’être rapide et peu coûteuse qui vous permet d’obtenir rapidement le versement du montant dû par le biais d’une administration (commune, état, etc.). Vous n’êtes pas dans l’obligation d’y introduire une procédure devant le tribunal administratif pour obtenir un jugement sur le fond de l’affaire.
  • L’ordonnance d’injonction de payer : La demande d’ordonnance d’injonction permet à un créancier d’obtenir un titre exécutoire auprès de son débiteur. Votre demande doit être effectuée auprès du greffe du tribunal compétent (commerce, instance ou grande instance en fonction du montant concerné et de votre statut ainsi que celui du client). C’est une procédure également rapide qui contraint le débiteur à respecter ses engagements.
  • La procédure d’assignation au fond : En général, on a recours à cette procédure lorsque les deux autres n’ont pas fonctionné (ce qui est relativement rare). Plutôt complexe, onéreuse et lente, cette procédure est est un acte introductif d’instance par lequel le demandeur saisit le tribunal pour qu’il convoque directement les parties. Cette assignation est délivrée par un huissier. 

Vous devrez percevoir votre somme grâce à ces trois procédures. Cependant, dans les rares cas où cela ne suffit pas, il sera du devoir d’un huissier de se rendre chez votre client pour effectuer une saisie des biens.

6. Comment éviter ce genre de situation ?

Il existe quelques moyens pour limiter les risques de se retrouver dans une situation de gestion des impayés. En effet, vous pouvez :

  • Ayez recours à l’affacturage.  Il s’agit d’une technique de financement et de recouvrement de créances que proposent certaines entreprises et qui consiste à obtenir un financement anticipé, conditionné par une commission d’environ 3%.
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  •  Faire attention à bien indiquer certain élément sur le devis et le contrat : dans un premier temps, ça peut paraître logique, mais assurez-vous que ces éléments soient bien datés et signés AVANT le début de votre mission. Pensez également à ajouter dans les CGV une mention “compétence juridictionnelle ” qui vous permettra d’éviter tout déplacement pour faire les démarches auprès du tribunal de commerce en cas de pépins. (Ce sera au rôle du client de se déplacer). Pensez également à y insérer une clause selon laquelle les droits cédés sur vos travaux ne seront considérés comme acquis seulement à partir du moment du règlement complet de votre facture.
 
  • Demander un acompte avant de débuter la mission afin de la confirmer légalement et d’obtenir les coordonnées bancaires du client s’il y a nécessité de saisir ses comptes.
 
  • Bien établir ses factures en indiquant bien les pénalités de retard et les CGV bien détaillées. 
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