Workload management : comment optimiser la charge de travail de ses équipes ?

Qu’est-ce que le “workload management” ou gestion de la charge de travail ?

Le terme workload management désigne le processus de répartition de la charge de travail entre différents collaborateurs d’une même équipe ou entreprise. Cela permet de suivre et monitorer la gestion de ses ressources dans le temps. La gestion des charges de travail vous permettra d’anticiper afin de livrer vos projets avant la deadline.
L’autre objectif du workload management est d’assurer un équilibre des charges équitable entre les différents membres de l’équipe afin de ne pas générer trop de pression sur certains collaborateurs.
Évidemment, les enjeux du workload management sont très importants. Un employé avec une charge de travail trop importante pourrait finir par démissionner ou bien faire un burn out… C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises mettent en place des stratégies de gestion des charges de travail.

Gérer les charges de travail peut donc vous aider à anticiper des problèmes en vous donnant une opportunité de les résoudre avant qu’ils deviennent problématiques.

Quelles sont les différentes étapes d’un workload management efficace ?

Déterminez toutes les tâches de votre équipe ainsi que sa charge de travail maximale.

Dans un premier temps, listez tous les projets, tâches, et process que votre équipe doit livrer. Afin de vous aider ensuite à prioriser, vous pouvez trier ces tâches de la plus compliquée à la plus simple. Un outil de workload management vous aide à visualiser facilement toutes ces tâches ainsi qu’à les prioriser selon vos propres critères.
Ensuite, il faut bien garder à l’esprit les délais ainsi que les différents milestones du projet pour lequel vous définissez les tâches. N’hésitez pas à diviser des plus grandes tâches en plusieurs petits points à effectuer. Les “petites victoires” motivent toujours plus que les grands projets dont on peut avoir du mal à en voir le bout !
N’oubliez pas de garder aussi à l’esprit les autres projets que certains membres de votre équipe pourraient avoir simultanément.

Assigner chaque tâche à un membre de votre équipe

Assignez dans un premier temps uniquement les tâches les plus prioritaires, cruciales à la réussite du projet. Une fois que ces tâches seront réalisées, la pression sera plus faible au sein de l’équipe. Le projet pourra donc avancer sans encombre et vous pourrez répartir les tâches moins prioritaires entre vos différents collaborateurs.
Évidemment, les tâches prioritaires sont souvent les plus compliquées à réaliser. Il est d’autant plus important de les réaliser en premier car elles peuvent prendre plus de temps que prévu. En décidant de les réaliser trop tard, on maximise le risque de terminer hors-délai.
Ensuite, afin de fournir à tous les membres de l’équipe le même niveau d’informations, il va falloir définir sur chaque tâche une date de démarrage ainsi qu’une date de fin espérée. Ces dates sont importantes car elles contribuent aussi à motiver votre collaborateur à la respecter.
Lors du choix d’un membre de votre équipe sur une tâche, il est très important de bien connaître tous ses collaborateurs. Prenez donc bien en compte leurs compétences, leur tempérament, leur capacité à gérer le stress, etc.
La personne qui se charge d’assigner les tâches doit donc avoir déjà étroitement collaborer avec tous les membres de l’équipe. Si ce n’est malheureusement pas le cas, cette personne pourrait s’appuyer sur un outil de cartographie des compétences afin d’y voir plus clair sur les capacités de chacun.
Par exemple, ce n’est pas toujours la meilleure solution d’assigner exactement le même nombre de tâches à tous les membres de votre équipe. Il faut bien prendre en compte qu’ils n’ont probablement pas tous le même niveau d’expérience et de compétences.

Prenez aussi le temps d’expliquer à chacun des membres de votre équipe les raisons pour lesquelles vous souhaitez qu’il effectue ces tâches. Mettez en avant ses compétences et rassurez-le en lui montrant votre confiance en sa capacité à livrer les tâches demandées.

Une fois le projet commencé, faites des points de suivi réguliers avec chacun des membres de votre équipe.

L’objectif de ces points est d’évaluer le niveau de stress de chaque membre de l’équipe afin de voir comment doit évoluer sa charge de travail. Prend-il trop de retard sur certaines tâches ? Si oui, il faut essayer de comprendre quelle en est la raison ? Ses compétences ne sont-elles pas alignées avec le travail demandé ? Est-il mal organisé ? Est-il trop chargé ?
En vous posant ces différentes questions, vous pourrez optimiser les charges de travail afin de garantir la livraison de votre projet dans les temps.

Évidemment, il est très difficile de gérer la charge de travail de votre équipe sans l’aide d’un logiciel adéquat et intuitif. Ces dernières années de nombreux outils ont émergé afin de faciliter le “Workload management”. C’est par exemple le cas d’un outil très populaire et simple d’utilisation comme Trello.
Cependant, si vous souhaitez aller plus loin et utiliser une plateforme de workload management réalisée sur mesure pour répondre à vos besoins, des solutions pour les professionnels existent. C’est le cas de Kicklox Platform.