Workload management : comment optimiser la charge de travail de ses équipes ?

Qu’est-ce que le “workload management” ou gestion de la charge de travail ?

Le terme workload management désigne le processus de répartition de la charge de travail entre différents collaborateurs d’une même équipe ou entreprise. Cela permet de suivre et monitorer la gestion de ses ressources dans le temps. La gestion des charges de travail vous permettra d’anticiper afin de livrer vos projets avant la deadline.
L’autre objectif du workload management est d’assurer un équilibre des charges équitable entre les différents membres de l’équipe afin de ne pas générer trop de pression sur certains collaborateurs.
Évidemment, les enjeux du workload management sont très importants. Un employé avec une charge de travail trop importante pourrait finir par démissionner ou bien faire un burn out… C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises mettent en place des stratégies de gestion des charges de travail.

Gérer les charges de travail peut donc vous aider à anticiper des problèmes en vous donnant une opportunité de les résoudre avant qu’ils deviennent problématiques.

Quelles sont les différentes étapes d’un workload management efficace ?

Déterminez toutes les tâches de votre équipe ainsi que sa charge de travail maximale.

La gestion de la charge de travail de vos équipes est essentielle pour assurer le bon déroulement des projets et maximiser l’efficacité de votre entreprise. Dans un premier temps, il est important de lister de manière exhaustive tous les projets, tâches et processus que votre équipe doit livrer. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de l’ensemble des activités à réaliser.

Pour faciliter la priorisation de ces tâches, vous pouvez les trier de la plus compliquée à la plus simple. Cela vous permettra de mieux identifier les efforts nécessaires pour chaque tâche et d’allouer les ressources de manière appropriée. Un outil de workload management peut être d’une grande aide, car il vous permet de visualiser facilement toutes ces tâches et de les prioriser selon vos propres critères.

Cependant, il est également important de garder à l’esprit les délais et les différents milestones du projet. Il est recommandé de diviser les tâches plus importantes en plusieurs sous-tâches, afin de pouvoir les gérer plus efficacement. Célébrer les “petites victoires” est également crucial, car elles motivent davantage que les grands projets qui peuvent sembler interminables.

N’oubliez pas non plus de prendre en compte les autres projets sur lesquels certains membres de votre équipe pourraient travailler simultanément. La gestion des ressources humaines joue un rôle clé dans l’optimisation de la charge de travail. Assurez-vous de bien coordonner les activités pour éviter les conflits et les surcharges.

Le pilotage et la gestion de projet sont des compétences indispensables pour optimiser la charge de travail. Un manager expérimenté peut jouer un rôle de coaching auprès de son équipe, en les guidant et en les soutenant dans l’accomplissement de leurs tâches. La gestion du temps et la transformation digitale peuvent également contribuer à une meilleure optimisation de la charge de travail.

Assigner chaque tâche à un membre de votre équipe

Assignez dans un premier temps uniquement les tâches les plus prioritaires, cruciales à la réussite du projet. Une fois que ces tâches seront réalisées, la pression sera plus faible au sein de l’équipe. Le projet pourra donc avancer sans encombre et vous pourrez répartir les tâches moins prioritaires entre vos différents collaborateurs.
Évidemment, les tâches prioritaires sont souvent les plus compliquées à réaliser. Il est d’autant plus important de les réaliser en premier car elles peuvent prendre plus de temps que prévu. En décidant de les réaliser trop tard, on maximise le risque de terminer hors-délai.
Ensuite, afin de fournir à tous les membres de l’équipe le même niveau d’informations, il va falloir définir sur chaque tâche une date de démarrage ainsi qu’une date de fin espérée. Ces dates sont importantes car elles contribuent aussi à motiver votre collaborateur à la respecter.
Lors du choix d’un membre de votre équipe sur une tâche, il est très important de bien connaître tous ses collaborateurs. Prenez donc bien en compte leurs compétences, leur tempérament, leur capacité à gérer le stress, etc.
La personne qui se charge d’assigner les tâches doit donc avoir déjà étroitement collaborer avec tous les membres de l’équipe. Si ce n’est malheureusement pas le cas, cette personne pourrait s’appuyer sur un outil de cartographie des compétences afin d’y voir plus clair sur les capacités de chacun.
Par exemple, ce n’est pas toujours la meilleure solution d’assigner exactement le même nombre de tâches à tous les membres de votre équipe. Il faut bien prendre en compte qu’ils n’ont probablement pas tous le même niveau d’expérience et de compétences.

Prenez aussi le temps d’expliquer à chacun des membres de votre équipe les raisons pour lesquelles vous souhaitez qu’il effectue ces tâches. Mettez en avant ses compétences et rassurez-le en lui montrant votre confiance en sa capacité à livrer les tâches demandées.

Une fois le projet commencé, faites des points de suivi réguliers avec chacun des membres de votre équipe.

L’optimisation de la charge de travail au sein de vos équipes est cruciale pour assurer la productivité et la réussite de vos projets. Un aspect important de la gestion de la charge de travail consiste à évaluer le niveau de stress de chaque membre de l’équipe afin de déterminer comment ajuster sa charge de travail.

Pour ce faire, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Est-ce que le membre de l’équipe prend trop de retard sur certaines tâches ? Si oui, il convient d’identifier les raisons sous-jacentes. Ses compétences sont-elles alignées avec le travail demandé ? Est-il mal organisé ou surchargé ? En répondant à ces interrogations, vous pourrez mieux comprendre les défis auxquels chaque membre est confronté et optimiser les charges de travail en conséquence.

Pour garantir la livraison du projet dans les délais impartis, il est important de prendre en compte ces évaluations individuelles. Cela vous permettra de répartir les tâches de manière équilibrée et de fournir le soutien nécessaire à chaque membre de l’équipe. Par exemple, si un membre est en retard en raison d’un manque de compétences spécifiques, vous pouvez envisager de lui fournir une formation ou de l’encadrer davantage.

La mise en place de tableaux de bord opérationnels peut être utile pour suivre l’avancement des tâches et identifier les éventuels retards. La digitalisation et l’utilisation de logiciels de gestion tels que les ERP ou les SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) facilitent également la gestion des charges de travail en automatisant les processus et en fournissant une vue d’ensemble de toutes les tâches.

Les responsables des ressources humaines (DRH) et les gestionnaires de projet jouent un rôle clé dans le processus d’optimisation de la charge de travail. Ils peuvent mettre en place des méthodes collaboratives et agiles pour favoriser la communication et la répartition équilibrée des tâches. De plus, la gestion des talents et la conduite du changement sont des aspects importants à prendre en compte pour ajuster les charges de travail en fonction des compétences et des aspirations professionnelles de chaque membre de l’équipe.

Évidemment, il est très difficile de gérer la charge de travail de votre équipe sans l’aide d’un logiciel adéquat et intuitif. Ces dernières années de nombreux outils ont émergé afin de faciliter le “Workload management”. C’est par exemple le cas d’un outil très populaire et simple d’utilisation comme Trello.
Cependant, si vous souhaitez aller plus loin et utiliser une plateforme de workload management réalisée sur mesure pour répondre à vos besoins, des solutions pour les professionnels existent. C’est le cas de Kicklox Platform.