Dans l’environnement Ă©conomique actuel, oĂč les entreprises doivent jongler avec de multiples processus et tĂąches, la gestion efficace de la relation client et la gestion commerciale sont essentielles pour assurer leur succĂšs. Les progrĂšs technologiques et l’Ă©volution des besoins des entreprises ont conduit Ă l’Ă©mergence de solutions de gestion numĂ©rique avancĂ©es, telles que les plateformes Source-to-Pay.
Une plateforme Source-to-Pay est un systĂšme d’information collaboratif, dĂ©veloppĂ© par des experts et des consultants en informatique, qui vise Ă automatiser et Ă simplifier l’ensemble du processus d’approvisionnement, depuis la recherche des fournisseurs jusqu’au paiement final. Cette solution de gestion digitale offre aux entreprises individuelles, TPE et grandes entreprises, un moyen efficace de gĂ©rer leurs relations avec les fournisseurs et de rationaliser leurs opĂ©rations comptables.
Dans cet article, nous explorerons en dĂ©tail les diffĂ©rentes fonctionnalitĂ©s d’une plateforme Source-to-Pay, ainsi que son rĂŽle dans la transformation digitale des entreprises. Nous verrons comment cette solution peut contribuer Ă amĂ©liorer la relation client, Ă optimiser la gestion des achats et Ă accroĂźtre l’efficacitĂ© globale des processus commerciaux. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, cette solution de gestion collaborative peut vous aider Ă atteindre vos objectifs plus rapidement et plus efficacement.
Sommaire de l'article
DĂ©finition
Le Source-to-Pay est une solution dĂ©signant toutes les Ă©tapes allant de la recherche dâun fournisseur ou prestataire, jusquâĂ la facturation et le paiement final, tout en prenant en compte toutes les Ă©tapes intermĂ©diaires.
Ces derniÚres années, avec le fort développement des plateformes dans le Cloud, aussi appelées SaaS (Software as a Service), de nombreuses plateformes Source-to-Pay ont émergé sur le marché du logiciel.
Quelles sont les différentes étapes gérées avec une solution Source-to-Pay ?
Le sourcing de fournisseurs
Cette premiÚre étape consiste à découvrir et choisir de nouveaux fournisseurs. Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : moteurs de recherche, systÚme de filtre et tri, création de liste, messagerie, etc.
La gestion des fournisseurs et de leurs contrats
Lorsque vous commencez Ă avoir plusieurs fournisseurs, il faut pouvoir garder un Ćil sur tous les contrats de ces derniers ainsi que sur leurs compĂ©tences et savoir-faire. Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : vue Gantt, messagerie, etc.
Le traitement des factures
Lorsque les factures s’accumulent, il faut savoir sây retrouver rapidement. Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : gĂ©nĂ©ration de factures au format PDF, envoi des factures automatiquement au dĂ©partement Finances de votre entreprise, stockage des factures, etc.
Le paiement automatique du fournisseur
Lorsquâun contrat est terminĂ©, la facture associĂ©e doit ĂȘtre payĂ©e. Quoi de plus simple quâun systĂšme de paiement en ligne directement intĂ©grĂ© ? Les fonctionnalitĂ©s suivantes sont souvent attendues : Paiement en ligne par CB, Paypal, virement bancaire, etc.
Les outils de reporting et data visualisation
Une fois que toutes ces Ă©tapes sont terminĂ©es, les diffĂ©rents graphiques et outils de data visualisation vous permettent dây voir plus clair sur les types de fournisseurs que vous sollicitez le plus, les prix moyens de vos fournisseurs, etc. Toutes ces prĂ©cieuses informations vous permettront dây voir plus clair et ainsi dâoptimiser votre stratĂ©gie dâachats.
Quels sont les cas d'usage dâune plateforme Source-to-Pay ?
Aujourdâhui le dĂ©veloppement dâun outil de Source-to-Pay est principalement gĂ©rĂ© par le dĂ©partement Achats dâune entreprise. En effet, cela semble logique puisque ce dĂ©partement est responsable de la rationalisation de la stratĂ©gie dâAchats au sein de lâentreprise.
Cependant, les outils Source-to-Pay peuvent avoir différentes finalités. Voici quelques exemples :
Vendor Management System (VMS) :
Le VMS est lâoutil que tous les responsables Achats de grands groupes possĂšdent au 21Ăš siĂšcle. Chaque Ă©tape de la relation avec vos fournisseurs peut ĂȘtre gĂ©rĂ©e avec un outil spĂ©cifique. Par exemple, un outil pour le sourcing, un autre pour la gestion des contrats, un autre pour le paiement, etc.
Cependant, ce grand nombre dâoutils apporte une complexitĂ© dans lâĂ©quation. Ces outils ne communiquent quasiment pas entre eux, encore moins automatiquement. Cela rajoute donc des tĂąches Ă effectuer, en plus dâessayer de faire en sorte dâĂ©viter dâavoir des doublons entre vos diffĂ©rents outils.
Le VMS ou solution de e-procurement permet donc de centraliser et unifier toutes ces Ă©tapes au sein dâune mĂȘme interface, ergonomique et fonctionnelle.
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Freelancers Management System (FMS) :
La plateforme de gestion de freelances fait partie de la grande famille des plateformes âSource-to-Payâ. En effet, celle-ci permet dâidentifier des freelances avec qui travailler (Sourcing), puis de gĂ©rer leurs contrats et finalement de les payer suite Ă la rĂ©ussite de leur mission / projet.
Le besoin pour ce type de plateforme est de plus en plus grandissant avec la montée en puissance du freelancing partout dans le monde.
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Les responsables Achats des grands groupes doivent apprendre Ă gĂ©rer ces nouveaux fournisseurs. Les FMS permettent de centraliser au sein dâune mĂȘme plateforme tous ces travailleurs indĂ©pendants, et ainsi faciliter le la collaboration avec les Ă©quipes projets au sein de lâentreprise.
