Qu’est-ce qu’une plateforme Source-to-Pay ?

29/03/2021

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Définition

Le Source-to-Pay est une solution désignant toutes les étapes allant de la recherche d’un fournisseur ou prestataire, jusqu’à la facturation et le paiement final, tout en prenant en compte toutes les étapes intermédiaires.

Ces dernières années, avec le fort développement des plateformes dans le Cloud, aussi appelées SaaS (Software as a Service), de nombreuses plateformes Source-to-Pay ont émergé sur le marché du logiciel.

Quelles sont les différentes étapes gérées avec une solution Source-to-Pay ?

Le sourcing de fournisseurs

Cette première étape consiste à découvrir et choisir de nouveaux fournisseurs. Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : moteurs de recherche, système de filtre et tri, création de liste, messagerie, etc.

La gestion des fournisseurs et de leurs contrats

Lorsque vous commencez à avoir plusieurs fournisseurs, il faut pouvoir garder un œil sur tous les contrats de ces derniers ainsi que sur leurs compétences et savoir-faire. Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : vue Gantt, messagerie, etc.

Le traitement des factures

Lorsque les factures s’accumulent, il faut savoir s’y retrouver rapidement. Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : génération de factures au format PDF, envoi des factures automatiquement au département Finances de votre entreprise, stockage des factures, etc.

Le paiement automatique du fournisseur

Lorsqu’un contrat est terminé, la facture associée doit être payée. Quoi de plus simple qu’un système de paiement en ligne directement intégré ? Les fonctionnalités suivantes sont souvent attendues : Paiement en ligne par CB, Paypal, virement bancaire, etc.

Les outils de reporting et data visualisation

Une fois que toutes ces étapes sont terminées, les différents graphiques et outils de data visualisation vous permettent d’y voir plus clair sur les types de fournisseurs que vous sollicitez le plus, les prix moyens de vos fournisseurs, etc. Toutes ces précieuses informations vous permettront d’y voir plus clair et ainsi d’optimiser votre stratégie d’achats.

Quels sont les cas d'usage d’une plateforme Source-to-Pay ?

Aujourd’hui le développement d’un outil de Source-to-Pay est principalement géré par le département Achats d’une entreprise. En effet, cela semble logique puisque ce département est responsable de la rationalisation de la stratégie d’Achats au sein de l’entreprise.
Cependant, les outils Source-to-Pay peuvent avoir différentes finalités. Voici quelques exemples :

Vendor Management System (VMS) :

Le VMS est l’outil que tous les responsables Achats de grands groupes possèdent au 21è siècle. Chaque étape de la relation avec vos fournisseurs peut être gérée avec un outil spécifique. Par exemple, un outil pour le sourcing, un autre pour la gestion des contrats, un autre pour le paiement, etc.

Cependant, ce grand nombre d’outils apporte une complexité dans l’équation. Ces outils ne communiquent quasiment pas entre eux, encore moins automatiquement. Cela rajoute donc des tâches à effectuer, en plus d’essayer de faire en sorte d’éviter d’avoir des doublons entre vos différents outils.

Le VMS ou solution de e-procurement permet donc de centraliser et unifier toutes ces étapes au sein d’une même interface, ergonomique et fonctionnelle.

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Freelancers Management System (FMS) :

La plateforme de gestion de freelances fait partie de la grande famille des plateformes “Source-to-Pay”. En effet, celle-ci permet d’identifier des freelances avec qui travailler (Sourcing), puis de gérer leurs contrats et finalement de les payer suite à la réussite de leur mission / projet.

Le besoin pour ce type de plateforme est de plus en plus grandissant avec la montée en puissance du freelancing partout dans le monde.
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Les responsables Achats des grands groupes doivent apprendre à gérer ces nouveaux fournisseurs. Les FMS permettent de centraliser au sein d’une même plateforme tous ces travailleurs indépendants, et ainsi faciliter le la collaboration avec les équipes projets au sein de l’entreprise.