Savoir gérer un plan de charge est une qualité très importante chez un bon chef de projet. D’autant que cela peut vite devenir complexe sur de gros projets.
Nous allons donc voir dans cet article quelques bonnes pratiques sur la gestion d’un plan de charges, en passant sur les avantages et inconvénients de cette approche.
C’est parti 👇
Définition : qu'est-ce qu'un plan de charge ?
Un plan de charge est une approche stratégique permettant de maximiser la productivité d’une équipe. Concrètement, comment ça marche ?
Le plan de charge est généralement géré par un chef de projet, ou bien un responsable de projet. Cette personne est en charge du suivi du projet au quotidien.
Afin de réussir un plan de charge, il faudra cartographier toutes les ressources disponibles pour un projet donné. Les ressources peuvent être de différentes natures :
- Ressources humaines (salariés, freelances, partenaires…).
- Ressources matérielles (outils à disposition, matériaux disponibles si construction d’un produit…)
Le but du plan de charge est de faire en sorte que chaque ressource soit bien utilisée, ni trop ni pas assez, et qu’elle soit en charge de tâches pertinentes avec ses compétences.
🔔 Un plan de charge se met donc à jour au quotidien. Des délais, changements de dernière minutes peuvent régulièrement arrivés. Le chef de projet doit donc constamment essayer de ré-organiser son plan pour que ses estimations soient au plus proche de la réalité.
❌ Attention, chacune de vos ressources possède une charge de travail différente. Il est très important de prendre en compte de nombreux critères comme : le niveau d’expérience, la disponibilité ou les compétences, ou bien des soft skills comme la capacité à résoudre des problèmes rapidement, etc.
Les éléments indispensables du plan de charge
Pour réussir à bien planifier et organiser les différentes tâches et activités, les ressources nécessaires, les délais de réalisation ainsi que les coûts estimés, le plan de charge s’avère être un outil quasiment indispensable. Pour le concevoir, certains éléments doivent obligatoirement y apparaître :
- Les tâches et les activités
Dans un plan de charge, il est essentiel d’identifier toutes les tâches et activités nécessaires à la réalisation du projet. Cette liste peut être élaborée en concertation avec les différentes parties prenantes du projet. Elle permettra de définir les étapes clés et de les ordonner chronologiquement.
- Les ressources nécessaires
Pour chaque tâche ou activité, il est important de déterminer les ressources nécessaires : humaines, matérielles, financières. Il convient également de préciser le nombre d’heures nécessaires pour chaque tâche ainsi que les compétences requises pour les personnes affectées à la réalisation de ces tâches.
- Les délais de réalisation
Le plan de charge doit également intégrer les délais de réalisation de chaque tâche ou activité. Il est important de tenir compte des dépendances entre les différentes tâches pour définir des échéances réalistes. Le plan de charge permet de visualiser les jalons clés du projet et d’anticiper les éventuels retards.
- Les coûts estimés
Enfin, une estimation des coûts liés à chaque tâche ou activité doit être intégré. Cette estimation permettra de déterminer le budget global du projet et de suivre l’évolution des coûts au fil du temps.
Quels sont les avantages d'un planning de charge pour une entreprise ?
La réalisation d’un plan de charge, aussi appelé planning de charge, présente de nombreux avantages pour votre entreprise :
- Répartir la charge de travail de manière plus juste entre toutes vos ressources : La création d’un plan de charge permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’occupation de vos ressources humaines. En un coup d’oeil, vous savez donc à quelle ressource vous pourrez confier votre prochaine tâche et ce sans prendre de risque.
- Réduire les erreurs : Chaque tâche est assignée à la ressource la plus compétente pour la réaliser (tant qu’elle est disponible). Évidemment, une cartographie des compétences devra être réalisée avant de se lancer dans le plan de charge.
- Faire en sorte que les projets avancent plus rapidement : Une bonne anticipation grâce à un plan de charge permet d’avancer plus efficacement et d’éviter des délais inattendus. D’une manière générale, la gestion de planning permet d’être plus efficace.
- Prévenir les burnouts chez les salariés : Un planning de charge permet d’éviter les cas de burnouts (trop de charge de travail chez l’une de vos ressources). Si l’une de vos ressource est trop “chargée”, vous le voyez instantanément.
Quelles sont les limites d'un plan de charge ?
Le plan de charge est un outil de planification et de gestion de projet optimal lorsque tout se passe comme prévu et qu’il n’y a pas de compléxités externes dans le projet.
En réalité, un plan de charge présente aussi de nombreux inconvénients, ou cas compliqués à gérer :
- Le cas des ressources partagées entre plusieurs projets : Au sein d’une entreprise, il n’est pas rare qu’un salarié travaille au quotidien sur plusieurs projets, et qu’il passe de l’un à l’autre dans une même journée. Cela soulève donc différents problèmes : comment évaluer de manière précise sa disponibilité pour un projet donnée ? Comment prendre en compte dans son plan de charge le fait qu’un autre projet puisse ralentir le développement du projet sur lequel nous réalisons le plan de charge ?
- La nécessité de mettre à jour quotidiennement le plan de charge demande du temps : La création, le suivi et le maintien d’un plan de charge est un job à temps plein. Cela peut même représenter l’équivalent de plusieurs ETP dans le cadre d’un projet d’envergure impliquant une centaine de ressources. Le plan de charge n’est donc pas adapté à toutes les équipes / entreprises.
- La communication au sein de l’équipe doit être parfaite : S’il y a un manque de communication au sein de l’équipe, cela peut remettre en cause tout le plan de charge. En effet, le plan de charge anticipe plein de choses, mais ne peut malheureusement pas anticiper des erreurs humaines comme un manque de communication entrainant une perte de temps.
Quels outils pour réaliser un plan de charge ?
Vous êtes arrivé au bout de l’article et vous êtes maintenant convaincu que réaliser un plan de charge est la bonne chose à faire pour gérer votre projet ? Alors voici quelques outils 👇
Tableurs et logiciels de gestion de projet
La solution la plus simple pour débuter avec les plans de charge est de partir d’un fichier Excel adapté à vos besoins. C’est la solution la plus simple et la plus abordable ✅
Les tableurs, tels que Microsoft Excel ou Google Sheets, peuvent être utilisés pour créer un plan de charge. Comme nous le disions, ils offrent une solution simple et peu coûteuse pour gérer les tâches, les ressources, les délais et les coûts d’un projet. Cependant, pour les projets de grande envergure, ils peuvent être limités en termes de fonctionnalités et de capacité de stockage de données. Les logiciels de gestion de projet, tels que Microsoft Project, Asana ou Trello, peuvent être utilisés pour créer un plan de charge plus avancé. Ils offrent des fonctionnalités plus complètes pour la gestion de projet, telles que la planification de projet, l’attribution de tâches, le suivi du temps et des ressources, ainsi que la collaboration en équipe.
Applications en ligne dédiées
Si vous souhaitez aller plus loin, certains outils web sont dédiés à la réalisation de plans de charge. Ces outils sont généralement payants moyennant des abonnements mensuels (SaaS). Voici quelques outils qui pourraient vous intéresser : Asana, Staffplanning.io, Kicklox Platform, Manager-GO, Everwin…
Ces applications en ligne dédiées sont des alternatives aux logiciels de gestion de projet traditionnels. Elles offrent des fonctionnalités similaires, mais avec des avantages supplémentaires, tels que l’accessibilité en temps réel à partir de n’importe quel appareil connecté à internet, la facilité d’utilisation et la personnalisation. De plus, certaines applications en ligne dédiées sont conçues pour répondre à des besoins spécifiques, tels que la gestion de projet agile ou la gestion de projet pour les équipes de marketing.
Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée : Kicklox Platform
Méthodes agiles
Enfin, les méthodes agiles, telles que Scrum ou Kanban, sont des approches de gestion de projet qui mettent l’accent sur la flexibilité, la collaboration et la communication en équipe. Elles sont particulièrement utiles pour les projets complexes et en constante évolution, car elles permettent une adaptation rapide aux changements et aux imprévus. Les méthodes agiles utilisent des tableaux visuels, tels que des tableaux Kanban, pour représenter le plan de charge et le suivi des tâches. Elles peuvent être mises en œuvre avec des outils de gestion de projet traditionnels ou des applications en ligne dédiées.
