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Gestion des Temps et Activités (GTA) : Tout ce qu’il faut savoir en 2021

Avant de commencer, consultez notre contenu "Vidéo – Kicklox Platform : Présentation complète des fonctionnalités"
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La Gestion des Temps et Activités, souvent raccourcie en GTA, est un ensemble de méthodes et outils permettant de de suivre les temps de travail de ses ressources au sein d’une entreprise. 

Les outils des gestion des temps ont plusieurs objectifs pour les différentes équipes au sein d’une entreprise : 

  • Pour le département des Ressources Humaines, mettre à jour automatiquement les fiches de paie grâce aux données récupérées depuis ces outils (heures supplémentaires, absences…).
  • Créer automatiquement des plannings de gestion/rotation du personnel (souvent utilisés dans le domaine de la restauration ou de la vente).
  • Permettre à vos équipes RH de mieux respecter le droit du travail ainsi que les différents accords liés à votre convention collective.
  • Aider les les managers opérationnels à trouver les meilleurs ressources pour chacun de leur projet.
  • Permettre à chaque collabrateur d’avoir une vue d’ensemble de son temps de travail réalisé ou bien du temps restant sur un projet. 

✅ Comment choisir un outil de gestion des temps et activités pour son entreprise ?

Avant toute chose, il est important de bien connaitre le droit du travail ainsi que les différents avantages et inconvénients liés au temps de travail de vos collaborateurs dans votre convention collective. Sans cette connaissance, vous pourriez passer à côté de certaines fonctionnalités importantes des outils GTA.


Quelle est votre activité ?

Comme vous pouvez le comprendre, le choix de votre outil de gestion des temps va dans un premier temps dépendre de votre activité.

En effet, certains outils GTA sont destinés aux professionnels de la restauration (Skello), d’autres sont plutôt destinés aux sociétés de conseil avec leur mode de fonctionnement très spécifique, et d’autres peuvent simplement cibler les grands groupes.

En fonction de votre activité, certaines fonctionnalités vous seront peut-être inutiles. Prenons l’exemple d’une badgeuse connecté à cet outil ayant pour but de mesurer le temps de travail. Si vos collaborateurs sont principalement en contrat cadre, cette fonctionnalité n’aura que peu d’intérêt pour vous. 


L’outil propose-t-il un accès à l’ensemble de vos collaborateurs ? 

Si l’outil est uniquement accessibles aux managers, RH et décideurs au sein de l’entreprise, il ne répondra probablement pas à tous vos enjeux de GTA. 

Un bon outil GTA doit aussi proposer un accès dédié à chacun de vos collaborateur. Ils pourront à partir de celui-ci accéder à un récapitulatif de leur temps de travail, projets en cours, à venir, gestion des absences ou période d’intercontrats le cas échéant.


L’outil fonctionne-t-il en mode SaaS ?

Les outils SaaS (Software as a Service) sont de plus en plus populaires de nos jours pour de nombreuses raisons :

  • Vous recevez des mises à jours régulières afin d’améliorer votre outil.
  • L’outil est accessible à partir de n’importe quel appareil (tablette, smartphone, ou ordinateur).
  • Un support souvent 24/7 fait partie du package avec les outils SaaS. Oubliez donc les heures perdues à rester bloquer sur une incompréhension de l’interface utilisateur.

Réalisez un benchamark des outils existants

Avant de commencer à contacter le premier prestataire venu, réalisez un benchmark interne afin d’évaluer toutes les solutions existantes sur le marché. L’objectif final de ce benchamark est d’identifier une liste réduite de prestataires pouvant réaliser votre projet GTA tout en restant dans le budget que vous aviez défini. 


📝 Quelles sont les fonctionnalités basiques d’un outil GTA ?

Comme nous venons de le voir, chaque outil de gestion des temps et activités peut bénéficier de fonctionnalités spécifiques liées à un secteur d’activité. Cependant, de nombreuses fonctionnalités communes se trouvent chez tous les outils GTA : 

  • Gestion des heures travaillés avec possibilité d’indquer les heures supplémentaires
  • Gestion des absences avec demande de congé possible pour le collaborateur
  • Suivi du temps passé par tâche ou projet pour chacune de vos ressources
  • Création de planning de travail distribué automatiquement aux ressources concernées
  • Graphiques et analyses sur l’ensemble de vos ressources

👨🏻‍💻 Les outils de gestion des temps pour les sociétés de conseil

Les sociétés de conseil ou ESN ont des besoins très spécifiques en matière de gestion des temps et activités. Voici pourquoi nous leurs consacrons un paragraphe spécifique.

Pour rappel, une société de conseil gère des consultants (généralement salariés en CDI chez l’entreprise de conseil) et cherche à placer ses consultants sur les besoins/projets de ses entreprises clientes. 

Les enjeux de gestion des temps sont donc cruciaux pour toutes les sociétés de conseils. Une société de conseil sans stratégie GTA peut rapidement faire face aux problèmes suivants :

  • Trop de consultants en intercontrats : des salaires à payer pour des consultants qui génèrent 0 € de CA.
  • Perte de temps lors de l’affectation des consultants aux projets suite à un manque de visibilité sur la charge de chaque ressource.
  • Surcharge de travail chez certains consultants pouvant entrainer un burnout ou une démission dans les cas les plus extremes.

Kicklox propose une solution de gestion des temps et activités spécialement conçue pour les entreprises de conseil. > Découvrez plus d’informations sur Kicklox Platform.

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