En principe, tout processus de recrutement commence par un plan de recrutement – sans quoi il est impossible de gérer de multiples recrutements en restant organisé et efficace. Concrètement, réaliser un plan de recrutement revient à construire une feuille de route détaillant les différentes étapes et actions à mettre en place pendant le processus d’embauche. Cette démarche, qui permet de rationaliser le processus de recrutement, énumère donc les différentes stratégies choisies par le recruteur pour identifier et contacter les bons candidats, les sélectionner et rencontrer, mais également comment les fidéliser.
Comment élaborer un plan de recrutement ?
On l’aura compris, élaborer un plan de recrutement implique de définir en amont les étapes et méthodes qui seront utilisées tout au long du processus de recrutement pour identifier, qualifier et sélectionner le ou les talents convoités. Construire un plan de campagne de recrutement revient donc à peaufiner certaines étapes indispensables à tout recrutement comme :
- La définition des besoins de l’entreprise.
- Le sourcing des candidat(e)s.
- Le tri et la sélection des candidatures.
- La conduite des entretiens.
- La formulation de la proposition d’embauche
- L’embauche et l’intégration.
Examinons plus en détail les étapes essentielles à définir au moment d’élaborer un plan de recrutement.
Définir les besoins de l’entreprise
Chaque entreprise dispose d’un contexte particulier (lié entre autres à son activité, sa culture, son histoire…) et par conséquent de besoins spécifiques. Pour trouver la perle rare, un recruteur doit avant tout cerner les objectifs du recrutement, la raison d’être du poste, les moyens de l’entreprise… Mais aussi ses exigences, les besoins des managers et leurs attentes. Peu importe le contexte du recrutement : remplacement suite à un départ, ou création de poste, l’objectif du recruteur est de trouver des compétences spécifiques.
Cette phase n’est pas à négliger car elle va permettre de gagner en efficacité dans les recherches par la suite. En effet, elle doit faciliter le travail du recruteur pour qu’il puisse différencier les “must”, des “nice”. Les “Must” sont ces compétences que les candidats doivent absolument avoir pour prendre le poste en question. Ils forment donc des critères éliminatoires. Quant à eux, les “Nice” sont des compétences qui constituent des atouts mais qui ne sont pas obligatoires. Ces “nices” peuvent permettre de faire la différence entre deux candidats qui disposent des compétences attendues. Il peut aussi bien s’agir de “hard skills” que de “soft skills”.
Par ailleurs, lors de la définition des besoins de l’entreprise, il faut bien entendu connaître les attendus en termes de compétences dîtes “hard skills”, mais aussi les “soft skills”. Les “hard skills” relèvent des compétences techniques attendues, celles qui sont nécessaires pour effectuer les missions dont il est question. Par exemple : des langages de programmation, la connaissance de certains outils, la maîtrise de méthodes de travail, ou de processus spécifiques…Elles viennent en opposition aux “soft skills” qui sont plutôt aux qualités humaines ou interpersonnelles. Dans la définition de son besoin, l’entreprise doit idéalement préciser ses attentes sur les deux types de compétences. Cela aidera le recruteur à avoir une vision aiguisée sur le profil recherché.
Déterminer le budget alloué au recrutement
Autre réflexe essentiel à adopter : définir clairement le budget qui sera dédié au recrutement en question. Ce budget doit inclure bien entendu la rémunération envisagée pour le poste, mais également le coût du recrutement en lui-même. En effet, selon le budget dont dispose un recruteur, les leviers qu’il mobilise ne seront pas les mêmes.
Qu’il soit internalisé, c’est à dire réalisé par votre équipe RH, ou bien externalisé, soit confié à un cabinet de recrutement, un recrutement a un coût. L’exhaustivité dans la définition du budget du recrutement en lui-même est importante. Cela va permettre de connaître directement les leviers à actionner, sans perte de temps. Par exemple : le coût d’utilisation de certains jobboards, temps passé à recruter, éventuelles ressources externes mobilisées, coût de présence à un salon, annonces sponsorisées sur un média social… Plus vous serez exhaustif.ve et prévoyant(e), moins vous vous exposez aux mauvaises surprises !
La question de l’enveloppe de salaire allouée au collaborateur à recruter est cruciale. En effet, si elle est bien définie elle permet de gagner du temps en évitant de se concentrer sur des candidats qui ne rentrent pas dans cette enveloppe. Bien entendu, cette enveloppe doit être cohérente avec la réalité du marché, à la fois en termes de compétences recherchées, mais aussi de niveau de séniorité.
Définir les leviers de recrutement à activer
Diffusion d’annonces sur des jobboards ou médias sociaux, recrutement interne, cooptation, salons professionnels, campagnes de recrutement… Il existe aujourd’hui de multiples leviers à actionner pour recruter… Mais en fonction du profil recherché, certains canaux de sourcing seront plus pertinents que d’autres.
Par exemple, une ETI ayant besoin de recruter régulièrement des jeunes talents alternants, stagiaires ou jeunes diplômés aura besoin de gagner en visibilité auprès de certaines écoles. Pour y arriver, elle peut participer aux évènements organisés par ces écoles, nouer des partenariats avec les responsables pédagogiques, ou encore investir les réseaux sociaux pour se rapprocher de leur cible jeune…
À l’inverse, sur des recrutements plus stratégiques, une entreprise ayant besoin d’un responsable chevronné peut se servir du réseau de ses collaborateurs expérimenté, en optant pour la cooptation par exemple ou le bouche-à-oreille… ou bien s’appuyer sur des sites d’emploi plus spécialisés pour être certain de cibler la bonne personne.
Quoi qu’il en soit, il est absolument essentiel, pour un recruteur, d’identifier les bons canaux de sourcing à utiliser pour sourcer les candidats adéquats.
La fidélisation et la rétention des talents
Dans le plan de recrutement, on insiste souvent sur la partie dédiée à la recherche de candidats. Alors que dans les faits, pour être pertinent, ce plan doit aussi avoir un volet fidélisation. La fidélisation a un impact direct sur le recrutement, puisqu’en limitant le turn over, elle a un effet limitant sur le recrutement, notamment en termes de nombres.
La définition d’un plan de fidélisation paraît donc être un élément clé dans un plan de recrutement. Il faut suivre les collaborateurs de façon individuelle pour connaître leurs attentes, à la fois vis-à-vis de l’entreprise et de leur manager et à la fois vis-à-vis de leur progressions personnelles. La connaissance des attentes des salariés est nécessaire pour mettre en place des actions de fidélisation qui répondent à leurs besoins, de façon personnelle et collective.
En effet, la notion de collectif est intrinsèquement présente en entreprise, et est un levier considérable de fidélisation. La cohésion de groupe est l’un des facteurs principaux dans le bien être en entreprise, et par conséquent agit sur la fidélisation. Ainsi un collaborateur qui est bien intégré dans les équipes, qui partagent les valeurs de ses semblables se projettera plus facilement dans l’organisation, et sera enclin à rester plus longtemps.
Pierre angulaire de la construction d’équipe, le plan de recrutement est un outil puissant sur lequel les entreprises peuvent s’appuyer pour gagner en performance. Certe, il est nécessaire d’investir un peu de temps pour le construire, mais une fois mis en place il est rapidement efficace et permet de rationaliser les démarches. Ce plan de recrutement peut tout à faire inclure le fait de passer par un cabinet de recrutement. Ceci peut être intéressant lorsque les compétences recherchées sont spécifiques, ou que le marché est en tension. Chez Kicklox nous accompagnons nos clients sur leurs recrutements de profils d’ingénieurs, métiers de l’IT et du digital. Nos processus de recrutement sont clairement définis, et permettent de répondre aux besoins de nos clients rapidement.
