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Notes de frais : Comment les gérer en freelance ?

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Être son propre patron et travailler pour soi-même présente de nombreux avantages. Vous fixez vos propres horaires, vous travaillez de chez vous et vous entreprenez des projets qui vous passionnent. 

Cependant, il faut gérer la partie administrative de votre entreprise. C’est ici que le casse tête commence 🤯  Vous vous posez probablement la question de la gestion des notes de frais… Dois-je faire des notes de frais ? Dans quelle mesure est-ce que je pourrais les déduire de mes impôts ? Comment réaliser mes notes de frais ? 

Lisez la suite de cet article pour tout savoir sur les notes de frais en tant que freelance.

Rappel : qu'est-ce qu'une note de frais ?

Lorsque vous effectuez une dépense avec votre argent personnel et qui est pour le compte de votre entreprise, vous devez créer une note de frais afin de d’imputer cette dépense à votre entreprise et ainsi être remboursé.

Attention, pour être valide, une note de frais doit contenir un justificatif tel qu’un ticket de caisse ou une facture. Il n’y a toutefois pas de formalisme particulier à respecter. Pensez aussi à joindre une courte description expliquant la dépense ainsi que son contexte professionnel en cas de contrôle.

💡  En tant que chef d’entreprise, il est intéréssant de savoir que les notes de frais ne sont ni imposables, ni soumises à des cotisations sociales.

Quels sont les grands types de notes de frais ?

Gardez en tête que, globalement, une note de frais peut être réalisée pour toute dépense justifiant d’un intérêt dans le cadre de votre activité professionnelle. Par exemple, si vous possédez le même véhicule pour vos loisirs ainsi que pour travailler, vous devez uniquement déduire les kilomètres effectuées dans le cadre de votre activité professionnelle.

Voici les types de notes de frais les plus populaires : 

  • Les dépenses liées à l’hébergement 
  • Les dépenses liées à la restauration
  • Les dépenses liées aux déplacements 
  • Les dépenses liées à de l’achat de matériel professionnel 

Les notes de frais et la particularité du statut d'auto-entrepreneur

Si vous êtes freelance sous le statut auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, vous ne pouvez pas effectuer de notes de frais. Cela est dû au fait que le régime de l’auto-entreprise est soumise au régime micro-fiscal. Vos dépenses personnelles dans le cadre de votre activité ne peuvent donc pas être déduites de votre chiffre d’affaires (CA).

Attention, il existe tout de même une particularité : les frais de débours. L’indépendant en auto-entreprise qui engage des dépenses pour le compte de l’un de ses clients peut se faire rembourser.

Quelles sont les conditions à remplir pour déduire une charge professionnelle ?

Afin que tout soit en ordre juridiquement, chacune de vos dépenses doit remplir les 4 conditions suivantes pour diminuer votre base imposable : 

  • La dépense doit avoir été effectuée au cours de l’année comptable en cours
  • Le montant de la dépense doit être raisonnable. Dans le cas d’un restaurant, les montants sont d’ailleurs plafonnés.
  • La dépense doit être considérée comme essentielle à l’activité de l’entreprise.
  • Les pièces justificatives suivantes doivent être conservées : ticket de caisse et facture comportant le nom de l’entreprise.

Quels outils pour gérér facilement ses notes de frais ?

Tous les freelances n’ont pas les moyens de travailler avec un comptable, surtout lors du lancement de leur activité. Afin de les aider à gérer leurs notes de frais, et d’une manière générale leur comptabilité, de nombreux outils SaaS tout-en-un ont émergé ces dernières années. Voici les plus populaires : 

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