Freelancer Management System (FMS)-Tout ce qu’il faut savoir en 2021

02/03/2021
Améliorer son staffing interne

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Outil Excel : Matrice de compétences RH

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De plus en plus de travailleurs franchissent le pas et mettent à profit leur expérience pour devenir freelance. Les entreprises ont bien compris cette tendance et n’hésitent plus à faire appel à des indépendants pour ne pas passer à côté d’un talent.

C’est dans ce contexte d’entreprise étendue, que de plus en plus d’entreprises se munissent d’un Freelancer Management System afin de gérer de bout en bout la relation avec tous les travailleurs indépendants.

Définition : Qu’est-ce qu’un Freelancer Management System ?

Le Freelancer Management System, souvent abrégé FMS, est une plateforme permettant de gérer l’ensemble des freelances avec qui votre entreprise travaille. Cet outil permet de gérer l’identification du freelance, puis sa contractualisation, jusqu’au paiement en fin de mission.
Ces plateformes sont encore peu nombreuses sur le marché français aujourd’hui. Elles fonctionnent principalement sur le modèle SaaS. Hébergée dans le cloud de l’éditeur, le client paie un abonnement mensuel pour accéder à l’outil et profite ainsi de mises à jour et améliorations.

💡 Kicklox Platform est l’un des leaders sur le marché de développement de plateforme de type Freelancer Management System.

À qui cet outil s’adresse-t-il ?

Un Freelancer Management System s’adresse à n’importe quelle entreprise travaillant régulièrement avec des freelances. Il n’y a pas de chiffres magiques permettant de savoir si oui ou non vous avez besoin d’un FMS, tout dépend de l’organisation de votre entreprise.
Cependant, nous constatons qu’à partir de plusieurs dizaines de travailleurs indépendants, un FMS commence à avoir un impact considérable sur votre organisation et vous fait gagner un temps précieux.
Aujourd’hui, rares sont les grands groupes ne possédant pas un outil de gestion des freelances.
Au sein d’une même entreprise, un FMS peut s’adresser à différents corps de métiers :

Les responsables d’équipes opérationnels : L’outil peut leur permettre de voir qui sont les freelances disponibles parmi le vivier de talents et ainsi faciliter le développement de nouveaux projets grâce à de l’expertise supplémentaire.
Les Ressources Humaines / Achats : Afin de gérer les contrats, monitorer les coûts des prestations, etc.
Les responsables financiers : Afin de suivre les dépenses en temps réel et ainsi pouvoir effectuer des prévisions budgétaires plus précises.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un FMS ?

Chaque FMS peut posséder des fonctionnalités qui lui sont propres. Cependant, quelques grandes fonctionnalités communes ressortent dans tous les cas :

Onboardez automatiquement des freelances sur votre plateforme : Bénéficiez d’outils déjà intégrés (inscription via Linkedin, inscription via upload de CV…) permettant à vos freelances de s’inscrire sur votre plateforme en toute autonomie. Profitez aussi d’emails de relances automatiques en cas d’abandon du parcours d’inscription avant la fin.

Constituez un vivier de talents d’indépendants : Recherchez parmis les compétences, disponibilité de vos indépendants et consultez-les directement en cas de besoin.

Gérez les devis et les commandes de chaque intervention : Centralisez sur un même outil tous vos devis et bons de commandes afin d’y voir plus clair.

Accéder à un outil de gestion de projet pour suivre l’avancement de chaque prestation : Suivez la livraison des différents jalons de votre projet et communiquez via un système de messagerie intégré.

Bénéficiez d’un système de paiement sécurisé intégré à la plateforme : uniformiser votre processus de paiement sur une seule et même plateforme permettant d’accepter plusieurs types de paiements (carte bancaire, virements…).

Quels sont les avantages clés d’une plateforme de gestion des indépendants ?

Comme vous l’avez compris, en fonction de votre rôle dans l’entreprise, les avantages peuvent facilement varier.
Voici cependant les principaux avantages d’un FMS :

Devenez plus productif en obtenant une vision d’ensemble de vos prestataires
Gagnez du temps
Uniformisez vos contrats
Uniformisez les processus d’onboarding de vos freelances
Facilitez l’accès à l’expertise au sein de votre entreprise

Comment mettre en place son Freelancer Management System ?

Cet article vous a convaincu ? Vous souhaitez déployer une plateforme de gestion des indépendants au sein de votre entreprise ?
Voici les quelques étapes que nous vous conseillons afin de mener à bien ce projet 🚀 :

Listez toutes les fonctionnalités souhaitées
Listez les intégrations nécessaires avec vos autres outils IT
Benchmarkez les éditeurs de logiciels pouvant réaliser votre FMS
Demandez des devis et choisissez celui qui correspond le plus à vos attentes tout en rentrant aussi dans votre budget.