Le processus d’approbation des factures est un ensemble d’étapes qu’une entreprise suit pour payer une facture, c’est-à-dire un système de contrôles internes pour empêcher les paiements non autorisés. En temps que freelance, cette pratique doit impérativement être optimisée afin de d’optimiser le rapport avec le client et simplifier les transactions. Voici donc 5 bonnes pratiques à mettre en place afin de correctement facturer vos prestations.
Digitaliser votre processus
La 1ère bonne pratique est la digitalisation de votre processus. En effet la facturation est en passe de devenir uniquement électronique et toutes les entreprises devront s’y soumettre à partir de 2026. Ce qui est avantageux car le digital permet d’automatiser tout le processus de facturation, afin de le rendre plus efficace, moins chronophage et plus sûr. En partie grâce aux fonctions intégrées dans plusieurs logiciel de facturation fiables et simples d’utilisation.
Établir un devis
Si votre entreprise vend des prestations de service, un processus de facturation efficient commence avant même l’envoi de la facture. En effet, établir un devis personnalisé vous permettra d’établir une relation de confiance avec votre futur client, et de cadrer votre prestation. Si le client attend de vous des services supplémentaires, vous aurez ainsi un document écrit auquel vous référer. Aujourd’hui, les logiciels de facturation tels Sellsy, Quickbooks ou Freebs vous permettent de réaliser des devis en quelques clics, avant de les transformer rapidement en facture une fois acceptés. Un vrai gain de temps sur le processus.
Créer un carnet d’adresses clients
Si vous croyez en votre produit ou en votre travail sur vos prestations, il est normal de penser à la fidélisation client. Alors pourquoi vous embêter à chercher et rentrer les informations d’un client récurrent à chaque fois que vous devez lui transmettre une facture ? Ça tombe bien, c’est une fonction native des logiciels qui vous permettront de créer, enregistrer, éditer vos clients comme bon vous semble, afin de faciliter les processus de création de facture pour des clients déjà existants.
Automatiser les relances et abonnements
Rien de plus frustrant que de courir après le paiement d’une facture lorsqu’on a un agenda déjà bien rempli. L’automatisation des relances, envoyées en fonction des conditions de paiement établies au préalable, est un bon moyen de ne pas vous faire oublier de vos clients. Elle vous permettra aussi de réduire délais de paiement et impayés. Aujourd’hui, certains logiciels de comptabilités permettront de mettre en place ces automatisations facilement.
Au même titre que les relances, la récurrence de facturation d’un produit par abonnement est aujourd’hui facilement automatisable, et vous fera gagner de nombreuses heures sur votre gestion comptable.
Faciliter le paiement en ligne
Si indiquer vos coordonnées bancaires en pied-de-page de votre facture pour recevoir vos paiements par virement est déjà une bonne pratique, vous pourriez aller encore plus loin. Aujourd’hui, des logiciels de paiement par lien vous permettent d’envoyer rapidement des liens de paiement à vos clients, afin que ceux-ci puissent vous payer à distance avec une carte de crédit. C’est une pratique très sécurisée qui permettra de fidéliser une clientèle.
