Définition : Qu'est-ce qu'une expression de besoins ?
Une expression de besoin est un document rédigé, technique ou non, représentant l’étape préalable à la rédaction d’un cahier des charges. Il est écrit dans le cadre d’une recherche de prestataires pour la réalisation d’un projet spécifique.
Votre expression de besoin doit expliquer de manière concise et synthétique le contexte ainsi que les objectifs de votre projet. C’est ce document qui vous permettra de contacter des prestataires afin de leur exposer votre projet.
Contrairement à un cahier des charges, la rédaction de ce document ne suit pas de formalité particulière. Il a surtout un usage interne afin de vous aider à présenter votre projet à différents prestataires.
Quelles sont les différences entre un cahier des charges et une expression de besoin ?
Comme évoqué plus haut, le cahier des charges et l’expression des besoins sont des documents à la fois proches et très différents.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Le cahier des charges est un document réalisé dans le cadre de la publication d’un appel d’offres. Il sert à cadrer le développement du projet de manière très précise. Ce dernier doit être le plus exhaustif et complet possible. Pour en savoir plus sur la réalisation d’un cahier des charges fonctionnel, consultez notre article dédié.
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Quelles sont donc les différences avec l’expression de besoins ? L’expression de besoins va globalement reprendre les mêmes informations, mais elle est cependant beaucoup plus synthétique. Pas besoin de rentrer en détail dans de grandes précisions sur des fonctionnalités attendues par exemple.
5 astuces pour rédiger une expression de besoin efficace
Découvrez nos meilleures astuces pour rédiger votre expression de besoin de manière rapide et efficace :
Impliquer toutes les parties prenantes dès le début du processus
Afin d’éviter les nombreux allers-retours et adopter une gestion du temps efficace, lors de la rédaction du cahier des charges. En effet, il est important de bien impliquer toutes les parties prenantes de votre projet le plus tôt possible.
Le plus simple étant de réaliser une réunion de cadrage avec l’ensemble de votre équipe. De cette manière, vous pourrez en profiter pour faire une liste tous ensemble sur les principaux objectifs. Cela va permettre à tout le monde de se mettre d’accord et d’apporter ses idées.
Déterminez les grands objectifs de votre projet
Sans pour autant rentrer dans un grand niveau de détail, listez les objectifs principaux de votre projet. Cela peut simplement se résumer en 4 ou 5 bulletpoints en fonction de la taille de votre projet.
Pensez à commencer chacune de vos phrases par un verbe d’action. Cela permet au prestataire de tout de suite comprendre ce qui est attendu durant la prestation. Vous laissez donc peu de place à l’interprétation à votre client.
Planifiez votre projet et réflichissez à vos deadlines
Avant de commencer à contacter des prestataires, votre expression de besoin doit vous servir à cadrer votre projet. Définissez de manière précise les points suivants dans votre expression de besoin :
- Date de démarrage du projet
- Date de fin du projet souhaitée
Définissez une enveloppe budgétaire pour le projet
Votre expression de besoin doit à minima posséder des informations budgétaires. Sans pour autant réaliser un chiffrage complet, précisez votre enveloppe budgétaire en spécifiant le budget que vous ne pourrez pas dépasser.
Lister toutes les contraintes/points bloquants pour votre projet
Le dernier point pertinent pour votre expression de besoin est de lister les contraintes qui sont non négociables de votre côté. Par exemple, pour le développement d’un projet en développement web, si une partie du projet a déjà été développé avec un langage spécifique, votre contrainte doit être liée à ce langage de programmation.
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