DĂ©finition : Qu'est-ce qu'une expression de besoins ?
Une expression de besoin est un document rĂ©digĂ© reprĂ©sentant l’Ă©tape prĂ©alable Ă la rĂ©daction d’un cahier des charges. Il est rĂ©digĂ© dans le cadre d’une recherche de prestataires pour la rĂ©alisation d’un projet spĂ©cifique.Â
Votre expression de besoin doit expliquer de maniĂšre concise et synthĂ©tique le contexte ainsi que les objectifs de votre projet. C’est ce document qui vous permettra de contacter des prestataires afin de leur exposer votre projet.
Contrairement Ă un cahier des charges, la rĂ©daction de ce document ne suit pas de formalitĂ© particuliĂšre. Il a surtout un usage interne afin de vous aider Ă prĂ©senter votre projet Ă diffĂ©rents prestataires.Â
Quelles sont les différences entre un cahier des charges et une expression de besoin ?
Comme Ă©voquĂ© plus haut, le cahier des charges et l’expression des besoins sont des documents Ă la fois proches et trĂšs diffĂ©rents.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? La cahier des charges est un document rĂ©alisĂ© dans le cadre de la publication d’un appel d’offres. Il sert Ă cadrer le dĂ©veloppement du projet de maniĂšre trĂšs prĂ©cise. Ce dernier doit ĂȘtre le plus exhaustif et complet possible. Pour en savoir plus sur la rĂ©alisation d’un cahier des charges fonctionnel, consultez notre article dĂ©diĂ©.
đ Vous pouvez aussi tĂ©lĂ©charger notre modĂšle de cahier des charges comprenant aussi des bonnes pratiques.
Quelles sont donc les diffĂ©rences avec l’expression de besoins ? L’expression de besoins va globalement reprendre les mĂȘmes informations mais elle est cependant beaucoup plus synthĂ©tique. Pas besoin de rentrer en dĂ©tail dans de grandes prĂ©cisions sur des fonctionnalitĂ©s attendues par exemple.
5 astuces pour rédiger une expression de besoin efficace
Découvrez nos meilleures astuces pour rédiger votre expression de besoin de maniÚre rapide et efficace :
Impliquer toutes les parties prenantes dÚs le début du processus
Afin d’Ă©viter les nombreux allers-retours et changements lors de la rĂ©daction du cahier des charges, il est trĂšs important de bien impliquer toutes les parties prenantes de votre projet le plus tĂŽt possible.
Le plus simple est de rĂ©aliser une rĂ©union de cadrage avec l’ensemble de votre Ă©quipe. De cette maniĂšre, profitez-en pour lister tous ensemble les grands objectifs du projet, et vous mettre d’accord sur ceux-ci.
DĂ©finissez les grands objectifs de votre projet
Sans pour autant rentrer dans un grand niveau de détail, listez les objectifs principaux de votre projet. Cela peut simplement se résumer en 4 ou 5 bulletpoints en fonction de la taille de votre projet.
Pensez Ă commencer chacune de vos phrases par un verbe d’action. Cela permet au prestataire de tout de suite comprendre ce qui est attendu durant la prestation. Vous laissez donc peu de place Ă l’interpretation.
Planifiez votre projet et réflichissez à vos deadlines
Avant de commencer Ă contacter des prestataires, votre expression de besoin doit vous servir Ă cadrer votre projet. DĂ©finissez de maniĂšre prĂ©cise les points suivants dans votre expression de besoin :Â
- Date de démarrage du projet
- Date de fin du projet souhaitée
Définissez une enveloppe budgétaire pour le projet
Votre expression de besoin doit à minima posséder des informations budgétaires. Sans pour autant réaliser un chiffrage complet, précisez votre enveloppe budgétaire en spécifiant le budget que vous ne pourrez pas dépasser.
Lister toutes les contraintes / points bloquants pour votre projet
Le dernier point pertinent pour votre expression de besoin est de lister les contraintes qui sont non-nĂ©gociables de votre cĂŽtĂ©. Par exemple pour le dĂ©veloppement d’un projet en dĂ©veloppement web, si une partie du projet a dĂ©jĂ Ă©tĂ© dĂ©veloppĂ© avec un langage spĂ©cifique, votre contrainte doit ĂȘtre liĂ© Ă ce langage de programmation.
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