De plus en plus d’entreprises font aujourd’hui appel à des freelances. Que ce soit pour pallier à un pic d’activité et renforcer leurs équipes, ou bien pour pallier à un manque de compétences en interne. Les raisons peuvent être nombreuses !
Si vous aussi, vous avez fait ce choix, en tant que donneur d’ordre, il va falloir gérer la relation avec le freelance au quotidien : suivre son avancée, lui expliquer les projets à réaliser, etc. Tout cela doit évidemment être réalisé sans créer de lien de subordination entre vous et le freelance.
Afin de vous aider à gérer la relation et le quotidien avec votre freelance, nous avons listé les meilleures astuces qui vous permettront de faire en sorte que tout fonctionne parfaitement 🔥
Voici les 6 conseils pour travailler avec un freelance de manière efficace :
Soyez très précis dès le début du projet sur les objectifs de la prestation
Pour rappel, il y a 2 modes d’intervention possibles pour un freelance :
- L’assistance technique (facturé au jours travaillés) : lorsque vous avez besoins de ressources en plus au sein de votre équipe, vous achetez du “temps/homme”. Le freelance facture chaque jour de travail et aide ainsi votre équipe à atteindre plus vite ses objectifs. Le télétravail est moins fréquent sur ce mode d’intervention.
- Le forfait (facturé à la livraison d’un projet) : lorsque vous avez besoins de compétences que vous ne détenez pas en interne, le forfait est souvent la meilleure option. Le succès de la prestation dépend d’un livrable final que vous attendez de la part du freelance. Le télétravail est plus fréquent sur ce mode d’intervention.
En fonction du mode d’intervention que vous sélectionnerez, il faudra évidemment gérer la relation au quotidien de manière assez différente.
Quoi qu’il en soit, il convient tout de même de définir dès le début de la prestation des objectifs précis et mesurables avec le freelance. De cette manière, il pourra facilement s’auto-évaluer et être critique sur sa performance.
Prévoyez un processus d'onboarding complet
Beaucoup de donneurs d’ordres pensent encore, à tord, qu’un freelance est un simple prestataire externe qui doit se débrouiller pour fournir des livrables sans avoir à faire “perdre” de temps aux équipes internes. En fonctionnant de cette manière, vous ne donnez pas envie aux freelances de collaborez de nouveau avec vous sur de futurs projets.
Les freelances, pendant la durée de leur mission, doivent être considérés comme des membres à part entière de votre équipe.
Comme tout membre de votre équipe, il faudra donc prévoir un processus d’intégration, ou onboarding, lui permettant de comprendre tous les enjeux de votre projet et entreprise. En montrant au freelance qu’il fait partie intégrante d’une équipe, il pourra aussi se sentir plus motivé et moins seul ! Pour rappel, la solitude est l’un des sujets les plus problématiques pour les freelances.
N'attendez pas de votre freelance qu'il travaille les week-ends
Le freelance est un travailleur comme un autre, il aime se reposer les week-ends ☀️
Par ailleurs, Beaucoup de freelances ont du mal à bien séparer leur vie professionnelle de leur vie personnelle. En leur envoyant des mails le week-ends, vous ne les aider donc pas spécialement. Cela peut même avoir un impact négatif sur leur productivité.
💡 Considérez-le comme un salarié classique. Freelance ne veut pas dire travailler la nuit et les week-ends.
Communiquez régulièrement et envoyez-lui des feedbacks réguliers pour ne pas le bloquer
Essayez de faire en sorte que votre freelance ait à sa disposition toutes les informations nécessaires pour effectuer un travail de qualité. S’il doit constamment venir vers vous pour vous demander des informations, cela peut risquer de vous agacer.
Faites donc en sorte d’instaurer des points rapides et réguliers, même quotidiens, afin de faire un suivi et prendre un temps d’échange ensemble. Cela permettra au freelance de rester motivé et 100 % concentré sur le projet 💡
Divisez le projet en plusieurs jalons afin de suivre l'évolution du projet pendant la durée
Tout donneur d’ordre doit posséder des qualités en gestion/management de projets afin de faciliter la collaboration avec un freelance.
L’un des meilleurs moyens pour y arriver est de découper la mission en différents jalons. Par exemple, chaque jalon peut représenter un livrable intermédiaire du projet.
En procédant ainsi, vous faciliter pour tous le suivi du projet. De plus, vous pouvez aussi conditionner le paiement de votre freelance à la réussite de chaque jalon. De cette manière, le freelance n’a pas à attendre la livraison finale du projet pour recevoir le règlement de sa facture.
Respectez les délais de paiement sur lesquels vous vous êtes engagés
L’un des points qui pose le plus souvent problème dans la relation entre une entreprise et un freelance est le délai de paiement des factures 💶
Des retards réguliers de paiement peuvent générer des problèmes de trésorerie importants pour le freelance. Même si la prestation se déroule très bien, l’image renvoyée par votre entreprise sera donc très négative.
Respectez donc les délais sur lesquels vous vous êtes engagé afin d’éviter tout problème. Si jamais, un retard de paiement va avoir lieu, prévenez le freelance en le tenant au courant, plutôt que de le laisser attendre et venir vers vous.
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