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Comment rédiger un appel d’offres ?

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Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

L’appel d’offres sert à consulter différents prestataires afin de recevoir des propositions techniques et financières pour le lancement d’un nouveau projet.

L’appel d’offres est souvent abrégé RFP (Request For Proposal en anglais), à ne pas confondre avec l’acronyme RFQ (Request For Quote) représentant une simple demande de tarifs.

Les appels d’offres peuvent être utilisés pour n’importe quel type de projet. Nous allons nous concentrer dans cet article sur les appels d’offres réalisés dans le cadre d’externalisation de projets de Recherche et développement (R&D).
Ces appels d’offres sont réalisés par des entreprises ayant des besoins de compétences ou expertises à moyen ou long terme. Cela peut prendre la forme d’un contrat en assistance technique.


Modèle d’appel d’offres pour externaliser un projet de R&D

1. Contexte : 

Cette première partie vous sert d’introduction : récapitulez-y tous les points principaux de votre projet (échéances, objectifs, budget…). Précisez aussi les raisons pour lesquels vous êtes amenés à réaliser ce projet. Afin d’apporter plus de précisions aux fournisseurs qui verront votre appel d’offres, n’oubliez pas d’expliquer le secteur d’activité de votre entreprise, en détaillant les principaux enjeux de votre entreprise sur ce secteur.


2. Objectifs : 

Détaillez ici les résultats attendus. Cela peut être un livrable final comme par exemple le développement d’une plateforme web ou bien la mise en place de nouveaux procédés d’automatisation dans votre centre de production. Il est très important de mentionner clairement les compétences requises pour effectuer la prestation. Vous pouvez aussi mentionner des compétences non-obligatoires pour affiner votre besoin. Vous pouvez transférer une pièce jointe tel qu’un cahier des charges afin d’apporter plus de précisions.


3. Critères de sélection : 

Comme lors d’un appel d’offres public, il est important de mentionner les critères sur lesquels vous vous baserez pour effectuer votre choix final. Vous n’êtes pas obligé de rentrer dans le détail et dévoiler votre grille de notation, mais pensez bien à être transparent sur les critères rédhibitoires et obligatoires de chaque proposition.


4. Échéanciers : 

Précisez ici la date butoire d’envoi de propositions / candidatures pour votre appel d’offre. Cela permet à la fois aux différents fournisseurs mais aussi à vous même de mieux vous organiser. Puis, il faudra détailler les autres dates liés à votre projet, comme par exemple la date de démarrage souhaité ou bien la date de livraison exigée. Profitez aussi de cette partie de l’appel d’offres pour faire le lien avec vos différents objectifs, souhaitez-vous échelonner votre projet en jalons avec différents livrables à fournir lors de chaque étape ? Si oui, mentionnez les dates ou périodes de travail.


Où publier un appel d’offres pour un projet de R&D ?

Généralement, lorsque vous travaillez dans un grand groupe la solution la plus simple est de transmettre le besoin à votre département Achats afin qu’il sollicite votre panel de fournisseurs. Les fournisseurs référencés se positionnent sur votre besoin et vous pouvez finalement choisir le meilleur prestataire en fonction de vos spécifications techniques, votre budget, etc.

Cependant, pour des appels d’offres nécessitant une expertise très pointue et rare, il est probable que votre panel de fournisseurs référencés soit incapable d’y répondre dans les délais indiqués.
Si cette situation se produit, vous pouvez facilement transmettre votre besoin à des marketplaces de talents, souvent aussi appelées plateformes de freelances, afin qu’ils sollicitent leurs communautés d’experts.

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